Jak se vypořádat s pracovním e-mailem?
Pokud jste používali pracovní e-mailovou adresu, která obsahuje vaše jméno (například jmeno.prijmeni@firma.cz), je tato e-mailová schránka považována za váš osobní údaj, a proto k ní má zaměstnavatel ze zákona pouze omezený přístup. I když schránka patří firmě, nikdo nemůže volně nahlížet do vašich zpráv, protože se jedná o součást vašeho soukromí.
Před odchodem z práce byste měli být požádáni, abyste si ze schránky vymazali soukromé e-maily a pracovní záležitosti předali svým kolegům. Ideální je také nastavit automatickou odpověď, která informuje o vašem odchodu a uvádí, na koho se mohou nově odesílatelé obracet. Tyto kroky firmě pomáhají předejít nutnosti nahlížet po vašem odchodu do zpráv.
Po ukončení pracovního poměru by měla firma vaši e-mailovou schránku smazat. V případě potřeby může být e-mailová schránka zaměstnance dočasně archivována, ale jen po přiměřenou dobu (obvykle tři měsíce), po které dojde k jejímu definitivnímu smazání.
Co se děje s vaším pracovním telefonem a číslem?
Využívali jste pracovní telefon nebo SIM kartu? V tom případě je třeba i zde postupovat podle pravidel GDPR. Vaše telefonní číslo, pokud je spojeno s vaší osobou, se považuje za osobní údaj. Po skončení pracovního poměru by proto mělo být ideálně deaktivováno, nebo přesměrováno na jiného pracovníka. Před tím, než firma mobil znovu použije, by měla by veškerá vaše data včetně těch uložených na SIM kartě bezpečně odstranit.
Pokud jste měli povoleno používat pracovní telefon i pro soukromé účely, firma by vám měla umožnit stáhnout vaše osobní data, než telefon a SIM kartu vymaže.
Co když nemáte možnost předat agendu?
V případě, že dojde k nečekanému ukončení pracovního poměru (např. okamžitá výpověď), kdy nemáte možnost přenechat kolegům potřebné podklady, může zaměstnavatel z pádných důvodů potřebovat přístup do vaší e-mailové schránky. V ten moment oprávněný zájem firmy převažuje nad vaším právem na soukromí, nicméně zaměstnavatel by měl postupovat obezřetně a prohlížet jen e-maily týkající se pracovních záležitostí.
Doporučení na závěr
Aby nedocházelo k nejasnostem, je ideální, když firma předem jasně stanoví pravidla, jak bude s pracovními e-maily a telefonními čísly po odchodu zaměstnanců nakládat. Vy budete mít jistotu, že vaše osobní údaje jsou v bezpečí, a firma zajistí kontinuitu práce bez porušení vašich práv.
Tento postup pomáhá oběma stranám – firmě udržet plynulý chod, a vám zajistit respektování vašeho soukromí i po skončení zaměstnání.