Jaké akce již proběhly a které na vás teprve čekají?
V roce 2023 se například uskutečnily úspěšné zájezdy do Cancúnu v Mexiku a italského Sorrenta. Na letošní rok je potvrzena akce na Madeiře, a pro rok 2025 je mezi předvybranými destinacemi zahrnuto úchvatné Maroko.
Před rozhovorem jste mluvil o tom, že klienti mají zájem o vzdálenější, mimoevropské destinace. Které to byly a proč myslíte, že tato rozhodnutí padla?
Každá událost nám přináší řadu nových poznatků a poučení. Během akce v Sorrentu jsme si uvědomili, že je klíčové vnímat potřeby klienta nejen v souvislosti s akcí samotnou, ale také s ohledem na vnitřní procesy firmy, včetně fakturace a účtování. Je pro nás běžné reagovat na dílčí výzvy od klientů a hledat pro ně řešení. Například v případě, kdy se klientovi líbil hotel, ale nebyl zde vhodný sál pro večerní program, proměnili jsme zahradu s jezírkem v důstojný prostor pro předávání cen. Tato inovativní koncepce nebyla v tomto hotelu dosud použita a pravděpodobně na to budou dlouho vzpomínat. Klient toto naše originální řešení ocenil.
Během události v Cancúnu jsme se opět přesvědčili, že kvalita agentury je přímo závislá i na kvalitě lokálních partnerů. Každý detail má význam, zejména v oblastech, jako je Mexiko, Latinská Amerika nebo Oceánie, kde jsou osobní vazby na subdodavatele klíčové. V dovolenkových destinacích je také důležité počasí, které však není v naší moci ovlivnit. Proto je vždy nezbytné mít alternativní plán. Hlavním cílem je, aby si klient odvezl nezapomenutelný zážitek.
Zmiňoval jste i event na Madeiře, která také není z ČR za humny. Jak probíhají přípravy zde? Jaké jsou požadavky a očekávání klienta?
Přípravy na event jsou v plném proudu. Proběhla i inspekční cesta přímo na místě, během které jsme prozkoumali a prověřili všechny možnosti, jak nejlépe sestavit program tak, aby byl jedinečný a nezapomenutelný. V tomto případě je místo konání originální zejména v tom, že velikost skupiny je pro tento ostrov trochu výzvou. Budeme maximálně využívat prostory vybraného hotelu, logistika musí být bezchybná. Klient od nás očekává hodně, zejména pokud jde o kvalitu a originalitu.
Pokud pracujete s menší skupinou, například 20 osobami, můžete si dovolit být velmi originální a využít i mnoho menších míst s vysokou atraktivitou. V případě, že má skupina přes 100 osob, vstupuje do hry významně logistika a detailní plánování.
Proč jste vybrali právě tato místa pro firemní akce?
Obě destinace jsme vybrali z vícero důvodů. Zvažujeme vždy lokalitu, dostupnost, požadavky klienta, možnosti destinace a další parametry. Věříme, že že náš výběr podpoří svou atmosférou sílu zážitků a jeho zapamatovatelnost ve spojení se značkou firmy, která je organizuje.
Specifikoval je klient nebo jste je doporučili? Berete v potaz aktuální popularitu daného místa, a to i v závislosti na složení skupiny (věk, pohlaví, profesní zaměření)?
Je to komplexní úkol. Často vycházíme ze seznamu míst, která klienti již navštívili v minulosti, a snažíme se najít vhodnou destinaci, kde ještě nebyli. Často nám v tomto ohledu pomáhá znalost leteckých spojení, neboť dostupnost je klíčová. Nejde pouze o to, zda je destinace dostupná z jednoho státu nebo města. V mnoha případech se jedná o mezinárodní projekty s účastníky z desítek zemí po celém světě. Někdy klient předloží návrh destinace nebo více destinací a na nás je, abychom navrhli ten nejlepší možný program.
V případech, kdy klient požádá nás o navržení destinace, postupujeme podle zadávacích kritérií, jako je například doba doletu nebo charakter destinace, ať už je to městské, přírodní, exotické nebo jinak zajímavé místo. Zohledňujeme i specifické sportovní aktivity, jako je golf nebo potápění, které daná destinace nabízí.
Ve vaší komunikaci mohou partneři vidět, že jednou z destinací, kterou doporučujete pro rok 2025, figuruje Maroko. Proč právě tato země?
Maroko, zejména Marakéš, je mimořádně pestré a exotické místo s bohatou kulturní historií a širokým spektrem možností pro vytvoření originálního programu pro účastníky této konkrétní události. Tuto destinaci jsme zvolili z důvodu její celosvětové zajímavosti. Na tuto událost se sjedou účastníci z více než 40 zemí světa. Hlavním cílem setkání je posílit sílu značky, sjednotit komunikaci a upevnit vztahy s obchodními partnery. Marakéš se svými vůněmi, barvami a bohatou kulturou rozhodně přispěje k silnému zážitku.
Podle čeho hodnotíte úspěch firemních zájezdů? Jaké metriky a ukazatele používáte k vyhodnocení?
Pro nás je vždy důležitá zpětná vazba. Bez ohledu na to, zda se jedná o osobní setkání se zadavatelem události nebo získávání zpětné vazby prostřednictvím dotazníků, které často využívají i firmy k získání názoru účastníků. Je jedno, zda jsou udělovány body, písmenka nebo smajlíky. Provádíme důkladnou analýzu jednotlivých prvků a projektu jako celku. Máme to štěstí, že se nám daří realizovat takové události, které vedou ke spokojenosti klientů a ti se k nám vracejí.
Je důležité a reálné, aby firma zapojila zaměstnance do procesu plánování a organizace těchto firemních zájezdů? Jaká očekávání mají vlastně zaměstnanci?
Tady si dovolím lehké odlehčení, protože není nic zábavnějšího, než když se zeptáte zaměstnanců ve firmě, jak si představují firemní akci. Samozřejmě záleží na firemní kultuře, počtu zaměstnanců, oboru, ve kterém firma působí, a dokonce i místě, kde sídlí. Je velký rozdíl, jestli plánujete firemní výlet nebo teambuilding pro firmu s 20 zaměstnanci, kteří jsou v podstatě všichni ve stejném věku, nebo pro firmu s 500 zaměstnanci. Klienti očekávají, že jim akce přinese vyšší loajalitu zaměstnanců vůči značce, lepší vnímání značky na trhu jejími zákazníky nebo kvalitnější vnitrofiremní komunikaci.
Jak vypadá úvodní poptávka od klienta, který chce uspořádat zahraniční cestu pro své zaměstnance a jak náročnou práci to vyžaduje z vaší strany? Kolik úsilí toto plánování vyžaduje od HR oddělení?
Jak již bylo řečeno, záleží především na účelu, proč se daná akce koná. V některých firmách jsou přímo zainteresováni specialisté, kteří tvoří velmi konkrétní poptávku, a na nás je pak přesně nacenit a realizovat akci. V jiných firmách, bez ohledu na jejich velikost, jsou lidé zodpovědní za plánování firemních akcí otevřenější názorům a nápadům profesionálních agentur, jako jsme my.
Pokud máme volnější ruku ve výběru destinace nebo programu, jsme schopni zohlednit účel setkání a navrhnout program, který toto zadání splňuje. Samozřejmě je velmi žádoucí a nezbytná přímá spolupráce s HR oddělením, které může ovlivnit jak plánování, tak samotnou realizaci akce.
Jaké jsou výhody a nevýhody těchto exkluzivních zájezdů ve srovnání s “běžnými” teambuildingy pořádanými v Česku?
To by bylo na samostatnou analýzu. Vnímání zájezdu do lákavých destinací je velmi intenzivní. Patří k lidské přirozenosti chtít být za své úsilí nějakým způsobem oceněn a nebýt ztracen v davu. Jde tedy o emoční vnímání ocenění pozvání na zájezd jako takový, zvláště pokud se jedná o pozorování velryb na Réunionu nebo do přírodní rezervace na setkání s orangutany.
Samozřejmě, s výhodami a nevýhodami souvisejí náklady spojené s organizací takové incentivní cesty. Je také nutné zohlednit, kdo všechno se takové cesty zúčastní, zda se jedná o vybraný tým nebo týmy, případně celou firmu. Ne ve všech firmách je možné zastavit provoz na několik dní, což je třeba při plánování a navrhování programu zvážit.
Na co by měl klient myslet při organizaci akce, která se koná mimo EU? Jak mu v tom ohledu pomáhá externí organizátor? S čím pomůžete a co “musí” zajistit klient?
Měl by myslet na veškeré legislativní záležitosti, které bude nutné splnit pro vycestování zaměstnanců nebo pozvaných spolupracovníků firmy. V těchto ohledech přímo souvisí s organizováním akce plánování letenek, kvalitního cestovního pojištění a samozřejmě víz. I když máme jeden z takzvaných “nejsilnějších pasů” na světě a máme bezvízový styk s mnoha zeměmi, stále existuje mnoho destinací, kam víza potřebujeme. V tomto ohledu jsme klientům nápomocni skrze naše oddělení a specialisty na plánování nejvhodnějších leteckých spojení a následný nákup letenek. Pro klienta jsme schopni zajistit vše na klíč.
Existuje nějaký check-list pro interní organizátory i účastníky?
Ano, existuje a některé z nich bych vám skutečně nepřál vidět :-). U některých se vejdeme na jednu stránku A4, u některých je to kniha o 350 stránkách.
Co v rámci organizace a průběhu ze strany klienta doporučujete (kapesné, rezervy v rozpočtu…) a co naopak nikoliv?
Doporučení pro klienta existuje mnoho a vždy záleží na výběru destinace. Pokud se jedná o eurovíkend, jsou doporučení dost rozdílná oproti návštěvě tropické džungle na osm dní. Pro klienta vždy zpracováváme seznam tzv. do's and don'ts. Začíná to dostupností a formátem elektrické sítě a zásuvek, pokračuje přes počasí, případná doporučení ohledně ochrany proti hmyzu, doporučené očkování, kontaktní čísla na úřady České republiky a končí tipy na restaurace, lokální delikatesy a suvenýry. Rozpočtové rezervy doporučujeme vždy.
Které destinace vidíte jako populární, doporučil byste je pro následující sezóny?
Chorvatsko, Island, Madeiru, Kanadu a mnoho dalších.
Je v posledních letech něco, co se nově objevuje v poptávkách od klientů - chtějí více sportovat, jet za kulturními a kulinářskými zážitky?
Od každého trochu. U zahraničních cest jde o vytvoření komplexního zážitku, který se skládá z celkového dojmu z destinace - krásných kulturních památek, dobrého jídla a pití, jedinečných zážitků z aktivit, ať už je to vlastnoruční pečení pizzy, vaření vlastního piva, nebo jízda v supersportu. Poznávání kultury místních obyvatel a návštěva krásných koutů přírody nesmí chybět.
Jak vás limituje dostupnost destinací, které jsou obsluhovány z PRG? Využíváte také letiště jako VIE nebo MUC resp. jiné huby?
Dostupnost destinace je samozřejmě důležitá. V posledních letech se potýkáme s odlivem běžných leteckých dopravců ve prospěch nízkonákladových přepravců. Letiště Praha má mnoho nových spojení, ale komunikace s dopravci operujícími na těchto trasách není vždy jednoduchá a efektivní. Letiště ve Vídni je v tomto ohledu lépe propojeno s větším množstvím destinací než Praha a může být výhodné zejména pro firmy sídlící na Moravě.
Jaký dlouhodobý dopad očekáváte vy i klienti od pořádání incentivních firemních zájezdů? Jaké vidíte výsledky u firem, pro které akce organizujete?
Domnívám se, že přínos těchto akcí je především dlouhodobý. Přispívají k vyšší soudržnosti, porozumění a toleranci v mezilidských vztazích na pracovišti, kde lidé tráví velkou část svého života, ať už v reálu, nebo online. Posílení porozumění a schopnosti komunikace jsou zde mnohdy ještě důležitější než při osobním setkávání a spolupráci. Ztotožnění s firemní kulturou je přímo spojena s efektivitou zaměstnanců a jejich angažovaností v dosažení cílů firmy.
