Špatně naplánované porady se negativně podepisují na produktivitě a morálce zaměstnanců před, v průběhu i po skončení svého konání. Chcete-li obnovit důvěru svých lidí v užitečnost porad, vždy se předem ujistěte, že daná porada má svůj smysl. Pořádat pravidelné porady jen proto, že je pátek, smysl nemá. Jakmile si určíte jasný cíl porady, zvažte, čí účast je nutná. Neopomíjejte sestavení agendy a distribuci důležitých materiálů předem. Jmenujte pracovníka odpovědného za udržení diskuse k definovanému tématu.
Dobrá porada vyžaduje pozornost, oddanost a spolupráci všech účastníků. I když příprava a styl vůdce má výrazný vliv, stejně tak i účastníci mohou poradu usnadnit, nebo sabotovat. Článek upozorňuje na nejčastější typy problematických účastníků porad, kteří upřednostňují své vlastní priority před týmovými.
- Mluvka. Rád poslouchá zvuk svého hlasu a snaží se převzít kontrolu nad poradou. Takového účastníka je třeba jasně upozornit, že porada má svůj rozvrh a ostatní mají stejné právo sdílet své názory.
- Odmítač. Je to odborník na shazování všech návrhů. Každá jeho věta začíná slovy: „Ano, ale...“ Máte-li takového člověka v týmu, začínejte porady zdůrazněním, že všechny názory mají stejnou hodnotu a nikdo nebude automaticky odmítnut.
- Spáč. Je přítomen fyzicky, nikoli však duševně. Jeho pozornost nejlépe získáte vedením stimulující porady.
- Fanatik. Má určitý cíl, který předem vylučuje diskusi o jiných tématech. Jelikož je často iracionální, logické argumenty jej nezastaví. Pomůže spíše osobní rozhovor mezi čtyřma očima.
- Netrpělivec. Dávno se rozhodl, že porada je nudná a zbytečná. Je nervózní, jelikož by se rád vrátil ke své práci. Takový účastník vám může posloužit jako ukazatel efektivity porady. Pravděpodobně bude odrážet to, co si myslí i ostatní.
-kk-