Více někdy nutně neznamená lépe
Když přemýšlíme nad tím, jak v práci docílit většího výkonu, lepších výsledků či vyšších čísel, často se jako první myšlenka nabízí – prostě přidat. Na čase stráveném v práci nebo na energii, kterou činnosti věnujeme. Zatnout zuby a „makat“. A je zcela jistě přirozené, že když ze sebe vydáme ještě o kus víc, na výsledcích se to v nějaké míře asi také projeví (pokud nám to tedy nezkomplikují jiné nepředvídatelné faktory). Otázkou však je, jak dlouho jsme schopni v takovém tempu fungovat. Respektive fungovat a současně být v práci spokojení, bez dlouhodobého stresu a náběhu na syndrom vyhoření a taky mít kromě práce čas třeba i na jiné aktivity.
A tak se na cestě za lepšími pracovními výsledky možná nabízí jiná cesta. Na první pohled nevypadá až tak akčně, rozhodně je však revoluční – zaměřte se na tzv. pracovní cyklus.
Co je to pracovní cyklus a proč ho mapovat
Pracovní cyklus sestává z několika dílčích fází, kterými v ideálním případě prochází každý člověk při řešení svých pracovních úkolů. Přesný počet těchto fází se v teoretických přístupech může trochu lišit, avšak princip zůstává stejný. Když stojíme úplně na začátku nového úkolu, měli bychom se zaměřovat na odlišné věci, než když máme projekt téměř hotový a chybí už jen detaily. Postupně bychom však měli projít všemi fázemi pracovního cyklu.
Možná to zní úplně banálně a automaticky. V realitě se však opakovaně ukazuje, že některé fáze máme tendenci úplně přeskočit. Jiné jsou pro nás naopak tak moc důležité, že jim věnujeme ještě více času, než by bylo možná potřeba. V důsledku se pak stává, že mnohdy nebýváme tak efektivní, jak bychom mohli být. A to přitom „jedeme na plný plyn“.
Mapováním pracovního cyklu tak můžeme velmi snadno identifikovat, čeho se buď jako jedinci, nebo dokonce jako celý tým můžeme vyvarovat, kde ubrat a kde možná přidat. Pokud pro mapování navíc použijeme standardizovanou metodu, můžeme získat objektivní náhled na to, jak si stojíme oproti celkové populaci. To pak může být užitečné i pro vlastní sebereflexi – mnohdy si totiž ani sami neuvědomujeme, že máme tendenci být např. puntičkáři, ale vnímáme to jako běžnou normu.
Zdroj: ukázka grafu z výstupní zprávy dotazníku Pracovní cyklus od TCC online
Jakou formou pracovní cyklus mapovat?
K mapování pracovního cyklu můžete využít několik cest: v první řadě se nabízí rozhovor, ať už v rámci výběrového řízení, nebo v rámci standardních „one-to-one“ setkání, kde zejména skrze behaviorálně formulované otázky můžeme dílčí fáze prozkoumávat. Ve druhé řadě se pak nabízí psychodiagnostika. Využít můžete např. stejnojmennou metodu Pracovní cyklus od TCC online. Metoda se zaměřuje na čtyři hlavní fáze pracovního procesu:
1. Práce se zadáním
V této fázi bychom se primárně měli soustředit na zadání. Máme v něm jasno? Víme od svého nadřízeného všechny klíčové informace? Známe jeho očekávání? Jsou nám jasná kritéria úspěchu? Pokud ve většině otázek tápeme, pravděpodobně máme tendenci tuto část podceňovat. A co může být víc frustrující, než když po několika hodinách usilovné práce zjistíme, že jsme vlastně celou dobu pracovali zbytečně na trochu něčem jiném?
2. Plánování a příprava
Jakmile víme, co se od nás čeká, je na řadě důkladné zmapování zdrojů, rizik a možností. V této fázi bychom například měli alespoň rámcově stanovit dílčí kroky a milníky, promyslet časové kapacity, v případě potřeby například rezervovat prostory a zajistit potřebné materiály. Tím pak minimalizujeme slepé uličky, do kterých bychom se bez plánování snadno mohli dostat, a v důsledku čeho bychom byli chaotičtí, nesystematičtí a ztratili bychom ještě více času.
3. Realizace
Akce. V této fázi je to již čistě o realizaci. Zadání je jasné, postup je naplánovaný, vše je připraveno. Při realizaci tak už konečně můžeme vidět jasný výsledek a mít řešení před sebou.
4. Kontrola a vyhodnocení
Závěrem našich úkolů či projektů by vždy (nebo alespoň většinou) měla být kontrola a vyhodnocení. Poté, co máme „hotovo“, je totiž mnohdy potřeba zhodnotit, jak to „hotovo“ vypadá. Bylo naplněno vytyčené zadání? Došlo v průběhu k nějakým nedostatkům? Je něco, co si pro sebe nebo pro svůj tým mohu z této zkušenosti odnést? Co mohu příště udělat jinak? A co se mi osvědčilo? Zejména díky těmto otázkám můžeme rozvíjet naši sebereflexi a zvyšovat šanci, že se příště budeme držet toho, co nám fungovalo.
Vyzkoušejte si dotazník Pracovní cyklus zdarma a zjistěte, co je pro Vás z hlediska pracovního cyklu typické. Výstupy, vč. rozvojových doporučení získáte ihned po vyplnění.
Týmové výstupy
Optimálně by měl člověk projít všemi fázemi pracovního cyklu. Existují ale samozřejmě případy, kdy jsou dílčí fáze „rozděleny“ mezi více lidí v rámci jednoho týmu. U takových lidí pak bude přirozeně některá fáze zastoupena výrazně více než jiné. Pak ale dává smysl podívat se na pracovní cyklus nejen z pohledu jedinců, ale právě z pohledu celého týmu – a zmapovat díky týmovému výstupu, zda právě jako tým nemáme nějaké „slepé místo“.
Chcete dotazník Pracovní cyklus pravidelně využívat ve své manažerské či personální praxi a nevíte jak na to? Kontaktujte nás na info@tcconline.cz. Rádi s Vámi probereme konkrétní situace a potřeby.