Začátek projektu je plný nadšení, ale jakmile se objeví první problémy, energie rychle opadá. Tým je unavený, ve stresu a hlavně si přeje, aby už byl konec. Dá se tomu předejít? Ano – stačí změnit přístup k řízení projektů.
Pythagoras považoval číslo tři za symbol harmonie. A skutečně, když dokážeme najít tři klíčové souvislosti problému, získáme jasnější a efektivnější řešení. Jedním z takových modelů je Trojúhelník změny, který přináší řád a srozumitelnost do řízení projektů a pomáhá projekty dotahovat do úspěšného konce.
Každý projekt je změna. A úspěšná změna závisí na třech klíčových aspektech, jež lze představit právě jako hrany trojúhelníka. Když se zaměříme na:
- vyjasnění záměru – pochopení, kam a proč se posouváme;
- vyladění prostředí – nastavení jednoduchých pravidel, nástrojů a postupů;
- získání vnitřní motivace lidí – aby tým věděl, co má dělat, a zároveň měl chuť a odvahu se do změny zapojit.
Pusťte si krátké video, které vám Trojúhelník změny představí a na příkladu ukáže, jak ho využít pro pomoc s vašimi projekty.
Tip: Všimněte si, že i v dalších částech článku kombinujeme vždy tři prvky.
1. Vyjasnění záměru – proč a kam
Jasně definovaný záměr je základem každého úspěšného projektu. Proč se projekt realizuje? Jaký smysl a cíl za ním stojí? Mnohé neúspěšné projekty trpí tím, že:
- Neexistuje jasná vize - není stanovena strategie a směr, což vede ke zmatku.
- Zadání je nejasné - časté změny a příliš mnoho úkolů bez prioritizace snižují efektivitu a narušují motivaci.
- Časová tíseň - nedostatek času na mnoho úkolů vede ke stresu a chybám.
Co se nám osvědčilo:
Používáme tzv. vision-driven management, kdy se postupuje od vize k větším detailům. V rámci moderovaného workshopu projektový tým vytvoří společně s jeho zadavatelem Záměr změny. Vize a cíl projektu jsou pak rozpracovány do konkrétní Roadmapy. Tím se vyjasní smysl a nastavení pozornosti, což pozitivně podpoří motivaci lidí.
2. Vyladění prostředí – správně nastavené hřiště
Prostředí zahrnuje jednoduchá pravidla, procesy a nástroje, které podporují spolupráci a efektivitu. Často se setkáváme s následujícími problémy:
- Nedostatek či naopak nadbytek pravidel - píliš málo pravidel vede k chaotické organizaci, zatímco jejich nadbytek dusí kreativitu.
- Nedostatečná komunikace - nejasné kompetence a neefektivní informační toky mohou vést k nedorozuměním.
- Chaotické porady - ad-hoc porady nejsou efektivní, zatímco pravidelný rytmus týmových setkání pomáhá udržet kontrolu nad projektem.
Co se nám osvědčilo:
Zavedli jsme systém tří pravidelných “mlýnů” – krátkých porad, jejichž příklad může vypadat takto:
- Týdenní mlýn - stručná kontrola stavu konkrétního projektu.
- Měsíční mlýn - přehled stavu celého portfolia projektů s ohledem na kapacity a meziprojektové vlivy.
- Kvartální strategický mlýn - revize priorit, prosazování klíčových změn a otvírání nových projektů.
Pravidelný rytmus pomáhá předcházet prokrastinaci a zajišťuje, že tým je sladěný a dochází k řízené komunikaci zadavatelů projektů s jejich řešiteli. To je důležité pro interní zlepšovací projekty, včetně dnes rychle nabíhajících projektů nasazení AI a automatizace.
3. Lidé – klíč k vnitřní motivaci
Nejen kvalifikovaní, ale hlavně motivovaní lidé vám pomohou k úspěšnému projektu..
Z našich dlouholetých zkušeností vyplývá, že časté bariéry jsou:
- Nejasnost úkolů - lidé nevědí, co se od nich očekává.
- Strach z chyb - obava vystoupit z komfortní zóny.
- Nedostatek ocenění - lidé pracující na projektech necítí férové ocenění.
Co se nám osvědčilo:
Přistupujeme k rozvoji lidí jako k důležité investici, nejen jako k nákladům na školení. Pro nás jsou klíčové tyto prvky:
- Pravidelná zpětná vazba - Společné stanovení cílů a v rámci “mlýnů” udělování zasloužených pochval za jejich dosažení. Každý tak ví, co se od něj očekává a za co je oceněn.
- Zlepšení projektových schopností - Pravidelné a dobře vedené tréninkové aktivity s využitím AI k posílení odborných kompetencí.
- Nastavení motivace - Pro dobu AI je potřeba změnit způsob oceňování lidí.
V dnešní digitální době, kdy se projektové řízení opírá o umělou inteligenci a automatizaci, je klíčová podpora, která spojuje lidský přístup s dobře vyškolenou AI. Tato kombinace pak může významně zvýšit produktivitu.
Role leadera a manažera
Před zahájením projektů je nutné, aby leader věnoval pozornost těmto třem klíčovým oblastem:
- Tvorba motivační atmosféry - Vytvořte prostředí, kde je každá úspěšná akce včas oceněna a lidé se těší ze společné práce.
- Vytváření vědomí dosažitelnosti cílů - Stanovujte reálně dosažitelné cíle a pomáhejte lidem zvládat jejich úkoly.
- Budování pocitu smyslu a seberealizace - Umožněte lidem, aby zažívali pocit úspěchu a byli pravidelně oceňováni nejen finančně, ale i uznáním ze strany kolegů.
Závěr
Trojúhelník změny je výborná praxí ověřená možnost, jak vyřešit problémy s vašimi projekty.
- Záměr: Vyjasněte si, kam a proč směřujete. Pracujte na tvorbě jasné vize a převeďte ji do konkrétní Roadmapy.
- Prostředí: Nastavte pravidelný rytmus pomocí krátkých, dobře vedených porad („mlýnů“) a vytvořte prostředí, kde jsou pravidla a procesy v souladu s cíli.
- Lidé: Investujte do rozvoje a motivace týmu. Zapojte je do stanovování cílů, poskytujte pravidelnou zpětnou vazbu a kombinujte lidskou zkušenost s podporou umělé inteligence.
Zvu vás 31. března 2025 na bezplatný webinář „Staňte se projektovým a agilním lídrem“, kde se dozvíte, jak efektivně nastavit řízení projektů, využít Trojúhelník změny a správně motivovat tým.
