Pojem „kata“ pochází z japonštiny a znamená nácvik boje s imaginárním soupeřem prostřednictví předem definovaných pohybů různé délky a fázování. Příkladem praktického využití Kata koučinku je výuka psaní nebo jízdy na kole.
Jedná se o jakousi strukturovanou rutinu, díky které se v nás postupně vytvoří soft skills, které si uchováme po zbytek života. Jednotlivé rutinní činnosti pomáhá rozvíjet kouč – vzor dohlížející na jejich správné provedení. Mezi nejdůležitější prvky Kata koučinku je jeho denní procvičování, z něhož se v konečné podobě stane návyk.
Každá společnost dosahuje výsledků především prostřednictvím svých lidí. Základem jsou tedy vzájemné dobré vztahy a efektivně nastavené procesy.
Základy dobrých vztahů – čtyři principy
- Dejte zpětnou vazbu pravidelně.
- Dejte uznání / ocenění.
- Říkejte o změnách dříve, než nastanou.
- Využijte všech schopností.
Kata jako stavebnice
Většina společností se dnes potýká s problémem, kdy mají stovky zlepšovacích návrhů, a přesto procesy nedosahují očekávaných parametrů. Všichni neustále hledají způsob, kterým by „SE“ vyřešily problémy a udržela stabilita procesů.
KATA ukazuje na fakt, že řešením je pouze systémový a pravidelný přístup k lidem, rozvoj vedoucích v jejich primární – tedy vedoucí roli. Žádná změna a zlepšení nebude dlouhodobě udržitelná, dokud se nestane rutinou, dokud nezevšední. K dosažení rutiny je nutné pravidelné opakování a vyžadování.
KATA pracuje jednoduchým způsobem se základními nástroji managementu: nastavení očekávání (řízení výkonu), podrobná analýza výchozího stavu (VSM, mapa procesů, TWI Job Methods), systémové zlepšování a PDCA, drobné experimenty, pravidelná a cílená komunikace s podřízenými (gemba a koučink). Všechny tyto známé a mnohdy odděleně používané nástroje skládá v jeden do sebe logicky zapadající systém.
Naprosto geniálním způsobem tak docílí toho, že každý zaměstnanec zná vize společnosti, aktuální cíle a výsledky. Díky přesně definovaným rolím - 1. kouč, 2. kouč a koučovaný – je do procesu zapojeno více řídících úrovní.
Cílem celého procesu je odbourat zahlcení středního managementu problémy, ale zároveň udržet jeho informovanost o dění na nižších úrovních, dále naučit vedoucí experimentovat a systémově zlepšovat procesy a zároveň tak zvýšit iniciativu lidí.
Manažer koučem
Mike Rother, autor světového bestselleru Toyota KATA, říká: „Myšlení KATA není složité, je to jen zvyk. Jednoduché praktické rutiny KATA Improvement učí prakticky vědecký vzorec, který mění zaběhlý systém naší mysli.
Praktikování rutin KATA Improvement zlepšuje a mobilizuje kreativní schopnosti a dovednost zvládnout náročné cíle jednotlivci i celými týmy,“ a dodává: „Jako ve sportu nebo hudbě, cvičení probíhá pod pravidelným pozorováním a zpětnou vazbou zkušeného kouče, který upozorní na „staré“ chování a pomáhá žákovi nacvičit požadované nové vzorce chování.
Bez koučování ztrácíme směr a nenacvičujeme správný vzorec nebo nacvičujeme neefektivně. Bez koučování se změna v našem myšlení – v budování nových propojení v našem mozku – těžko objeví.“
Zatímco žák je zodpovědný za práci samotnou, učitel - kouč za celkové výsledky. Jeho úkolem je žáka rozvíjet, motivovat a provést celým koučovacím procesem tak, aby byla dodržena všechna jeho pravidla. Při práci v teamech je koučem a priori jeho vlastní vedoucí. Koučovací cykly probíhají denně za použití pěti otázek Kata koučinku:
- Co je cílový stav?
- Jaký je aktuální stav?
- Jaké překážky vám, podle vašeho názoru, brání dosáhnout cílového stavu?
- Jaký je další krok?
- Kdy tedy budeme moci jít a podívat se, co jsme se z tohoto kroku naučili?
Silné a slabé stránky KATA koučinku
Hlavním přínosem je systematika řešení problémů, především pak zamezení fluktuace klíčových lidí. Někteří jedinci se shodují, že jim metodika pomohla ovládat své emoce, zvýšila schopnost empatie a jejich rozhodování je opatrnější, ne tak unáhlené jako dříve. V oblasti výroby pomáhá KATA skloubit problémy technické s interpersonálními.
Zvyšuje angažovanost a soustředěnost operátorů, jejichž práce je mnohdy velmi rutinní. Slabými stránkami je naopak časová náročnost (rozebrání problému a získání všech dostupných faktů). Někdy je také problémem schopnost jasně definovat cíl, jenž se v průběhu shromažďování faktů může rapidně změnit.
Ve srovnání s tím, kolik času ve výsledku KATA koučink uspoří a jaké výsledky přinese nejen koučované osobě, ale celému týmu a zejména pak výrobě, jsou tyto slabé stránky pouhou kapkou v moři.