Mobility in companies is a hot topic, now attracting even more attention due to the current pandemic. It is a way for companies to move their workforce quickly and efficiently to where they need it most. Take the example of the French energy giant Schneider Electric.
Schneider Electric has 135,000 employees in more than 100 countries. At the end of 2018, it launched its internal mobility platform Open Talent Market to support retention of staff. The company's artificial intelligence-driven platform gives employees access to jobs, mentors, training and part-time work.
The original intention was to create a platform to help employees transition to new jobs in the company. However, the new reality brought by COVID-19 has shown its wider potential, which allows the company to optimise the workforce in an immediate response to the needs of managers who have an insufficient number of team members or, conversely, excess capacity.
Six steps to a functional internal mobility programme
Schneider Electric uses several proven tactics to create a state-of-the-art internal mobility and workforce optimisation programme. Here are some recommendations based on their approach.
1. Review policies that hinder internal mobility - or remove them all at once
Previously the company had an internal job portal but offers were not always published on it and employees did not use it much. Another hindrance was the company's original policy that employees must have held a position for at least three years. This rule, along with some others, has been removed and new ones introduced. One such is that every new job offer, with the exception of senior management positions, must be published on the internal Open Talent Market platform.
2. Create a platform that connects employees with opportunities
Over the last 20 years, the company has become a leader in providing smart grid software and applications. It thus makes sense that their solution to the internal mobility challenge is rooted in strong technology. The new platform uses AI as a tool to match the needs of the company with the needs of employees.
Employees create a profile or upload a profile from LinkedIn, and managers create jobs. AI helps to find matches between offers and candidates, and compares the suitability of adepts according to defined criteria. An important element for the platform to work is also the introduction of language mutations in the users' native language. The first launch of the Open Talent Market was in English, followed by French, and soon Spanish and Chinese versions will also be launched. Currently the platform speaks the native language of more than 91% of the company's employees.
3. Create your own internal vibrant job marketplace
Not so long ago, almost half of Schneider's outgoing employees said they were leaving because they could not find another opportunity in the company. In addition to loss of investment, this also meant a loss of valuable skills for the company. The initial impetus for the Open Talent Market was thus to decipher better the positions of existing employees and offer them opportunities to apply for short-term projects or jobs.
4. Connect aspiring employees with mentors
The platform also connects employees with mentors in an online environment. Within seconds, AI will provide the most capable mentors based on requirements. It also connects employees with training, encourages them to share ambitions and expectations, and offers optimal opportunities for further development. Thanks to this, the employees feel they will have further opportunities to grow at the company and at the same time improve their qualifications.
5. Take into account experience but also interest
The platform focuses on the ambitions and ideas of employees, but certainly does not neglect their existing experience. Artificial intelligence can decipher stimuli and guide employees in the right direction. For example, if a financial specialist with extensive experience becomes interested in the topic of mergers and acquisitions, the system will lead that person directly to the internal development plan on this issue.
6. Use metrics to verify what works and what is need to be improved
The company uses, for example, Yammer internally as a social media platform from which it generates feedback from employees. In addition to tracking the number of employees who publish their profiles, it also monitors new connections between project opportunities and competent people and many other useful data, which it continuously evaluates.
The internal mobility platform should not only serve to increase productivity and balance the workload. Above all, it should increase the commitment of employees and their desire to participate in new activities of the company. Such an approach can be very beneficial, especially in times of crisis.
-bb-
Případová studie: Interní mobilita ve Schneider Electric
Mobilita ve firmách je žhavým tématem a v návaznosti na současnou pandemii přitahuje ještě více pozornosti. Je to totiž způsob, jak mohou firmy rychle a efektivně přesunout své pracovní síly tam, kde je nejvíce potřebují. Vezměte si příklad s francouzského energetického gigantu Schneider Electric.
Společnost Schneider Electric má 135 000 zaměstnanců ve více než 100 zemích. Na konci roku 2018 spustila svou interní platformu mobility Open Talent Market na podporu retence svých zaměstnanců. Platforma řízená umělou inteligencí společnosti zaměstnancům umožňuje přístup k pracovním místům, mentorům, školením i částečným úvazkům.
Původním záměrem bylo vytvořit platformu na pomoc zaměstnancům při přechodu na nová pracovní místa ve společnosti. Nová realita, kterou přinesl COVID-19, však ukázala na její širší potenciál, který umožňuje společnosti optimalizovat pracovní sílu v aktuální reakci na potřeby manažerů, kteří nemají dostatečné pracovní síly ve svých týmech nebo naopak mají nadbytečnou kapacitu.
Šest kroků k funkčnímu programu interní mobility
Schneider Electric používá k vytvoření nejmodernějšího programu pro interní mobilitu a optimalizaci pracovní síly několik taktik, které se osvědčily. Zde je pár doporučení, které z jejich přístupu vychází:
1. Zrevidujte zásady, které brání vnitřní mobilitě – nebo je všechny naráz odstraňte
Dříve měla firma interní portál pracovních míst, ale nabídky na něm nebyly vždy zveřejňovány a zaměstnanci ho příliš nevyužívali. Brzdou byla také původní politika firmy, která uváděla, že zaměstnanci musí působit na pozici minimálně 3 roky. Toto pravidlo, stejně jako některá další byly odstraněno a zavedly se nové. Například, že každá nová pracovní nabídka – s výjimkou vyšších vedoucích pozic – musí být zveřejněna na interní platformě Open Talent Market.
2. Vytvořte platformu, která spojuje zaměstnance s příležitostmi
Během posledních 20 let se společnost stala lídrem v poskytování softwaru a aplikací inteligentní sítě. Dává tedy smysl, že jejich řešení jejich interní výzvy v oblasti mobility bylo zakořeněno v silné technologii. Nová platforma používá AI jako nástroj k dosažení souladu mezi potřebami společnosti a potřebami zaměstnanců.
Zaměstnanci si vytvoří profil nebo nahrají profil z LinkedInu a manažeři vytvářejí pracovní pozice. AI pomáhá nalézat shody mezi nabídkami a kandidáty a porovnává vhodnost adeptů podle definovaných kritérií. Důležitým prvkem, aby platforma fungovala, je také zavedení jazykových mutací v rodném jazyce uživatelů. První spuštění Open Talent Market bylo v angličtině, po něm následovala francouzština a brzy budou spuštěny i verze ve španělštině a čínštině. Aktuálně platforma hovoří v rodném jazyce více než 91 % zaměstnanců firmy.
3. Vytvořte si vlastní pulsující tržiště pracovních míst
Není to tak dávno, kdy téměř polovina odcházejících zaměstnanců společnosti Schneider uváděla, že odcházejí, protože nemohli najít další příležitost ve firmě. Kromě ztráty investic to pro firmu znamenalo i ztrátu cenných dovedností. Počátečním podnětem pro Open Talent Market bylo tedy rozklíčovat lépe pozice stávajících zaměstnanců a nabídnout jim možnosti uplatnění i na krátkodobých projektech nebo úvazcích.
4. Spojte ctižádostivé zaměstnance s mentory
Platforma také spojuje zaměstnance s mentory v online prostředí. Během několika vteřin díky AI poskytne nejschopnější mentory pro vás na základě zadaných požadavků. Zároveň spojuje zaměstnance se školením. Vyzývá zaměstnance, aby sdíleli své ambice a očekávání a nabízí jim na základě toho optimální možnosti dalšího rozvoje. Díky tomu mají pocit, že ve firmě získají další příležitost k růstu a zároveň zvyšují svou kvalifikaci.
5. Zohledněte zkušenosti ale i zájem
Platforma se zaměřuje na ambice a představy zaměstnanců, ale určitě neopomíjí ani jejich stávající zkušenosti. Umělá inteligence dokáže rozklíčovat podněty a navést zaměstnance správným směrem. Tak například pokud finančního specialistu s bohatou praxí začne zajímat téma fúzí a akvizic, systém jej navede přímo do interního rozvojového plánu k této problematice.
6. Pomocí metrik ověřte, co funguje a kde je prostor pro zlepšení
Společnost používá jako např. interně Yammer jako interní platformu sociálních médií, ze které generuje zpětnou vazbu od zaměstnanců. Kromě sledování počtu zaměstnanců, kteří zveřejňují své profily, sleduje také nová spojení projektových příležitostí s kompetentními lidmi a mnoho dalších užitečných dat, která průběžně vyhodnocuje.
Interní platforma mobility by neměla sloužit jen ke zvyšování produktivity a vyváženějšímu pracovnímu vytížení vašich lidí. Měla by zvyšovat především angažovanost zaměstnanců a jejich chuť podílet se na nových aktivitách společnosti. Takový přístup může být zejména v krizové době velmi přínosný.
-bb-