Zájem o outsourcing mezd měly zpočátku zejména menší společnosti, u kterých vznikl z nějakých důvodů problém se mzdovou účetní a bylo pro ně snazší tento problém vyřešit využitím outsourcingu, než mnohdy velmi obtížným sháněním vlastní kvalifikované zaměstnankyně.
Po počátečních obavách, že tato velmi důležitá agenda bude zpracovávána mimo vlastní kanceláře a někým cizím, tyto firmy často zjistily (tedy pokud měly štěstí a uzavřely smlouvu s kvalitním poskytovatelem této služby), že se mohou soustředit na činnost, která jim přináší zisk, nemusí se trápit zpracováním mezd a ještě ušetří.
Postupem času, jak mzdový outsourcing začaly využívat stále větší společnosti, logicky rostly i nároky na poskytované služby. Další vývoj byl ovlivněn dvěma základními faktory:
- Větší firmy mají rozsáhlejší požadavky na výstupy z personální agendy, propojení mzdové a personální agendy je zásadní a nedává smysl zadávat některá totožná data do obou agend.
- Zvýšila se výkonnost hardware, rozšířilo se internetového připojení a poskytování služeb pomocí pronájmu aplikací.
Vznikl tedy požadavek na poskytování nové služby, zahrnující outsourcování mzdové agendy včetně vytvoření a předání informací pro zpracování personálních agend zákazníka s umožněním rychlého přísunu všech potřebných informací zaměstnancům a vedoucím pracovníkům, tedy služba outsourcing mezd + pronájem se mzdami propojeného HR systému. Její poskytování probíhá v optimálním případě následovně:
- data zákazníka jsou umístěna v nějakém hostingovém centru, kde je zaručena jejich maximální bezpečnost;
- dodavatel této služby zpracovává mzdy zákazníka pomocí informačního systému, který je jeho vlastnictvím, nebo který využívá na základě nějaké licenční smlouvy;
- zákazník má rovněž přístup do informačního systému a využívá jeho HR moduly.
Možností, jak celou oblast HR rozdělit na jednotlivé moduly, je celá řada a každý HR informační systém to řeší různým způsobem. Jednou z variant je například tato:
Workflow pro personální procesy
Umožňuje personálním oddělením definovat personální procesy pomocí jednotlivých úloh a jejich následností.
Schvalování personálních dokumentů
Umožňuje připomínkovat, schvalovat a tisknout jednotlivé personální dokumenty, jako např. pracovní smlouvy, platové výměry, osobní dotazníky atd.
Organizační struktura společnosti
Zobrazuje manažerům i jednotlivým zaměstnancům podle nastavených oprávnění aktuální organizační strukturu včetně obsazení jednotlivých pozic.
Zaměstnanecký portál
Každý zaměstnanec má možnost nahlížet do svých osobních údajů jako jsou například platové podmínky, výplatní pásky, evidovaná školení, znalosti, certifikáty, zdravotní prohlídky, svěřené prostředky, vlastní rozvojový plán vzdělávání atd.
Manažerský portál
Vedoucí pracovníci mají možnost nahlédnout na osobní údaje svých podřízených, důležité termíny a zejména pracovat s vybranými manažerskými sestavami, tabulkami a grafy.
Nábor zaměstnanců a uchazeči o zaměstnání
Řeší komplexní proces náboru zaměstnanců.
Hodnocení zaměstnanců
Umožňuje vedoucím pracovníkům hodnotit své podřízené na základě stanovených cílů, zaměstnancům nahlížet na svá hodnocení.
Vzdělávání zaměstnanců
Umožňuje zaměstnancům nahlížet a přihlašovat se na jednotlivé školící a vzdělávací akce a nahlížet na plnění svého plánu vzdělávání a vedoucím pracovníkům mít přehled o plnění vzdělávacích plánů svých podřízených.
Zdravotní péče pro zaměstnance
Umožňuje nahlížet na stav svých absolvovaných a plánovaných zdravotních prohlídek a na kontakty na lékařská zařízení.
Platové a pracovní postupy zaměstnanců
Řeší přístup k informacím týkajícím se možného pracovního postupu zaměstnance v organizaci.
Svěřené a ochranné prostředky zaměstnanců
Řeší evidenci svěřených a ochranných prostředků, které má zaměstnanec k dispozici, včetně možnosti zadání žádosti o přidělení nového prostředku a slouží i vedoucím pracovníkům a správcům jednotlivých prostředků.
Benefity zaměstnanců
Umožňuje žádat o poskytnutí benefitu, eviduje poskytnuté benefity.
Mzdové prostředky
Umožňuje vedoucím pracovníkům sledovat plnění plánu čerpání mzdových prostředků svého oddělení.
Docházka zaměstnanců a schvalování dovolených
Umožňuje zaměstnancům evidovat svoji docházku, zadávat požadavky na čerpání dovolené, náhradní volno, služební cestu atd., vedoucím pracovníků potom tyto nároky schvalovat či zamítat.
Outsourcing HR pro globální společnosti
Velkou výhodou, možností a výzvou pro poskytovatele služby outsourcing mezd + pronájem HR systému je skutečnost, že zatímco mzdový outsourcing mimo ČR je z důvodů různých legislativ a tedy i různých informačních systémů komplikovaný, HR je v zásadě ve všech zemích stejný.
Velké nadnárodní společnosti požadují jednotné HR ve všech zemích, ve kterých působí, plus reporting pro top management. Řešením je tedy outsourcing mezd pomocí smluvně zajištěných partnerů v místě zpracování a jediný HR informační systém stejný pro všechny země s přenosem dat mezi lokálními informačními systémy pro zpracování mezd a jednotným informačním HR systémem.
Měli by se interní zaměstnanci HR bát o svá místa?
Využívání složitějších HR informačních systémů klade značné požadavky nejen na odbornost pracovníků poskytovatele služby, ale také na samotné zaměstnance zákazníka, kteří v tomto případě musí mít nejen znalost HR problematiky, ale i konkrétního HR informačního systému. Řada zákazníků proto místo neustálého zaškolování HR junior pracovníků a řešení fluktuace (včetně mateřských dovolených) na těchto pozicích využívají zaměstnance poskytovatele, namísto vlastních. Kromě kompletního outsourcingu mzdové agendy tedy nastupuje i klasický outsourcing části HR.
Z výše uvedeného vyplývá, že outsourcing HR si nelze představit jako úplné zrušení personálního oddělení zákazníka včetně pozice personálního ředitele a převzetí všech činností outsourcující společností, ale jako outsourcování některých činností při současném umožnění využívání funkcionalit HR informačního systému, který je ve vlastnictví poskytovatele služby.
Zaměstnanci personálního oddělení zákazníka tak řeší zejména strategické záležitosti, pro které mají dostatek potřebných informací, a nemusí trávit většinu času nad rutinními personálními procesy. O svá místa se tedy bát nemusí.