Důležitou součástí poradenství poskytovaného zaměstnancům je správná dokumentace. Manažeři by měli dokumentovat výkonnost těchto zaměstnanců a jejich chování, včetně případných porušení pravidel nebo (ústních i písemných) varování. Smyslem dokumentování těchto skutečností je to, aby se na ně nezapomnělo. Manažeři pak mohou využít dokumentaci jako podklady ke svému budoucímu jednání.
Při pořizování dokumentace v rámci personálního poradenství se nejvíce chybuje tehdy, když manažeři vůbec dokumentaci nevedou. Stejnou chybou je však vést nedostatečné záznamy. Měli byste využívat standardizované formuláře a postupy dokumentování. Důležité je také usilovat o objektivitu záznamů a vyvarovat se slov, která by mohla působit diskriminačně nebo ponižovat. Buďte profesionální.
Článek shrnuje základní rady, jak správně vést dokumentaci o poradenství pro zaměstnance.
1. Nejprve zjistěte, zda máte k dispozici již zavedený postup dokumentování. Máte šablony nebo standardizované formuláře?
2. Při dokumentování buďte objektivní, zaznamenávejte fakta a pozorování, nikoli osobní soudy.
3. Buďte konzistentní při poskytování poradenství, komunikaci se zaměstnanci i pořizování dokumentace.
4. Dojde-li k porušení určitých firemních pravidel, zaznamenejte do dokumentace znění těchto pravidel. Součástí poradenství je totiž především rozvoj a vzdělávání zaměstnanců, nejen upozorňování na chyby.
5. Zaznamenávejte předešlá varování, která proběhla v ústní i písemné formě.
6. Vyplňujte všechny součásti formuláře se záznamy o poradenství.
7. Formuláře podepisujte a uvádějte datum.
8. Formuláře poskytněte zaměstnancům k nahlédnutí. Pak znovu doplňte podpis a datum.
9. Pokud zaměstnanec odmítne formulář podepsat, zdokumentujte to.
-kk-