Klíčem k vedení efektivní porady je držet se programu a soustředit na cíle setkání. Ať už se bude účastnit méně či více lidí, produktivní porada by měla vždy splnit úkoly, které si vytyčila.
Na začátku porady by vedoucí měl projít seznam pozvaných. Chybějí-li důležití účastníci, je na místě zvážit, zda poradu neodložit. Přijde-li naopak někdo navíc, zvažte, zda je jeho účast nutná. Pak se zaměřte na agendu.
Objeví-li se nové skutečnosti, které by měly být do agendy přidány, udělejte to hned nebo se dohodněte na řešení těchto věcí na příští poradě. Zjistěte také, zda účastníci připravili materiály, o kterých máte diskutovat. Vyzvěte k odložení mobilních telefonů a dalších zařízení, která by mohla rušit.
Odpovědností vedoucího porady je také udržovat pozitivní charakter diskuse. Zajistěte, aby se mohli vyjádřit všichni. Pokud někdo celou dobu mlčí, vyzvěte jej k diskusi sami. Ideální je vytvářet již agendu porady s tím, že vyčleníte čas na řešení konkrétních bodů. Čas také sledujte, aby se porada zbytečně neprotahovala.
-kk-