Vytížení lidé mají dvě možnosti. Mohou zvolit reaktivní přístup a řešit urgentní úkoly, nebo být proaktivní a soustředit se na to, co považují za důležité. Urgentními úkoly se rozumí například e-maily, které prosí o okamžitou odpověď, náhlé požadavky, které vypadají, že budou hotové za dvě minuty, ale ve skutečnosti vyžadují nejméně hodinu vašeho času, nebo zprávy, které máte sepsat do začátku blížící se porady. Většinou se jedná o krátkodobé úkoly, které dokáží rychle vyčerpat, i když si člověk díky nim připadá důležitý.
Důležité úkoly jsou naopak ty, které posouvají vás i vaši organizaci směrem k vytýčeným cílům. Nemusejí probouzet takovou vlnu adrenalinu jako urgentní úkoly. Jsou to úkoly dlouhodobé, které mohou působit nudně a zdlouhavě. Měli byste si však uvědomit, že upřednostňování urgentních úkolů znemožňuje soustředění na tyto podstatnější úkoly.
- Každý den si určete důležitý úkol, který máte splnit. Sepište si je a umístěte na viditelné místo. Ve volnější chvíli se místo prohlížení e-mailu raději podívejte právě na tento seznam a pracujte na některé z položek.
- Vypněte e-mailového klienta. Vypněte Outlook, upozorňování na nové zprávy na svých mobilních zařízeních a udělejte vše pro to, abyste se vyhnuli neustálému rušení ze strany elektronické pošty. Rozhodnete-li se pracovat na důležitém úkolu, vyčleňte si alespoň hodinu nerušeného času. Jestliže vás ze soustředění vytrhává internet, odpojte svůj počítač od připojení.
- Každý týden si vyčleňte 20 minut na poradu sami se sebou. Zapište si to do kalendáře a dodržujte to se stejným respektem jako porady s nadřízenými. Zajistěte si místo, kde budete sami. Pak se věnujte plánování a aktualizaci svých úkolů.
-kk-