Pokud sami asistentku či asistenta nemáte, možná se nad touto definicí ani nepozastavíte. Jestliže však máte s touto rolí osobní zkušenosti, pak se pravděpodobně minimálně pousmějete…
Šikovná, schopná a efektivní asistentka rozhodně není jen „tou holkou přes administrativu, která vaří dobré kafe a usmívá se na požádání“. Je především pravou rukou šéfa nebo týmu, s nímž spolupracuje. A právě o tom, co její role v dnešní době obnáší a jaké dovednosti by měla ovládat, je dvoudenní kurz Efektivní asistentka manažera pořádaný vzdělávací společností ICT Pro, jehož další běh se uskutečnil 9.-10. května 2018 v Praze.
Kurzem provází zkušený lektor Milan Tomeš, který má bohaté zkušenosti především z manažerské praxe v oblasti projektového řízení. Z role šéfa tak vnímá nesporné a konkrétní přínosy, které efektivní asistentka může při pracovním vytížení manažera nabídnout. Společně s ním se květnového termínu kurzu taktéž v lektorském kabátě zúčastnila Lucia Ehrenholdová, která je profesionální asistentkou s mnohaletou praxí a v současné době působí jako výkonná asistentka ve společnosti Deloitte.
Za naši redakci jsem přijala pozvánku úvodní den kurzu navštívit a připravit pro vás krátkou reportáž z dění.
Asistentka je pravou rukou šéfa
Hned po počátečním seznámení jsme se společně zaměřili na stávající klíčové výzvy a otázky, s nimiž se každá z účastnic ve své vlastní praxi běžně setkává:
- řešení emailové pošty jménem nadřízeného,
- vedení kalendáře manažera,
- často urgentní řešení ad hoc úkolů,
- zařizování služebních cest,
- komunikace s dodavateli,
- příprava a rozesílka informačních mailingů směrem do firmy,
- organizace různých eventů,
- hlídání pracovních ale i osobních důležitých termínů (výročí, narozeniny, akce…),
- nebo dokonce technická opora v případě drobných selhání či v práci se softwarem.
Výše uvedené aktivity jsou jen dílčí součástí výčtu klíčových činností, kterými se dnešní asistentky ve své pozici skutečně musí zabý. Zarazila mne však jedna věc. Kopírování? Tisk? Objednávání a evidence kancelářských potřeb? Kde jsou tyto činnosti, které uvádí úvodní citace? Jak se v diskuzi ukázalo, účastnice z řad asistentek se s nimi ve své práci samozřejmě setkávají, jde však spíše o podružné aktivity, které doplňují jejich reálnou a dle mého názoru i důležitější činnost a roli ve firmě.
„Asistentka je dnes bohužel jedním z nejpodceňovanějších povolání. Lidé ve firmě většinou zjistí, jaká je její role, až když v práci chybí,“ uvedla Lucia Ehrenholdová.
Ve skutečnosti efektivní asistentka musí v době informačního přetlaku mnohdy umět propojovat více dimenzí naráz. Kromě organizačních dovedností, schopnosti práce s časem i stresem se často dokonce stává určitým barometrem nálady svého šéfa, šiřitelem jeho vize i vize firmy a firemní kultury směrem k ostatním kolegům a týmům, jak na kurzu zaznělo. Její role je tedy skutečně klíčová.
„Co přináší šéfovi i firmě největší prosperitu? Když se může věnovat klientům. A co ho naopak nejvíce zatěžuje? Když musí řešit administrativu, trávit čas na cestách nebo řešit agendu svých podřízených. A právě asistentka je tu od toho, aby mu odlehčila od všeho, co prosperitu nepřináší.“ doplnil diskuzi zkušený lektor.
V průběhu dalších cvičení se dále ukázalo, že konkrétní činnosti a požadavky se liší i od typu asistentské pozice, kterou daná osoba zastává. Může se jednat o výkonnou, týmovou, administrativní, osobní, virtuální asistentku, office manažerku nebo třeba recepční, jejíž pozice sem také patří. Společně jsme si ukázali, jaké jsou klíčové kompetence pro jednotlivé uvedené pozice, komu zodpovídají nebo jaký může být jejich kariérní postup.
Ze cvičení jsem si odnesla poznatek, že každá z uvedených pozic už v dnešní době v běžné praxi vyžaduje znalost minimálně anglického jazyka. Zároveň mnoho asistentek, které na této pozici často začínají, v mnoha případech následně přecházejí do oddělení marketingu. Zde se například podílejí na vlastní přípravě různých eventů a akcí, neboť s tím již často mají určité zkušenosti, jsou organizačně zdatné a hlavně mají kontakty na dodavatele.
Jedno z dalších témat úvodního dne, které jsem ocenila z hlediska jeho praktičnosti, je komunikace a vyjasnění si vzájemné pracovního vztahu se šéfem. Milan s Lucií si na nás připravili hned několik nácviků, které by měly v praxi asistentkám pomoci chápat jejich pozici v kontextu role svého nadřízeného, a to i s ohledem na vizi firmy. Cílem je především získat jasný přehled o tom, proč a jak je potřeba úkoly vykonávat.
Na tomto tématu mne zaujalo, jak moc důležité jsou pro dobře nastavený vztah a vzájemnou důvěru mezi šéfem a asistentkou drobné detaily, jako může být třeba čerstvé ovoce připravené na stole, než přijde šéf do práce, nebo třeba příležitostná debata nad společnými koníčky a zájmy. Často právě tyto detaily, dle sdílených zkušeností účastnic, hrají naprosto klíčovou roli, aby spolupráce fungovala.
„Je důležité udělat pro šéfa vše a přitom být vzácností,“ doplnila Lucia Ehrenholdová osvědčený tip ze své praxe.
Lucia navíc účastnice vybídla, aby se zaměřily na to, co jejich nadřízeného, respektive kolegy v týmu, působí-li na pozici týmové asistentky, baví a zajímá i nad rámec pracovní činnosti. Doporučila soustředit se i na jejich běžné rituály a v těch je příležitostně podpořit.
„Nedělejte tyto drobnosti však příliš často, aby se nestaly běžným standardem, který později oni sami nebo noví kolegové nedokáží ocenit,“ doporučila Lucia.
Z kurzu Efektivní asistentka manažera od ICT Pro už nebudu prozrazovat o mnoho více. Snad jen to, že mezi další témata, na něž se pomocí praktických cvičení a nácviku rolí zaměřuje, patří dále efektivní komunikace, ať už osobní, telefonická či emailová, time management, prioritizace a organizace času, ale například i image, styl a prostředí, které by asistentka měla svým projevem reprezentovat.
Osobně mě na kurzu zaujala především komplexnost pohledu na práci asistentky z její vlastní pozice, ale i z pozice nadřízeného manažera a jeho potřeb a společné ladění vzájemného vztahu. Dojem mi navíc umocnil lektorský tandem, které tento dvojí pohled synchronně doplňoval o vlastní postřehy a doporučení ze své praxe. Troufám si také říct, že by řada informací, podnětů a cvičení, které kurz nabízí, mohla být užitečná i pro samotné manažery, kteří k sobě potřebují schopného člověka, na něhož se mohou spolehnout, ale zároveň se spolu musí naučit efektivně komunikovat a dosáhnout vzájemného porozumění.
Zjistěte si více informací o kurzu Efektivní asistentka od ICT Pro:
