Moderní komunikační technologie změnily pracoviště. Přes veškeré jejich výhody však manažeři stále potřebují být připraveni na osobní jednání se zaměstnanci. Typickým příkladem je například poradenství. Jak tedy správně radit zaměstnancům, jak se zlepšit, aby to pro ně bylo příjemným a efektivním zážitkem?
- Vyhněte se přehlížení problémů. Myslet si, že se věci zlepší samy, nestačí.
- Sedněte si s daným zaměstnancem a mluvte tváří v tvář. Vyhněte se obecným tvrzením jako: „Vždy chodíte pozdě do práce." Naopak buďte co nejvíce specifičtí. Zaměstnanec potřebuje vědět, co přesně se od něho vyžaduje a co případně dělá špatně.
- Se všemi zaměstnanci zacházejte konzistentně a spravedlivě. Tento způsob je nejen nejlepší, ale také nejbezpečnější z hlediska potenciálních právních problémů.
- Udržujte stálý a zdvořilý tón. Zachovejte profesionalitu a ujistěte se, že vaše slova a tón odpovídají přestupkům zaměstnanců. Vždy se soustřeďte na konkrétní chování a přistupujte k zaměstnancům s vážností.
- Držte se tématu a neztrácejte kontrolu nad konverzací. Platí to zejména v případě lidí, s nimiž jste si nevytvořili ty nejlepší vztahy. Nenechte se jimi zavést pryč od tématu.
- Dokumentujte. Ujistěte se, že zdokumentujete vše, co bylo řečeno v rámci vašeho pohovoru se zaměstnancem. Výsledný dokument opatřete datem a podpisem. Zvažte, zda předat kopii i zaměstnanci.
- Požádejte jiného manažera o revizi dokumentace. Pokud chcete druhý názor, požádejte některého z kolegů.
- Dokumenty umístěte do složky zaměstnance. Přidejte je mezi záznamy o konkrétních zaměstnancích.
- Poskytujte následné poradenství písemnou formou. V případě, že to bude nutné, zašlete zaměstnanci své rady zpětně v písemné podobě.
- Sledujte pokroky. Pravidelně se scházejte se zaměstnanci a sledujte, zda dochází ke zlepšování. Získané informace opět zdokumentujte a přidejte do složek zaměstnanců.
Vždy je dobré představit si sebe sama na místě konkrétního zaměstnance. Může například mít strach a jednat obranně. Vaším úkolem v roli poradce není tlačit jej do podřízené pozice. Poradenská setkání by měla zaměstnancům pomáhat se zlepšováním jejich výkonnosti. Je proto důležité dát najevo, že se o ně také zajímáte.
-kk-