Využijte telefonní etiku k tomu, aby zlepšila váš obraz u klienta.
Komunikace přes telefon je ve společnostech na denním pořádku. Pokud poprvé voláte nějakému klientovi nebo on vám, už tento telefonní hovor udělá v jeho mysli o vaší společnosti obrázek. Přesně tak, jak se říká, že první dojem je rozhodující. Platí to i přes telefon.
Telefonní komunikace je zásadní část komunikace a může vám velmi pomoci, ale i naopak. Jako pracovník renomované firmy nebo budovatel vlastní kariéry byste měli být schopni, vybudovat si pozitivní vztah s volajícím člověkem, dokonce už během prvních deseti vteřin.
Rozhodující je to, jak vezmete telefon. Jde o to, jestli volající člověk musí volat několikrát po sobě a nechat telefon dlouho vyzvánět, než ho zvednete. Snažte se proto sluchátko zvednout nejdéle po třetím zazvonění. Pokud musíte z nějakého důvodu opustit pracoviště, poproste kolegy, zda by vám mohli telefon brát.
Pokud se vám někdo dovolal omylem, a potřebuje mluvit s jiným oddělením, kontaktujte ho nejdříve sami a pak klienta přepojte. Nejste-li schopni dát klientovi potřebné informace, omluvte se mu s tím, že mu je zjistíte a zavoláte nebo že požádáte kolegu, aby se mu ozval a vše mu osvětlil.
Telefon byste měli zvedat s úsměvem. I když vás volající nevidí, na hlase to určitě pozná. Když telefonujete s klientem, nemělo by vás nic rozptylovat. Zavřete si počítač i noviny. Odpovídejte slušně a pozitivně.
-pk-