At many companies, meetings are still synonymous with uselessness, boredom and time wasted. But it need not be that way; you just need to follow certain basic rules. Whether you, the HR manager, want to give team leaders advice on how to lead meetings, or if you yourself want to make the meetings you organise more effective, you will appreciate the following advice on how this is done.
Do not make meetings too long
According to the HR Morning website, meetings should be short and to the point. Three-hour sessions are just not effective: people struggle to pay attention for so long, even if there are breaks included. Focus on just a few key topics and do not try to solve all your company's issues during one single session.
Do not focus only on negative things
At many meetings, people speak only about problems. There is nothing bad about discussing problems, provided there is some balance in the form of praise for good work and other positive news. Do not focus only on negative things but also on some positives.
Invite only relevant attendees
For many people, meetings are often useless because the items being discussed do not concern them in any way. Invite to meetings only those people for whom the agenda has some genuine relevance.
Treat the meeting as a dialogue
Meetings should not just be monologues, but rather an interactive brainstorming session within which individual people can say what they want. The organiser of the meeting should listen to suggestions of other attendees, who might have interesting insights into various problems, thus making the meetings more appealing to all participants through active interaction.
-mm-
Jak vypadají skutečně efektivní porady?
V mnoha firmách jsou porady stále synonymem zbytečnosti, nudy a ztraceného času. Přitom to tak být nemusí - stačí se ale držet několika základních rad. Ať už chcete dát z pozice HR manažera vedoucím týmů rady, jak vést porady, nebo chcete zefektivnit vámi organizované meetingy, bude se vám hodit několik následujících rad, jak na to.
Porady zbytečně neprotahujte
Podle serveru HR Morning musí být porady krátké a stručné. Tříhodinová setkání zkrátka nejsou efektivní a lidé ani po tak dlouhou dobu neudrží pozornost, i když poradu proložíte přestávkami. Věnujte se několika základním klíčovým tématům a nesnažte se během jedné porady vyřešit všechny neduhy vaší společnosti.
Nesoustřeďte se jen na negativa
Mnoho porad sklouzává k tomu, že se řeší akorát problémy. Na tom není samo o sobě nic špatného, ovšem pouze pokud jsou problémy vyváženy naopak i chválou efektivních praktik a dobře odvedené práce. Soustřeďte se tedy během porad nejenom na negativa, ale i pozitiva.
Pozvěte jen relevantní účastníky
Porady často vypadají tak, že na nich většina lidí sedí zbytečně, protože se jich probíraná témata nijak nedotýkají. Zvěte na ranní porady jen ty lidi, kterých se porada skutečně týká.
Pojměte poradu jako dialog
Porady by neměly být monologem, spíše interaktivním brainstormingem, ve kterém jednotliví lidé mohou říkat, co chtějí. Organizátor porady by měl naslouchat podnětům ostatních účastníků, protože mnohdy mohou mít zajímavé vhledy do různých problematik, a porady se tak díky aktivní interakci stávají pro všechny zúčastněné zajímavější.
-mm-