Na toto vyjádření mohu navázat obdobnou otázkou. Když už ty zaměstnance mám, proč je nechávat vykonávat mnohé neefektivní úkony? Proč jim nezorganizovat vhodné zázemí pro výkon jejich práce? A jako extra bonus, proč si nezajistit kvalitní a efektivní správu majetku, která se projeví i v kvalitě pracovišť?
Jsou méně významné činnosti nedůležité?
Existuje jedno pravidlo, které praxe dnes a denně potvrzuje. Poměr 20:80 (tzv. Paretovo pravidlo) říká, že 20 % konkrétně vybrané aktivity přinese 80 % efektivity, tzn. pokud se budu věnovat těmto 20% aktivitám, pak jsem vyřešil 80 % problémů. Proto se manažeři soustředí na výrobu a obchod ve svých společnostech, investují do této aktivity převážnou část svého úsilí a předpokládají 80% přínos. Takto jim to doporučují jejich finanční controllingy a dokazují to v konkrétních ekonomických výsledcích.
Jak již klasik řekl „čert je ukryt v detailu“. Mezi 80 % nevýznamných aktivit jsou ukryty náklady a investice do správy majetků a do zajištění podpůrných služeb pro tyto majetky, chod organizace a podporu zaměstnanců. Právě tuto oblast zajišťují tzv. facility management služby nebo též podpůrné služby v organizaci. A proto zopakuji úvodní titulek „Proč zavádět systém řízení facility managementu do vaší organizace, když se jedná o tak nevýznamné procesy?“
Co je předmětem facility management služeb?
V první části příspěvku představím „co“ je předmětem facility managementu. Předpokládám, že většina čtenářů bude přesvědčena, že vše, co zde bude vyjmenováno, u nich perfektně funguje a je zajištěno. Samozřejmě většina těchto služeb je zajišťována, ale podstatné je „jak efektivně a v jaké kvalitě“. Přesně to rozvedu v druhé části příspěvku.
Začnu oblastí udržitelnosti vašeho majetku, nebo majetku, který sice není váš, ale vy v něm vykonáváte své podnikatelské aktivity a potřebujete, aby vám dobře a dlouho sloužil. Dlouhodobá zkušenost ukazuje, že právě v této oblasti se v době krizí a neúspěchu hledají první úspory, jejichž dopad není v první fázi vidět. Projeví se až ve zvýšených investičních nákladech na opravy způsobené dlouhodobým zanedbáváním údržby. Zde je potřeba velice přesně analyzovat, co je nezbytné zajišťovat i v době největší krize, a tuto údržbu nezastavovat (vypadá to, že je to samozřejmost, ale praxe je jiná).
Současně je potřeba vnímat majetek též jako pracovní prostory, kde se realizuje přidaná hodnota vaší organizace. V těchto prostorách pracují vaši zaměstnanci (zatím pomineme robotizaci) a ti odvádějí výkony přímo úměrně kvalitě pracovišť, ve kterých pracují. Jednou z oblastí facility managementu je proto optimalizace pracovního prostředí, která může snížit náklady (vyvážením velikosti podlahové plochy firemních prostor skutečné potřebě organizace) a současně zvýšit výkony zaměstnanců vytvořením zdravějšího a příjemnějšího interního prostředí (viz Well-being aktivity).
Dnes velice protežovanou oblastí, a to naprosto oprávněně, je úspora energií. Jedná se o významnou součástí systému řízení facility managementu. Vznikla dokonce hnutí zaměřená výhradně na tuto oblast – jde například o Green Building. Každý facility manažer hledá úspory předně v této oblasti, protože zde je možné šetřit rychle a účinně, pokud to již někdo neprovedl dříve.
Nyní je velice aktuální tzv. Green Deal (tzv. Zelená dohoda pro Evropu). Ta začíná výše uvedeným udržitelným nakládáním s energiemi, ale její předmět je podstatně širší a převážně spadá do systému řízení facility managementu. Jedná se předně o nakládání s odpady, třídění odpadů a recyklaci obalového materiálu. Patří sem též používání udržitelných materiálů v budovách při denních operacích jednotlivých pracovníků, ale i při volnočasových aktivitách, protože i zde je potřeba řídit chod zajištění podpory (v kulturních zařízeních, sportovištích, stravovacích provozech, dopravě atd.). To vše je též předmětem řízení facility managementu.
Služby pro zaměstnance a organizaci
Vraťme se však zpět k podpoře zaměstnanců. Jednou z priorit každého člověka je bezpečnost. Je to i jedna z priorit facility managementu. Nejedná se zde přitom pouze o ostrahu. Velmi významným úkolem facility managementu je i oblast bezpečnosti práce, zajištění ochranných pracovních pomůcek, zajištění pracoviště v souladu s požárními předpisy a i dříve zmiňované zajištění udržitelného životního prostředí (tzv. BOZP, PO a OŽP). V těchto oblastech organizace mnoho úspor nenaleznou, spíše naopak, ale mohou se vyvarovat zranění, obětí na životech, vysokých pokut a někdy i právních postihů vedoucích pracovníků, které nebývají zrovna nízké.
Většinu výše uvedených služeb, které si mnozí zařazují do kolonky „správa majetku a s ní souvisejících služeb“, lze podporu zaměstnanců a organizace rozšířit i o paletu mnoha dalších podpor jednotlivců i celé organizace. Patří sem zajištění stravování (catering), chod recepcí (někdy označovaný jako concierge), zajištění překladů, administrativní podpory (sekretářské služby) či organizaci akcí typu meeting, výjezdní zasedání, firemní team-building, školení atd.). Do této oblasti spadá i organizace a řízení využití zasedacích prostor společnosti včetně cateringu.
V nejvyspělejších zemích zajišťuje facility management i evidenci a provoz osobních ICT prostředků (mobilů, PC, notebooků, tiskáren, scannerů) a s tím souvisejících programů (interní pošta, správa dokumentů atd.), samozřejmě v úzké spolupráci s firemními ICT úseky. Obávám se, že k této metě máme v ČR ještě velice daleko.
Poslední významnou oblastí facility management služeb je zajištění interní logistiky organizace. Do ní spadá doprava (autopark, přeprava osob a materiálu), zajištění služebních cest a vše co s nimi souvisí, správa a archivace dokumentů (interní pošta, tiskové a kopírovací služby, archivace) včetně zajištění aktuálnosti dokumentů (systém originálů a kopií).
Jak tyto služby nejlépe zajisti?
Na začátku příspěvku jsem slíbil přiblížit problematiku „jak“ tyto služby zajišťovat lépe a efektivněji. Dovolím si tvrdit, že to mám ověřeno na projektech, které byly v počátcích „odstřelovány“ mnoha pracovníky, kteří do té doby tyto služby zajišťovali a kteří se obávali, že změna pro ně nebude přínosem. Někteří měli pravdu, protože nový systém prokázal jejich nedostatky a museli odejít. Mnozí ale později pochopili, že jednotná forma řízení je i pro ně výhodná a že jim vlastně pomáhá.
V čem je tedy změna? Představím to na konkrétním projektu, který jsme jako poradci zajišťovali. Jedná se o nadnárodní průmyslový podnik, který má v ČR 10 výrobních areálů se stovkami nemovitostí. Ve chvíli, kdy jsme do projektu vstoupili, měla společnost uzavřeno přes 140 různých smluv s přibližně 100 dodavateli různých služeb. Nemusím zdůrazňovat, že každá smlouva měla jinou formu, obsah a řazení.
V převážné části smluv nebyl řešen systém sledování kvality a postih za její nedodržení. Nejen hlavní facility manažer, ale často ani místní areáloví manažeři vlastně neměli přehled o tom, co která smlouva přesně obsahuje, a tak se uchýlili k nejběžnější formě řízení. Tou je „hašení“ toho, co už je viditelné, nebo co už přímo „hoří“. Prevence a předcházení nehod, které jsou základní složkou řízení podpůrných služeb, v podstatě chyběly. Ve společnosti chyběla standardizace a integrace, tj. jednotný jazyk, terminologie a chápání potřeb a dále jednotná forma řízení.
Po ukončení projektu byl vybrán jeden facility management poskytovatel (dodavatel), který zajišťuje vybranou skupinu podpůrných služeb (jedna smlouva pro všechny areály), s jednotnou stavbou cen a jednotným systémem sledování kvality odvedených služeb s nastavenými, a hlavně aplikovatelnými postihy za jejich nedodržování.
Jak zabezpečit úspěšnost změny?
V uvedeném příkladu jsem popsal hlavní změnu, prostřednictvím které může nový systém řízení facility managementu snížit náklady a zvýšit výkon, a tudíž profitabilitu organizace. Vedení společnosti si předně musí uvědomit, že tuto změnu potřebuje. Pro realizaci je nezbytně nutné získat kvalitního a zkušeného facility manažera1, který má potřebné kompetence (o nich budu hovořit v některém dalším příspěvku). Ve vyspělých zemích tento interní facility manažer navazuje (alespoň pro úvodní fázi) spolupráci se specializovaným facility management poradcem. Na základě vstupní analýzy vypracuje studii proveditelnosti, ve které popíše přínosy a rizika integrace řízení podpůrných služeb a připraví tendrové materiály, které již musí obsahovat návrh facility management smlouvy včetně systému sledování kvality a formy jejího vymáhání (pokuty/bonusy).
Pro implementaci nového systému řízení facility managementu je potřeba uvolnit dočasně kapacity (personální, finanční i časové), které se však velice brzo vrátí (v popisovaném projektu to bylo v průběhu prvního roku implementace). Integrovaný systém má pozitivní dopad nejen na správu majetku, jeho funkčnost a životnost, ale díky sjednocení systému řízení služeb se mnohem jednodušeji zapojují další potřebné podpůrné služby, které se zavádějí pomocí již nastaveného a „vyladěného“ klíče.
Rekapitulace
Již v úvodních větách je otázka „proč?“. Dovoluji si to proto v pár bodech zrekapitulovat:
-
Majetek je významným aktivem organizace, a proto by jeho správa měla být efektivní a účinná.
-
Zaměstnanci jsou druhým významným aktivem organizace, a proto bychom neměli zapomínat na jejich potřeby – zajistit jim kvalitní pracovní prostředí a podpůrné služby, které zefektivní jejich výkon.
-
Je povinností vedení společnosti zajistit bezpečná pracoviště a bezpečí pracovníků při výkonu práce.
-
Sjednocení řízení facility managementu přináší úspory a zvyšuje efektivitu zajištění služeb a správy.
-
Integrace systému řízení facility managementu přináší přehlednost, předvídavost, a hlavně kontrolu nad jednotlivými procesy, které jinak bývají v „šedé“ zóně controllingu.
-
V neposlední řadě kvalitní řízení a zajištění facility management služeb slouží nejen organizaci, ale i každému zaměstnanci a vytváří mu vyšší komfort a pohodu pro jeho práci.
Obor služeb (kam patří i facility management) je nyní nejdynamičtěji se rozvíjející oblastí hospodářství. Mnohá léta byl opomíjen, a tak je nyní na každé organizaci, jak se k této oblasti postaví a kdy si uvědomí, že podpora je nedílnou součástí doprovázející hlavní procesy podnikání.
1 Ing. Ondřej Štrup je předním českým odborníkem v oblasti facility managementu a majitelem vzdělávací a poradenské společnosti FM Institute, s.r.o.. FM Institute je organizátorem Rekvalifikačního kurzu facility manažera, který je v českém prostředí svým obsahem unikátní.