Ať už dělám cokoliv mohu to dělat dobře a nebo špatně. Pokud se rozhodnu, že si postavím dům, většinou nezačnu od střechy, ale od základů.
Stejně postupuji, když chci zaměstnat lidi. Musím si to nejdříve velmi pečlivě rozmyslet a propočítat. Není žádná ostuda, když v momentu, kdy si to spočítám, dojdu k závěru, že ještě na to prostě nemám. Lepší je si to přiznat hned a počkat si, až mi to situace dovolí, než nabrat lidi a pak je zase propustit.
To je ten první krok. Přemýšlet a až poté konat.
A teď k těm procesům
Proces možná zní strašně vznešeně, ale je to prostě postup. Co musím udělat nejdříve, co následuje, co musím zvážit, než udělám další krok. Představte si, když třeba něco vaříte nebo pečete.
Musíte mít ty správné ingredience (lidi) a postupovat podle receptu (proces). Jinak z toho koláče budou třeba kuličky. Mám s tím osobní zkušenost. Moje máma neumí péct. Vždy, když se o to pokoušela, připravila jakési kuličky, obalené v kokosu.-). No hrůza, nedalo se to jíst, ale snažila se!
Abychom neměli obligátní kuličky v kokosu, i když jsme se snažili, musíme postupovat systematicky. Pokud se pustíme se do zaměstnávání lidí, tak už před tím, než lidi nabereme, musíme přesně vědět koho hledáme a co bude dělat. Dále kde zaměstnance najdu, kdo mi pomůže, jak postupovat, kolik to stojí, co musím zajistit, abych splnil zákonné požadavky atd.
Proberme si to postupně
Před náborem - to je v HR první proces, který budu muset řešit. Jak už jsem se zmínila, nejdříve si musím promyslet, a to prosím zcela konkrétně, co daná osoba bude dělat. K tomu je fajn si připravit tzv. Popis práce. Tedy soupis činností, které bude ten člověk 8 hodin denně dělat.
No a teď nechci nikomu radit, ale většinou zde se zjistí, že úplně na 8 hodin denně, to nebude. A to je dobře, není potřeba si lhát do kapsy. Mzdu budeme muset zaplatit, i když ten člověk nic dělat nebude. Je to naše firma a naše zodpovědnost. Zaměstnanci je jedno, že nemáme zakázky. A z tohoto důvodu klidně začneme s někým, kdo nám bude pracovat na zkrácený úvazek, třeba 3 hodiny denně. Vždy se můžeme dohodnout na prodloužení úvazku.
Dále se musíme zamyslet, co od daného člověka očekáváme. Jak by se měl chovat a co by měl umět. My tomu říkáme Kompetenční model, ale to už je vyšší dívčí, asi u prvního zaměstnance bych ho ještě netvořila, ale zase na druhou stranu, proč ne.
Nyní je čas se rozhodnout, na základě čeho budu danou osobu zaměstnávat. Dám zaměstnanci klasickou pracovní smlouvu nebo bude pracovat pro začátek na DPP, DPČ? Nebo využiji třeba Body Leasing? Samozřejmě vše je propojeno. Toto rozhodnutí mi bude ovlivňovat nákladovou stránku věci, ale také ochotu potencionálních zaměstnanců pro mou společnost pracovat. A pozor na Švarc systém!
Musím si také dobře rozmyslet, kdo mi pracovní smlouvu připraví a kdo bude tyto administrativní činnosti pro mě vykonávat. Tady jsme už u rozdělení zodpovědností a opět to pravděpodobně bude stát peníze.
A teď si to půjdu všechno pěkně propočítat. Začnu tím, že si udělám průzkum, kolik danému člověku mám zaplatit. Existují na to různé studie nebo firmy, od kterých si takové informace mohu koupit. Když už vím, kolik přibližně budu muset měsíčně platit (základní mzdu), tak si k tomu musím připočítat odvody, pracovní pomůcky, školení, benefity, inzerci, náklady na výpočet mezd atd.
Co všechno musím zvážit a spočítat, naleznete v mém článku HR Budget, je to tam i s konkrétním příkladem. Nyní se mohu znovu hluboce zamyslet nad tím, jestli je to v souladu s mými možnostmi a pokud ne, tak zde pro mě proces končí.
Pokud je vše v pořádku, pokračuji dál. A už se začínáme pomalu posunovat k náboru.
Tedy, rozmyslím si jestli budu hledat sama nebo někoho požádám o pomoc. Pokud budu hledat sama, musím si najít kanály, přes které zaměstnance najdu – od kamarádů, rodiny, přes zájmové kluby, sociální sítě, až po inzerci.
Pokud to nejde zadarmo, musím si zaplatit inzerci na pracovním serveru nebo třeba i v tištěných mediích a budu čekat, až se mi někdo ozve. Vždy mám možnost požádat někoho externího o pomoc. Ale před tím si musím sestavit inzerát, který bude pro mé potencionální zaměstnance atraktivní. Pokud jsem postupovala podle výše uvedeného návodu, už mám připravený Popis práce, který použiji jako základ pro moji inzerci.
Potom, když budu mít štěstí, tak se mi ozvou kandidáti. Pustím se tedy do preselekce. Zjistím, jestli kandidáti splňují kritéria, které jsem si stanovila.
- Pokud ne, tak s díky odmítnu.
- Pokud ano, pozvu je buď na interview nebo si s nimi dohodnu video nebo standardní telefonát. Doporučuji, udělat „call“ před vlastním interview. No a tak postupuji až do momentu, kdy se s někým dohodnu na nástupu.
Před nástupem musím zajistit následující věci:
-
Lékařskou prohlídku (před tím ovšem, musím zajistit dodavatele Zdravotní péče)
-
Musím připravit pracovní smlouvu, dohodu o hmotné zodpovědnosti....
-
BOZP/PO (zajistit dodavatele, existují on-line školení)
-
Mzdy – zajistit dodavatele
-
Připravit pracovní místo
-
Zajistit pracovní pomůcky, ochranné prostředky, zázemí pro zaměstnance (šatna, sprcha..)
-
Atd.
No a to ještě nevím, jestli mi nový zaměstnanec opravdu nastoupí. Pokud ano, pokračuji dál. První den v práci, zaškolení, adaptace, povinná školení, docházka, přístupy do systémů, vzdělávání, odměňování, benefity, bonusy, rozvoj, ale i spory, absence, porušení pracovní kázně....
Domnívám se , že je vhodné se také zamyslet nad tím, zdali se chystám být kvalitní a vyhledávaný zaměstnavatel. Pokud je toto moje cesta, tak si také začínám velmi dobře a chytře budovat silnou značku firmy, která mi bude přinášet daleko více peněz.
Proč to tvrdím?
Protože, pokud se o zaměstnance starám, mám jasná pravidla, postupy, dobře je platím a respektuji zákony, tak mám většinou nízkou fluktuaci.
Nemusím tedy vynakládat prostředky za drahé náborové kampaně, adaptaci, školení, ale potencionální zaměstnanci mě vyhledávají sami. Chtějí pro mne pracovat a tuto reklamu, zadarmo, šíří dál.
Tím se o mou firmu a můj produkt nebo službu zajímají i ostatní – klienti, zákazníci, investoři, budoucí zaměstnanci nebo obchodní partneři.
Moje firma má tak více zakázek, neboť kvalitní zaměstnanci mně přinášejí samozřejmě vyšší příjmy a následně vyšší zisk.
Shrnutí
Pokud si postup (proces) rozkouskuji, najednou zjistím, že to, co bylo jasné, vlastně vůbec jasné není. Definovaný proces má najednou návaznosti na činnosti, na které jsem vůbec nepomyslela nebo jsem si neuvědomila, že je to důležité.
Pokud s procesním řízením nemám zkušenosti, tak si buď nechám poradit nebo si svůj proces nakreslím, popíšu v Excelu apod.
V momentu, kdy si zobrazím jednotlivé kroky, dokážu se rychleji zorientovat a plánovat kroky následné.
Procesní řízení uplatním kdekoliv. Jak jsme si řekli, od vaření, až po řízení jaderné elektrárny!
Možná to tedy stojí za úvahu. Ať se daří!