Nošovický závod Hyundai se na základě vize jednotné a rychlé interní komunikace rozhodl pro inovaci v podobě B2E zaměstnaneckého portálu Hyundai Plus, který vzešel z funkcí komunitního portálu OneTeam. Ten firmě přinesl sjednocení informací, cílenost a jednoduchost komunikace, úbytek administrativy i zvyšování loajality zaměstnanců. Ale vraťme se na začátek…
„V současné době zaměstnáváme na 3 400 kmenových a agenturních zaměstnanců. Problém tkvěl zejména v neefektivním sdílením informací, neboť pro komunikaci jsme využívali různých kanálů – od intranetu, objednávkového systému, až po papírové nástěnky,“ popsal situaci před zavedením portálu pan Jakub.
Portál Hyundai Plus sjednocuje veškeré informace, materiály, smlouvy a kontakty na jedno místo, což pracovníkům umožňuje pracovat rychle a nezdržovat se s hledáním komunikačních vláken či firemních materiálů. Portál je navíc dostupný 24 hodin denně, díky čemuž mají zaměstnanci vždy přehled o tom, co se děje a zároveň zůstávají v kontaktu s dalšími kolegy. Využívat ho mohou kdekoliv – z domova, na dovolené nebo po cestě z práce. Na českém trhu je spousta aplikací, které řeší komunikaci i sdílení dokumentů. Vyvstává tedy otázka, proč se Hyundai rozhodl pro řešení na míru. Odpovíme níže.
Na startu je tužka, papír a chuť zlepšit komunikaci v celé firmě.
Firma začínala několika workshopy, kde si vedoucí oddělení přesně rozkreslili, jaké funkce portál bude mít a kde máme slabá místa v komunikaci. Když už jsi člověk dá práci s tím, zjistit od kolegů jejich potřeby a zapracuje je do návrhu, tak očekává, že řešení bude flexibilní a může reagovat i na kreativní nápady. Společné setkání vedoucích oddělení a definování potřeb firmy odstartovalo šňůru inovací a vylepšování. Vzniklo tak digitální řešení pro reálný svět.
V březnu 2019 se postupně portál začínal plnit registracemi zaměstnanců, více ve videu. Vznikla i první zpětná vazba od zaměstnanců.
Jaké užitečné funkce se líbí zaměstnancům?
Základem je možnost napojení na stávající interní systémy (ERP, document management, personální SW, e-learning...), dostupnost 24/7, provoz na všech zařízeních jako PC, tablety či smartphony a klasické funkce komunikace přidání sekcí např. kalendář akcí, e-shop firemních produktů, spolujízda, vnitrofiremní bazar, kniha přání a stížností. A mnoho dalších. Portál podporuje i šíření informací o CSR aktivitách firmy, které primárně řídí vedoucí PR oddělení Barbora Hermanová.
Další zkušenosti týmu Hyundai Motor, aneb jak portál představit ve firmě.
„Každý zaměstnanec má přístup do portálu vytvořen automaticky,“ uvedl způsob podpory registrací u všech zaměstnanců pan Košina. Hyundai Plusko má za sebou více než rok života a jednu pandemii. Firma využívá řešení napříč oddělením. Na jednom místě sdružuje portál firemní magazín, reportáže o Hyundai i nabídku benefitů pro zaměstnance. Jednou z motivací zapojit se do digitální platformy je i možnost každého zaměstnance poskytovat firmě zpětnou vazbu, nápady i návrhy ke zlepšení. Řešení strukturovaně nabídlo i viditelnost docházky a důležitých informací spojených s běžným pracovním dnem každého kolegy – pracovní kalendář. Na druhou stranu, zaměstnanci v aktuálním řešení postrádali možnost objednat si například obědy ve firemní kantýně, a tedy dořešit i konkrétní služby nabízené v areálu na jednom místě. Neustále je prostor k rozšiřování funkcí.
V době Covidové pandemie, bylo v každé firmě velkou výzvou nejen udržet otěže centrální informovanosti, ale neztratit pozitivní náladu a chuť táhnout za jeden provaz. A právě v této nevyzpytatelné době se Hyundai Plusko ukázalo jako zdroj inspirace, jistoty a možnosti získávat rychle odpovědi v čase změn a nervozity.
Více o portálu se můžete dozvědět skrze Management zónu a webinář zdarma, který se koná 9. 9. od 10:00 se zástupci firmy Hyundai Motor. Pokud akci nestihnete, napište si o záznam, organizátoři online setkání Vám ho rádi pošlou.
Zaměstnanecký portál už dávno není jen nástrojem pro HR manažery, ale je zdrojem informací pro všechny zaměstnance, nástrojem pro získávání zpětné vazby vedoucích pracovníků, místem vzájemné inspirace, firemní kultury, a především každodenním průvodcem a rádcem v pracovním životě.