Zatímco některé přešlapy, jako je připojení bez kamery nebo odchod bez rozloučení, se bohužel staly běžnou součástí online schůzek, jiné situace, které uvedli respondenti průzkumu společnosti Skanska, už hraničí s komedií. Lidé v průzkumu popsali například kolegu, který se připojil z vany, jiného, kterému během hovoru andulka útočila na myš, nebo účastníka, jenž zapomněl, že má zapnutou kameru, a přítomní tak viděli více, než by chtěli.
Online etiketa a technické dovednosti nejsou samozřejmostí
Online schůzky s sebou přinášejí i problémy související s chováním účastníků. Více než třetina lidí uvedla, že jejich kolegové se během hovoru věnovali jiným činnostem, zatímco necelých 28 % zažilo situaci, kdy účastník meetingu komunikoval s někým jiným. Poměrně časté jsou i situace, kdy si lidé zapomenou vypnout mikrofon nebo kameru a ostatní slyší či vidí něco, co mělo zůstat v soukromí.
Mezi časté nešvary patří již zmíněné připojení bez zapnuté kamery a pozdravu, s čímž se setkává 35 % respondentů. Necelá čtvrtina lidí uvedla, že se jejich kolegové bez upozornění odpojili, aniž by se rozloučili. Přitom zdvořilostní pravidla by měla platit i v online prostředí. „Online hovor zahajuje ten, kdo ho inicioval. Pozdravíme se, pokud se neznáme, představíme se, řekneme něco o důvodech, proč jsme jednání vyvolali, pak se zeptáme, zda je na druhé straně vše v pořádku a můžeme-li začít,“ připomíná expert na etiketu Ladislav Špaček.
Zásady slušného chování platí také v oblékání. „Jde o pracovní hovor, a navzdory tomu, že se neodehrává ve veřejném prostoru, respektujeme obecná pravidla pro obchodní jednání. Nepřípustné je domácí oblečení, jako jsou trička, župany či tepláky. Jsme oblečeni kompletně, i doma, nespoléháme na to, že v obraze nejsme vidět celí,“ upozorňuje Špaček.
Online schůzky mají i své technické limity. „Technologie neumožňuje přirozenou interakci – nelze mluvit současně, mimika se ztrácí, reakce jsou pomalejší. Mikrofon neumí zvládnout hovor obou účastníků najednou. Proto si neskáčeme do řeči (nejen proto, že je to nezdvořilé), abychom nepřehltili přenos zvuku. Musíme počkat, až protějšek domluví, a teprve pak můžeme začít se svou replikou,“ dodává Špaček.
Kanceláře zůstávají klíčovým prvkem efektivní spolupráce
Ačkoliv mnoho zaměstnanců oceňuje flexibilitu, kterou práce na dálku přináší, nedostatky online schůzek ukazují, že osobní setkání jsou v mnoha případech nenahraditelná. Podle odborníků přinášejí fyzická setkání lepší soustředění a efektivitu, rychlejší rozhodování a posilují týmové vztahy. Lidé se při nich více soustředí, vnímají neverbální signály a méně podléhají rušivým vlivům. Osobní kontakt zároveň podporuje důvěru mezi kolegy i obchodními partnery.
Důležité je také vhodné pracovní prostředí. Podle průzkumu pouze třetina respondentů uvádí, že jejich kancelář poskytuje dostatečně kvalitní podmínky pro online schůzky. V dnešní době jsou moderní open-space kanceláře, které nabízejí řadu výhod, ale mají i svá úskalí. Proto je důležité mít vhodné zasedací místnosti, které jsou na online schůzky přizpůsobené – jsou odhlučněné, poskytují projektory a externí mikrofony, vhodné osvětlení a částečnou nebo úplnou vizuální izolaci, aby v pozadí hovoru nebyly rušivé elementy. Pokud však firma nemá prostor pro velké množství takových místností, existují i jiná řešení jako tzv. telefonní budky.
Výsledky průzkumu společnosti Skanska jasně ukazují, že efektivní spolupráce se bez kvalitního pracovního prostředí neobejde. Firmy tak čelí nové výzvě – jak najít rovnováhu mezi flexibilitou práce na dálku a kvalitním kancelářským zázemím, které podporuje efektivní komunikaci.
Online pracovní hovory se staly běžnou součástí pracovního dne mnoha lidí, ale osobní kontakt je nenahraditelný. Proto mají osobní schůzky v pracovním světě stále své nezastupitelné místo. I k tomu jsou nezbytné kvalitní kancelářské prostory, které zajišťují nerušený a efektivní průběh těchto setkání. Lidé se při osobních schůzkách často chovají profesionálněji, jsou vnímavější a výsledky jednání bývají pro všechny strany přínosnější.
Průzkumu komerčního developmentu společnosti Skanska se účastnilo 1028 respondentů. Sběr dat byl realizován prostřednictvím aplikace Instant Research agentury Ipsos.