Industry 4.0 a související technologický vývoj jsou úzce spjaty s digitalizací, robotizací a automatizací většiny současných lidských činností pro zajištění vyšší efektivity práce. Správně provedená digitalizace a inteligentní využívání analytických nástrojů mohou významně přispět k dosažení významných benefitů v různých oblastech podnikání, které se v konečném důsledku promítnou i do finančních výsledků společnosti.
Digitalizace se pochopitelně nevyhýbá ani oblasti lidských zdrojů. Personální náklady a další výdaje spojené se zaměstnaneckou agendou tvoří v nemalé části organizací naprostou většinu veškerých nákladů, a jejich optimalizace by tudíž měla být prioritou každé společnosti. Správně zvolený a naimplementovaný nástroj pro řízení lidského kapitálu může podpořit optimalizaci procesů, významně ušetřit časové a finanční zdroje a přispět k celkové spokojenosti zaměstnanců i dalších stakeholderů.
Moderní, integrovaný HR informační systém se zároveň stává součástí úspěšných HR transformací od administrativního ke strategickému a businessově orientovaného HR a přináší celou řadu pozitivních dopadů. V první řadě nabízí HR oddělení a zákazníkům nové služby, jako jsou HR datová analytika nebo plně mobilní přístup. Dále přináší transparentnost v poskytování služeb HR, optimalizuje náklady transakcí úsporou času a v neposlední řadě zlepšuje zákaznickou zkušenost se službami HR.
Business case jako klíč k úspěchu
Klíčovým trendem v oblasti personálních informačních systémů (HRIS) je přesun z „on-premise“ do cloudových řešení. Jelikož však cloudová řešení nebývají právě levná, hlavním úkolem je spočítat tzv. „business case“, který zodpoví, zda se přesun do cloudu vyplatí, nebo ne.
Představme si 4 základní přístupy:
1. přístup: První přístup spočívá v tom, detailně si zmapovat původní nastavení dodávky HR služeb, investovat čas do rozsáhlé „bottom up“ kalkulace a následně hledat úspory v jednotlivých procesních krocích po nasazení nového systému. Tento přístup je přesný, ale zároveň také časově náročný, a tedy i finančně nákladný.
2. přístup: Druhá varianta zkoumá náročnost operací v rámci HR agendy očima zaměstnanců, manažerů a HR. V rámci tohoto přístupu je nutné porovnat čas vynaložený jednotlivými zákazníky HR na vyřizování HR agendy nyní s očekávanou úsporou času po nasazení vybraného systému a související automatizaci procesů. Zjištění počtu interakcí umožní dopočítání úspor. Další výhodou je, že lze poměrně přesně určit, které konkrétní zákaznické zkušenosti se po provedené implementaci daného systému zlepší.
3. přístup: Třetím z možných přístupů je informovat se na trhu u klientů, kteří již implementovali HRIS v cloudu. V tomto případě je hlavně důležité zjistit stav kapacit před implementací zvoleného systému a po ní a dopady na uživatelskou zkušenost. Výhodou tohoto přístupu je rychlé zjištění informací, které ale často probíhá na úkor přesnosti a kvality dat pro kontext konkrétní organizace.
4. přístup: Čtvrtou alternativou je využití služeb vendora, který obvykle disponuje nástrojem pro vyčíslení přínosů plynoucích z přechodu na cloudové řešení. Nevýhodou tohoto přístupu je však nedostatečná transparentnost tzv. „blackbox“ řešení, kdy jsou známy pouze vstupy a výstupy, ale chybí dostatečná znalost interních mechanismů pro výpočet přínosů.
Pro každou organizaci může být vhodný jiný přístup
Každý z výše popsaných přístupů má svá pro a proti. Z toho plyne i doporučení pro každou organizaci zaměřit se vždy na svůj specifický kontext a konkrétní situaci, kterou právě řeší, a na základě toho zvolit relevantní variantu. Například detailní kalkulace není nutná v případě prvotního rozhodování, zda daný systém vůbec implementovat, či ne. V případě rozhodnutí ve prospěch implementace by se ale rozsáhlejší „bottom up“ kalkulace a detailní propočítání přínosů nabízely.
Jelikož technologický vývoj jde stále kupředu a témata digitalizace, automatizace a robotizace dále akcelerují a rozšiřují svou působnost, je na každé společnosti se těmto trendům aktivně věnovat a přemýšlet o dostupných možnostech optimalizace řízení lidského kapitálu.
„V plném proudu jsou nejen dovolené, ale i sběr dat pro naši tradiční studii Trendy v oblasti lidského kapitálu 2023. Cílem je zmapovat aktuální trendy v oblasti pracovního prostředí, využívání různých forem zaměstnávání a spolupráce či přípravy lidí na budoucnost a budoucí potřeby společnosti. Už samotným zapojením do průzkumu získáte konkrétní představu o tom, jaké trendy budou v následujícím období klíčové. Krátký dotazník můžete vyplnit až do 31. 7. 2022 na tomto odkazu."