Mnoho z nás již zažilo ten pocit znechucení před schůzí, která byla předem zbytečná. O některých tématech se totiž dá mluvit donekonečna, ale i kdyby měli všichni dobré nápady, problém se vyřešit nepodaří. Porady mohou vést k efektivnímu řešení problémů, stejně tak však mohou být jen ztrátou času. Rozdíl je vždy v tom, jak probíhají. Úspěch porady konkrétně závisí na pěti základních prvcích – agendě, dohodnutém formátu, vedoucím řečníkovi, zapisovateli a systému odpovědnosti.
Agendu chystané schůze je vždy třeba připravit a zveřejnit předem, aby každý věděl, o čem se bude jednat. Přípravu agendy by měl zajistit hlavní řečník na základě podnětů potenciálních účastníků. U každé porady by také měl být stanoven přesný konec. Porada s otevřeným koncem totiž zpravidla pokračuje až do doby, kdy účastníci zůstávají vyčerpaní nebo nejsou přítomni ti, kteří by mohli o něčem skutečně rozhodovat.
Před zahájením je dále třeba dohodnout se na formátu porady. Znamená to rozhodnout, zda půjde o volnou diskusi, nebo postupné udělování slova jednotlivým účastníkům, kdo bude o čem rozhodovat a jaká podoba shody bude přijatelná. Celou poradu musí řídit hlavní řečník a zapisovatel by neměl opomenout zaznamenat nic, co bylo řečeno. Odpovědnost pak znamená specifické vymezení toho, co má být vykonáno do příslušného data.
-kk-