Předstoupíte před vedení, tabulku promítnete na plátno a začínáte vysvětlovat. A z nějakého důvodu vás nikdo neposlouchá – půlka lidí si vyřizuje emaily, někdo kouká z okna a zbytek znuděně kouká na vás a vaši tabulku. Obchodní ředitel je zřejmě jediný, kdo dává pozor – toho výsledky zajímají, jelikož podle nich dostane odměny. Když se vracíte do kanceláře, můžete si sice v duchu postěžovat, že téměř nikdo nedával pozor, ale v důsledku je pozornost publika vaše zodpovědnost. Co tedy můžete na příští prezentaci udělat jinak?
Kde se stala chyba?
Že jsou data základ a rozhodovat se bez nich nejde, to víme. Na co ale občas zapomínáme je, že množství vygenerovaných dat se exponenciálně zvětšuje – v roce 2022 bylo na internetu vygenerováno více dat než za všechny předchozí roky dohromady. V silách našich ani vašich posluchačů tedy není je všechny pojmout. Pokud budete chtít, aby na vašich prezentacích lidé dávali pozor, budete muset pro příště připravit prezentaci jinak. Jednou z možností, kterou můžete využít, je data storytelling. To není nic jiného než prezentování dat za pomocí příběhu.
Příběh je univerzálním nástrojem, kterým si lidé předávají informace již tisíce let. Je to způsob, jak si lidé pamatují a sdílejí informace. Indiáni z kmene Klamath měli příběhy, které odkazovaly na 7 700 let starou erupci sopky – tak dlouho dokázali za využití příběhu uchovat informace přesto, že až do šestnáctého století neznali písmo.
My máme možnost využít sílu příběhů při prezentacích. Umožní nám vytvořit emocionální spojení s naším publikem. Zaujme ho a pomůže mu pochopit naše sdělení. Pomáhá dávat data do kontextu, s jejich interpretací i pochopením.
A jak to udělat?
Začnete tím, že si sestavíte příběh. Jako každý jiný příběh se drží základní struktury.
-
Úvod: Zaujměte své publikum a nastavte scénu pro příběh.
-
Konflikt: Představte problém nebo výzvu, které budou v příběhu řešeny.
-
Vývoj: Popište, jaké kroky byly podniknuty k řešení problému.
-
Výsledek: Představte výsledek a jak to ovlivnilo situaci.
-
Závěr: Shrňte příběh a představte závěrečné myšlenky a výzvu k akci.
Do této struktury si i vy dosaďte informace, které chcete svému publiku předat.
V úvodu se může jednat o situaci na trhu, problém, který je u vás ve společnosti znám, příběh konkrétního pracovníka nebo vámi analyzovaný data set.
Poté si představte konflikt: Máte špatné výsledky? V týmu se necítíte docenění? Konkurence roste a vy ne?
Následujícím krokem je popsání vývoje, tedy toho, co už se stalo. Změnila se strategie, upravili jste směny, spustili jste marketingovou kampaň. Nebo se teprve dít bude – chcete zavést nový benefit, zvát klienty na oběd, změnit zaběhnutý postup.
Vývoj, který jste popsali, bude mít nějaký výsledek (ať už nastal, nastane nebo naopak nenastane). Můžete ho dát do kontrastu – když to uděláme, přijde změna, když ne, trend bude pokračovat – uvést ho na příkladu zákazníka, výsledcích společnosti nebo na dopadu na toho, kdo vás zrovna poslouchá. V závěru nezapomeňte zdůraznit to, s čím by měli posluchači odcházet.
Ale bez dat to nejde
Nyní máte hotovou strukturu celé prezentace. Chybí v ní poslední věc – a to jsou samotná data. Těch je sice hodně, ale díky tomu, že máte připravenou strukturu své prezentace, tak víte, které z nich chcete použít. A hlavně jak.
Všechna data, která do prezentace dáte, musí mít jasný cíl. Můžete o nich přemýšlet jako o nástroji v příběhu – můžou být postavou, se kterou se hrdina setká; dopisem, který přečte; nebo lesem, do kterého zabloudí. Chcete poukázat na trend, vypíchnout úspěšnost člena týmu nebo strategie, vysvětlit, proč je činnost neúspěšná. Velké tabulky, kde se dá najít množství dat, jsou skvělé pro datovou analýzu. V prezentaci ale chcete ukázat výsledky, na které jste přišli. Když by si měl každý udělat svou vlastní analýzu, tak vás k tomu nepotřebují.
Vizualizace dat
Poslední otázkou je, jakým způsobem chcete svá data představit. Vybrat vhodnou vizualizaci (neboli grafické zobrazení dat – cokoli od čísla po infografiku) tak, aby bylo na první pohled pochopitelné, co chcete říct, může být náročné. Variant, které můžete využít, je nepočítaně. Není na to jedna správná odpověď, ale minimálně byste měli zvážit několik faktorů:
-
Typ dat: Zvažte, jaká je povaha dat, která chcete prezentovat. Jednoduchá čísla se mohou nejlépe zobrazovat pomocí grafů, zatímco složitější souvislosti lze lépe zobrazit pomocí infografiky.
-
Cíl vizualizace: Zamyslete se nad tím, jaký je u těchto informací cíl. Chcete ukázat trend, vysvětlit souvislost nebo se pochlubit? V závislosti na cíli můžete vybrat různé typy vizualizace.
-
Cílová skupina: Zvažte, kdo je vaše cílová skupina. Pokud prezentujete technickým odborníkům, můžete použít složitější vizualizace a grafy. Pokud komunikujete s laickou veřejností, měli byste se zaměřit na jednodušší a srozumitelnější vizualizace.
Pár rad na závěr
Předtím, než začnete připravovat další prezentaci, zkuste si na data storytelling vzpomenout. Nejdříve si promyslete, jaký příběh vyprávíte a jaké myšlenky chcete předat. Dat je mnoho (a navíc jsou cenná), tak s nimi šetřete – u každé informace, kterou předáváte, byste měli být schopni odpovědět na otázky „proč mi to ukazujete a co si mám odnést?“. Ještě lépe, odpovědi na tyto otázky by měly být jasné na první (nebo alespoň druhý) pohled. A pro jistotu můžete vypnout v konferenční místnosti wi-fi, případně zkazit výhled z okna zatažením žaluzií.