Od doby, kdy telefony ovládly komunikaci mezi lidmi, se ve většině firmách ani jinak než telefonicky zákazníci neoslovují. První kontakt se zákazníkem se vytváří přes telefon. Tento první kontakt zákazníka s vaší společností tedy musí být co nejvíce příjemný a produktivní, aby si zákazník vybral právě vás.
Pokud oslovujete zákazníka přes telefon, měli byste nejprve představit sebe a společnost, jakou zastupujete. Vřele pozdravte a snažte se pomalu říct nejzákladnější věci. Tím předejdete zmatení zákazníka a jeho následné odmítnutí. Dejte si pozor na tón, jakým se zákazníkem jednáte, snažte se být veselí a zdvořilí, ne nudní a otrávení. I když vás zákazník nevidí, usmívejte se, když telefonujete. Buďte ochotní odpověď na všechny otázky, proste, děkujte, používejte podmiňovací věty. Zároveň respektujte zákazníkův čas, nemusíte být za každou cenu neoblomní.
Pokud berete zvonící telefon, měli byste si vždy poznamenat jméno volajícího, společnost, ze které dotyčný volá, čas a datum volání, důvod, proč volá a kontaktní informace. Poselství okamžitě předejte příslušné straně. Při loučení se ujistěte, že máte poznamenané všechny potřebné informace a že je tomu tak i na druhé straně sluchátka.
Pamatujte si, že při telefonování musíte být vždy zdvořilí. Hovorem prezentujete nejen sebe, ale i společnost. Buďte tedy srdeční, nepřerušujte hovor druhé osoby a nikdy netelefonujte se zvýkačkou v puse.
-pk-