Sestěhování zaměstnanců z "klasických" kanceláří do jednoho otevřeného prostoru se může projevit na jejich výkonnosti. A to jak v pozitivním, tak i v negativním smyslu. Systém takzvaných open space sice snižuje náklady a usnadňuje řízení lidí, to by se však nemělo dít na úkor jejich pracovních podmínek. Pracovní prostředí totiž ovlivňuje spokojenost pracovníků i jejich výkonnost.
Špatné osvětlení tak třeba snižuje výkonnost duševní práce až o 30 procent, má vliv na chybovost. Rušivý hluk zvyšuje absence. Pokud se firma pro open space rozhodne jen kvůli úspoře místa, většinou vytvoří pro práci zcela nevhodné prostředí.
Ani otevřený prostor však neznamená absenci členění. Naopak. Ideální je existence takzvaná "team office", která je určena pro skupinovou práci, k dispozici by měl být i dostatek zasedacích místností a odpočinková zóna pro vyřizování soukromých záležitostí či vypití kávy.
Hlavní výhodou otevřených kanceláří je podle šéfů bližší kontakt a tím pádem i rychlejší a efektivnější komunikace. Vždy se však musí brát zřetel na charakter vykonávané práce. Takoví odborníci, kteří pracují na individuálně zaměřených programech, potřebují klid. Obecně v open space platí základní pravidlo: Nevyrušovat ostatní.
Pokud se vedení firmy pro open space rozhodne, vyplatí se mu navštívit firmy, kde zaměstnanci v takto rozvrženém prostoru již úspěšně pracují, sledovat odbornou literaturu či navštívit veletrh. Vybavení lze vybírat ze speciálního nábytku, módní jsou oblé tvary.
-hp-