Porady, jednání, týmové briefingy. Někdy jsou opodstatněné a efektivní, ale často jsou pro většinu účastníků spíše zbytečné. Zvláště v dnešní době, kdy mnoho firem pracuje na dálku, představují neustálé porady skutečný problém pro řadu pracovníků. Místo toho, aby si s kolegy něco v rychlosti vyjasnili v kanceláři nebo při setkání v kuchyňce, si totiž často musí zaměstnanci pořád volat nebo si plánovat telefonáty a porady. V tomto článku se podíváme na tři kroky, které lze podniknout k tomu, aby se zbytečné porady eliminovaly a zaměstnanci tak měli více času na samotnou práci.
Na porady by měli být zváni pouze skutečně relevantní účastníci
Podle webu Entrepreneur.com je velmi zákeřným nešvarem, když se na porady zvou lidé, kteří na ní reálně být nemusí. Účastníci se často zvou pouze kvůli tomu, aby k tématu něco dodali, pokud je to třeba, ale jinak se jich dané téma netýká. V takovém případě by ale bylo mnohem logičtější sepsat potřebné body a doptat se na ně daného člověka později, případně dotyčného kolegu pozvat jenom na nejnutnější část porady. Naučte se ve firmě zvát na porady doopravdy jenom nejnutnější účastníky a naučte pracovníky, aby si času svých kolegů vážili.
Nastavte pevný harmonogram, časový rámec i osnovu porady
Každá porada, i ta nejmenší a zdánlivě nedůležitá, musí mít pevně nastavený plán. Je třeba, aby organizátor nastavil témata, která se budou probírat, a to včetně časového rámce. Čas je pak potřeba hlídat tak, aby se nepřetahoval čas, což může opět významně ovlivnit práci a pracovní harmonogram jednotlivých pracovníků, kteří by tou dobou už měli dělat něco jiného. Proberte všechny body, co si naplánujete, a pokud byste náhodou nestíhali, domluvte se na novém setkání.
Zakončete každou poradu důkladným seznamem akčních kroků
Výstupem z každého takového setkání musí být i seznam akčních kroků, které pro jednotlivé pracovníky z jednání vyplývají. Je totiž poměrně frustrující, když se konají porady, které nemají žádné konkrétní výstupy, akorát berou čas účastníkům a po jejich absolvování není nikdo o nic chytřejší. Sepište z porady jasný výstup, seznamte s ním všechny účastníky (ideálně tak, že s nimi další kroky přímo na poradě odsouhlasíte a později jim pošlete zápisy z porady), určete termíny, dokdy mají být jednotlivé úkoly hotové, a následně určete, jak budete kontrolovat jejich plnění.
-mm-
Three steps towards eliminating useless meetings
Meetings and team briefings: sometimes justified and effective, but often quite useless for the majority of attendees. Nowadays in particular, when a lot of companies work remotely, endless meetings are a real problem for many employees. Instead of quickly agreeing on something with colleagues in the office or during a break, they now have to call one another and attend numerous meetings and video calls. This article will look at three steps you can take to eliminate useless meetings and leave more time for employees actually to work.
Only genuinely relevant attendees should be invited to meetings
According to Entrepreneur.com, there is a very bad habit of inviting to meetings people who do not really need to be there. Often they are invited only to add something to the topic if required; otherwise, the meeting does not concern them at all. In such cases, it would be more logical to write down important points and ask the given person about these later, or invite them only to the relevant part of the meeting. Learn to invite only the most crucial attendees to meetings and teach staff to value the time of colleagues.
Set a firm schedule, time frame and outline of the meeting
Every meeting, even the smallest and a seemingly unimportant one, needs a clear schedule. The organiser should decide on the topics to be covered, including their time allocation. The time then has to be checked regularly during the meeting to prevent overruns, which might negatively affect the work and timetable of individual employees who should be doing something else. Go through all the points you have planned and if there is insufficient time, schedule a new meeting.
End each meeting with a proper list of action steps
Every meeting should yield a list of action steps for individual attendees. It is quite frustrating if meetings have no specific outcome and have just wasted the time of employees without leaving them any better informed. Make a clear list of things to be done, agree with all the attendees on them (ideally at the meeting itself, then send them the meeting minutes afterwards), establish deadlines and determine how you will check whether these tasks have been successfully completed.
-mm-