Na porady by měli být zváni pouze skutečně relevantní účastníci
Podle webu Entrepreneur.com je velmi zákeřným nešvarem, když se na porady zvou lidé, kteří na ní reálně být nemusí. Účastníci se často zvou pouze kvůli tomu, aby k tématu něco dodali, pokud je to třeba, ale jinak se jich dané téma netýká. V takovém případě by ale bylo mnohem logičtější sepsat potřebné body a doptat se na ně daného člověka později, případně dotyčného kolegu pozvat jenom na nejnutnější část porady. Naučte se ve firmě zvát na porady doopravdy jenom nejnutnější účastníky a naučte pracovníky, aby si času svých kolegů vážili.
Nastavte pevný harmonogram, časový rámec i osnovu porady
Každá porada, i ta nejmenší a zdánlivě nedůležitá, musí mít pevně nastavený plán. Je třeba, aby organizátor nastavil témata, která se budou probírat, a to včetně časového rámce. Čas je pak potřeba hlídat tak, aby se nepřetahoval čas, což může opět významně ovlivnit práci a pracovní harmonogram jednotlivých pracovníků, kteří by tou dobou už měli dělat něco jiného. Proberte všechny body, co si naplánujete, a pokud byste náhodou nestíhali, domluvte se na novém setkání.
Zakončete každou poradu důkladným seznamem akčních kroků
Výstupem z každého takového setkání musí být i seznam akčních kroků, které pro jednotlivé pracovníky z jednání vyplývají. Je totiž poměrně frustrující, když se konají porady, které nemají žádné konkrétní výstupy, akorát berou čas účastníkům a po jejich absolvování není nikdo o nic chytřejší. Sepište z porady jasný výstup, seznamte s ním všechny účastníky (ideálně tak, že s nimi další kroky přímo na poradě odsouhlasíte a později jim pošlete zápisy z porady), určete termíny, dokdy mají být jednotlivé úkoly hotové, a následně určete, jak budete kontrolovat jejich plnění.
-mm-