Instant messaging (IM) je dnes ve firmách běžným způsobem komunikace a těší se velké oblibě, jelikož zaměstnanci spolu mohou takto komunikovat v reálném čase a snadno poznají, že někdo nechce být momentálně rušen, aniž by se ho museli předem ptát. Na druhou stranu však IM zaměstnance ruší od jejich pracovní činnosti podobně jako e-mail a může být důvodem ztráty produktivity. Server CBS News proto přinesl doporučení odborníků, jaké zásady při interní komunikaci prostřednictvím IM dodržovat.
Respektujte komunikační preference ostatních
Předem si zjistěte, jaké formě komunikace dávají vaši spolupracovníci přednost. Někdo má raději než IM e-mail nebo telefon.
Zachovejte maximální stručnost
IM není nástroj pro dlouhé debaty. Má sloužit k rychlé výměně informací a úspoře času.
Informujte ostatní, kdy jste dostupní
Používejte status „away“ nebo „unavailable“, když nechcete být rušeni. Nastavte si automatické zprávy, které informují vaše kolegy, že v danou chvíli nejste dostupní a budete je kontaktovat později.
Nepište nic, co byste neřekli nahlas
Cokoli, co napíšete prostřednictvím IM, se může dostat do nepovolaných rukou. Dodržujte proto pravidla profesionální komunikace včetně toho, že vynecháte zbytečné smajlíky a nesrozumitelné zkratky.
Neočekávejte pokaždé okamžitou odpověď
Ani IM nezaručí, že vám dotyčný odpoví ihned. Pokud se vám nedostává odpovědi, trpělivě čekejte. Pozor na pasivně agresivní komentáře typu: „Haló?“ Druhá strana by si je mohla vykládat negativně, i když vy je negativně nemyslíte.
Nehádejte se prostřednictvím IM
Jakékoli dohady prostřednictvím IM končí stejně jako prostřednictvím e-mailu – nedorozuměním. Potřebujete-li si něco vyjasnit, zvedněte raději telefon nebo se sejděte osobně.
-kk-