E-mail zvýšil výkonnost firem tím, že dal zaměstnancům možnost rozesílat více informací efektivněji. I dobré věci však může být příliš a zaplavení elektronickými zprávami dnes začíná zaměstnance naopak zpomalovat. Je proto na lidských zdrojích, aby pomohly své firmě vytvořit politiku používání e-mailu, která sníží objem zpráv ve schránkách zaměstnanců. Článek popisuje šest tipů, jak dostat e-maily ve firmě pod kontrolu.
- Oddělte pravidla od doporučení. Určité aspekty vaší e-mailové politiky by měly být povinné, například archivování dokumentů pro případné právní účely. Jiné budou dobrovolné, například dvakrát přemýšlet, než stisknete tlačítko „odpovědět všem“. Zaměstnanci by měli chápat tento rozdíl.
- Snižte objem elektronické pošty. Zde můžete zvolit několik přístupů k řešení. Pokud se potýkáte s nevyžádanou poštou, obraťte se na oddělení IT s žádostí o zdokonalení vašich antispamových filtrů. Dále byste měli vést zaměstnance, aby se odhlásili od odběru nepotřebných e-mailů, například newsletterů od dodavatelů, se kterými již nespolupracujete. Zahlcení „interním spamem“ se vyhnete, když se naučíte plánovat pravidelné telefonické kontakty s kolegy.
- Nenechte e-mail vyrušovat od jiné práce. Kontrolování e-mailové schránky při každé příchozí zprávě je velice neproduktivní. Učte své zaměstnance, že na e-maily není třeba reagovat ihned, ale například v několika hodinách. Své schránky by proto neměli kontrolovat neustále, ale v pravidelných intervalech.
- Pište stručné a jasné e-maily. V některých případech může být potřeba delší odpovědi na e-mail, pro naprostou většinu zpráv však stačí stručná reakce. Některé není třeba řešit vůbec. Naučte zaměstnance, jak psát stručně a jasně.
- Mějte pod kontrolou zálohy a archivování. Ujasněte si, co je třeba archivovat a co nikoli. Seznamte s tím i zaměstnance. Pak si zajistěte rychlý přístup k zálohám.
- Komunikujte o svých cílech a udržujte je realistické. E-mailů se nezbavíte. Pracujte ale se zaměstnanci tak, abyste mohli alespoň snížit objem a velikost jejich zpráv. Klíčem k tomu je uvědomit si, že i malé změny vám mohou přinést hodně času navíc.
-kk-