Každý zaměstnavatel musí plánovat a evidovat práci zaměstnanců, zpracovávat mzdovou agendu a vést povinnou personální agendu – zejména pracovní smlouvy, zákonná pojištění, zdravotní prohlídky, povinná školení, pracovní pomůcky a řadu dalších činností. Smlouvy psané ve Wordu, docházková kniha někde na recepci a mzdová účetní, která dostává papírové podklady – to je stav, který dnes nelze akceptovat, a to ani u menších firem. Dobrou zprávou je, že existuje moderní a prověřený HR systém OKbase, vyvinutý přední českou softwarovou společností OKsystem.
OKbase - systém „vše v jednom“
Jasným požadavkem zákazníků je propojený systém typu „vše v jednom“. Uživatelé jsou frustrováni z nepropojenosti specializovaných systémů různých dodavatelů i z nákladů na pořízení a údržbu některého z komplexních podnikových systémů. OKbase spojuje vše do jednoho systému se společnou databází. Personalistika poskytuje aktuální údaje o zaměstnancích, o začátku a konci pracovně právních vztahů, o úvazku a dovolené, o přeřazení na jinou pozici nebo lokalitu, případně změnu nadřízenosti. Docházka umožňuje plánování směn, pohotovostí, přesčasů a nepřítomnosti zaměstnanců, evidenci pracovní doby a nepřítomnosti, sledování nákladů a náhrad v členění na účetní jednotky. Mzdový systém využívá docházkové údaje pro výpočet složek mzdy a náhrad a zveřejňuje elektronické výplatní lístky. S OKbase není třeba implementovat nejrůznější rozhraní a můstky pro transformaci a přenos dat mezi systémy, ani řešit velmi komplikované změny závislých údajů při opravách v minulosti.
Webové prostředí
OKbase nabízí mnoho dříve nedostupných funkcí. Webové prostředí poskytuje samoobslužné funkce, prostřednictvím kterých mohou zaměstnanci zjišťovat aktuální plán směn, přesčasů a pohotovostí, kalendář dovolených, mohou plánovat, zadávat, nebo upravovat záznamy docházky a zjišťovat aktuální povinnosti – zdravotní prohlídky, vzdělávací akce. Uživatelé mohou využívat všech výhod spojených s vlastnostmi internetu – nejsou limitování časem, místem ani počítačem, na který se neinstaluje žádný software.
Mobilní aplikace umožňují workflow
Velmi oceňovaný je mobilní přístup k OKbase prostřednictvím smartphone. Kombinace mobilního a desktop klienta aplikace poskytuje nové možnosti pro široké použití workflow mechanismů pro vytváření návrhů, požadavků, schvalování a rozhodování, které vyžadují rychlou reakci účastníků. Obzvlášť ve společnostech, jejich zaměstnanci pracují v terénu, na stavbách, nebo často jezdí na služební cesty či pracují z domova, jsou tyto funkce téměř nepostradatelné. Z mobilního přístupu profitují nejen samotní uživatelé, ale také jejich nadřízení, kteří přes nastavený workflow proces dokáží schvalovat, nebo se vyjadřovat k plánům směn, pracovních cest, přesčasů, dovolených a dalších nepřítomností.
OKbase – systém „pro všechny“
OKbase není určen pouze pro pracovníky personálních útvarů, ale skutečně pro všechny zaměstnance společnosti. Modulární architektura umožňuje okamžitě rozšířit funkce systému o některý z volitelných modulů pro stravování zaměstnanců, správu čipových karet, klíčů a certifikátů, správu dokumentů a další funkce podle požadavků uživatelů. OKbase používají významné komerční společnosti i organizace státní správy.
Tento článek byl připraven ve spolupráci s firmou:
OKsystem s.r.o.
Adresa
Na Pankráci 125, 140 21 Praha 4Kontakty