JB: Kateřina je konzultantkou a lektorkou digitálních dovedností. Pomáhá týmům nastavovat strategie pro interní i externí komunikaci, efektivně využívat nové technologie a zjednodušovat si práci díky digitalizaci.
SB: Kateřino, tvrdíte, že digitalizace nám může zjednodušit život. Ale není to právě digitalizace, co nám ho často komplikuje? A co si vlastně máme pod tím pojmem digitalizace představit?
Děkuji za tuto otázku. Pod pojmem digitalizace si já osobně představuji především lidi a to, jakým způsobem používají různé digitální nástroje. Záleží na nás, jak s nimi zacházíme – buď si díky nim dokážeme život zjednodušit, nebo si ho naopak sami zkomplikujeme. Nemyslím si tedy, že by digitalizace jako taková život komplikovala, spíše je to o tom, jak ji využíváme.
Ve firemním prostředí vnímám digitalizaci, nebo lépe řečeno digitální transformaci, jako vytvoření určitého digitálního mindsetu. Jde o nastavení firemní kultury tak, aby byli lidé otevření inovacím a ochotní zkoušet nové věci. Za digitální transformací vidím především odvahu – odvahu dělat věci jinak, než jak se dělaly dříve v zaběhnutých kolejích, které nám často život spíše komplikovaly, než zjednodušovaly.
SB: Vy jste vůbec nezmínila žádné digitální nástroje. Mluvíte o lidech a o nastavení mysli. Znamená to, že se nebudeme bavit o technologiích, ale spíš o procesech a o tom, jak pracujeme ve firmách?
Přesně tak. Technologie jsou dnes už běžnou součástí našich životů. Někdy si ani neuvědomujeme, kolik jich vlastně používáme. Jde tedy spíše o to, zamyslet se nad procesy, které v práci vykonávám, a podívat se, které části té konkrétní práce si můžu zjednodušit. Klíčové je pak vybrat ten správný nástroj, který mi v tom pomůže. A někdy zjistím, že ten nástroj už vlastně používám, jen ho nevyužívám úplně efektivně.
JB: Jaké oblasti ve firmě bychom měli digitalizovat jako první? Čím se v tom firemním prostředí vyplatí začít? Tím, co mám na straně zákazníka – prodejem, nebo naopak na straně provozní – ve výrobě nebo v backoffice procesech?
Z mé zkušenosti firmy většinou přicházejí s požadavkem: „Pojďme digitalizovat komunikaci a procesy, které směřují navenek.“ To znamená například komunikaci se zákazníky nebo prodej. Ale když do takové firmy vstoupím – často v rámci digitálního auditu – ukazuje se, že větší přínos mívá začít uvnitř, tedy u interní kultury.
Nejčastěji začínáme digitalizací toku informací, interních dokumentů, úkolů a projektového řízení. Pokud nemáte „doma pořádek“ (pokud levá ruka neví, co dělá pravá, nebo pokud nejsou v pořádku data a dokumentace), těžko můžete efektivně zjednodušit procesy směřující k zákazníkovi.
Proto bych vždy doporučila začít interními oblastmi, jako je komunikace, task management a projektové řízení. To je klíčový základ, na kterém pak můžete stavět další digitalizační kroky.
SB: A kdo vlastně přichází s nápady na digitalizaci? Kdo by měl začít a kdo by měl na digitalizaci ve firmě pracovat? Je to záležitost managementu, řadových pracovníků, projektového oddělení, nebo IT?
Je to různé. Ideální stav nastává, když impulzy ke změnám vycházejí z vedení firmy. Pokud jde vedení příkladem, podporuje moderní a efektivní přístupy a aktivně táhne firmu směrem k digitalizaci.
Často se ale stává, že nápady na změny přicházejí zespoda. Je to podle mě lidská přirozenost – když něco děláme zbytečně složitě, hledáme způsoby, jak si práci zjednodušit. A to není jen u nás v Česku, vidím to i v zahraničí. Běžní zaměstnanci často přicházejí s malými zlepšeními, kterých si management nebo HR nemusí ani všimnout.
Proto bych zdůraznila důležitost všímat si a podporovat tyto dobré příklady z praxe v rámci firemní kultury. Nezáleží na tom, z jakého oddělení nápady přicházejí – může jít o zdánlivě drobné věci, jako je používání klávesových zkratek, nebo o větší iniciativy, například využívání umělé inteligence nebo automatizace.
Často se setkávám i s tím, že zaměstnanci si sami „zbastlí“ nějaké jednoduché řešení na koleni, aby si práci zjednodušili. Ale pokud je firemní kultura a bezpečnostní politika nemotivuje sdílet své nápady, zůstávají tyto inovace často jen na úrovni jednotlivců. To je škoda, protože právě tyto nápady mohou být velkou inspirací pro ostatní.
JB: Závisí tedy tyto nápady (ať už drobnosti jako ty klávesové zkratky, nebo větší projekty jako robotizace, automatizace a AI ve výrobě) na velikosti firmy, odvětví, vedení, nebo na tom, s čím přijdou jednotliví lidé zespoda?
Myslím, že to hodně závisí na samotných lidech, ale také na tom, jak se firmy inspirují u konkurence nebo u jiných organizací. Například ve výrobních firmách nebo velkých korporacích je digitalizace často přirozenou součástí fungování. Automatizace a robotizace jsou tam už velmi běžné – i díky tomu, že se o nich hodně mluví a je k dispozici mnoho zdrojů.
Na druhé straně, například na základní úrovni, jako je task management nebo projektové řízení, bývá situace komplikovanější. Zde už jde spíše o zvyky a návyky než o volbu nástroje. Nemyslím si, že velikost firmy hraje zásadní roli – mnohem důležitější je firemní kultura a to, zda je ve firmě nastaveno vzdělávání v oblasti digitálních technologií.
Často se setkávám s leadery, kteří jsou nadšení pro digitalizaci a tlačí do ní své zaměstnance. Ale ne každý zaměstnanec skutečně potřebuje využívat například umělou inteligenci nebo pokročilé nástroje, jako je Power Automate. Klíčovou roli tu hraje HR a oddělení rozvoje zaměstnanců. Firmy by měly provádět digitální audity, analyzovat digitální gramotnost svých zaměstnanců a vytvářet takzvané Skills Matrixy. Ty umožní zjistit, kdo potřebuje jaké dovednosti, a nastavit vzdělávání na míru, aby bylo efektivní a nikoho nezahltilo.
Jednoduchý, ale velmi účinný nástroj, který firmám doporučuji, jsou tzv. „sdílečky“, tedy sdílení zkušeností mezi zaměstnanci. Hezká otázka, kterou lze otevřít každou poradu, zní: „Čím jste si v poslední době zjednodušili život?“. Může to působit banálně, ale vede to k uvědomění, jak využíváme technologie, a často inspiruje ostatní ke zlepšení. Digitalizace by měla být užitečná, ne komplikovaná, a malé kroky, jako jsou tyto „sdílečky“ mohou vést k velkým změnám.
SB: To se mi moc líbí. Zjednodušovat si život je skvělé, ať už v práci, nebo v osobním životě. Pokud mají zaměstnanci zájem o zjednodušování, je rozhodně dobré je v tom podpořit. Nemělo by se ale nastavit nějaké pravidlo nebo mantinely? Aby se nestalo, že jeden komunikuje přes WhatsApp, druhý přes Yammer, další používá chat v Teamsech, někdo posílá SMSky a jiný čeká nad Outlookem, jestli mu nepřijde email, který už nepřijde, protože každý používá něco jiného. Není tohle riziko živelné digitalizace?
Rozhodně. Jak o tom mluvíme, vidím, že jsme tady vlastně u druhé úrovně digitalizace. Ta první úroveň je o tom začít si jako firma všímat, kde jsou ti nadšenci, kdo si co „zbastlil“, a motivovat je k tomu, aby své nápady sdíleli.
Ve druhé úrovni, když zmapujeme, co lidé používají a jakým způsobem, přichází právě fáze nastavování týmových pravidel. To zahrnuje vyhodnocení, které nástroje jsou pro firmu nejen užitečné, ale také bezpečné. Sem patří pravidla pro komunikaci, sdílení informací, document management a například i to, jakým způsobem ukládáme soubory.
Tato pravidla by měla být jasně stanovena, ideálně sepsána do týmových dohod. Zaměstnanci by měli být proškoleni a pravidla by měla být připomínána – například na poradách nebo v interních komunikačních systémech.
Pokud toto chybí, vznikají dvě hlavní rizika, která plynou z používání spousty různých nástrojů. Zaprvé bezpečnostní riziko a za druhé riziko komunikačních šumů, které často vedou ke konfliktům a narušují pracovní vztahy. A pak nám spolu ve firmě není dobře.
JB: Určitě. Týmová dohoda zní perfektně, ale dokážu si představit situaci, kdy na začátku žádná dohoda není. Oddělení fungují izolovaně, každý používá něco jiného – jedni WhatsApp, druzí tajně Trello, další něco úplně jiného. Vy máte zkušenosti z mnoha firem. Jak takový proces sladit? Jak nastartovat spolupráci, když HR přichází s nějakým nápadem, vedení chce rovnou vidět finanční úspory, účetní si jede svoje zaběhnuté postupy a obchodník je většinu času v terénu? Jak vlastně dospět k těm týmovým dohodám a co je na začátku?
Za mě je klíčem uživatelský výzkum. Nerada dělám věci od stolu, proto bych doporučila začít otázkami – tedy udělat si uživatelský výzkum, nebo chcete-li digitální audit. Nemluvím o dotaznících, kde lidé jen něco zaškrtnou a tím to skončí. Mnohem účinnější je kombinace rozhovorů a třeba i fokusových skupin, pokud jde o větší firmu.
V rámci těchto rozhovorů se bavíme o tom, co by lidem práci zjednodušilo, co jim ji teď komplikuje a jaké nástroje používají. Tato data pak vyhodnotíme. Často totiž vidím, že se digitalizuje intuitivně a nadšeně, ale mílovými kroky postupuje jen část firmy, zatímco zbytek zůstává pozadu. Ti, co nestíhají, se pak cítí demotivovaní.
Proces bych tedy nastavila takto:
- Uživatelský výzkum (digitální audit): Zjistit, jaké mají zaměstnanci digitální dovednosti, jaké jsou mezi nimi rozdíly, co jim práci zjednodušuje nebo komplikuje.
- Vyhodnocení a výběr nástrojů, které jsou pro naši firmu vhodné.
- Nastavení týmových pravidel: Dohodnout jednotné standardy pro komunikaci, sdílení dat a další klíčové procesy.
- Pravidelné vzdělávání: Ne jednorázové školení, ale kontinuální vzdělávání v menších dávkách. To pomáhá udržovat tempo a předcházet přetížení zaměstnanců.
- Podpora sdílení dobré praxe: Zvýrazňovat příklady úspěšných řešení, například formou interního newsletteru nebo na pravidelných poradách jako třeba výše zmíněné „sdílečky“.
SB: Snažím se představit si, co bych si měl z tohoto podcastu odnést do své firmy. Když bych chtěl úspěšně digitalizovat, napadají mě dvě klíčové oblasti. Za prvé, digitalizace není jen o nástrojích, ale hlavně o tom, jaké procesy děláme a jak bychom je mohli zjednodušit. A za druhé, až když máme ty procesy jasné, přichází otázka, jaký nástroj použít – najít ten, který bude ideální pro všechny, nebo možná nebude ideální, ale shodneme se na něm a nasadíme ho tak, aby proces zjednodušil. Postupuji správně?
Naprosto správně. Ale je tu ještě jedna podstatná věc – náš život je neustálá změna. A pokud jde o „ideální nástroj“, já osobně si myslím, že žádný ideální nástroj neexistuje. Spíše jde o to, najít něco, s čím se naučíme žít. Když třeba s týmem prioritizujeme nástroje, často skončíme u toho, že vybereme nástroj, se kterým se prostě naučíme žít, i když pro nás není ideální. Protože jsme jako lidé různí a máme různé návyky.
Není třeba se bát experimentování – například první půlrok může být o zkoušení a hraní si s nástroji. Na začátku je samozřejmě důležité rozhodnout o klíčových nástrojích, jako je CRM nebo cloudové řešení, protože tyto volby jsou často spojené s velkými finančními a procesními investicemi. Nelze si jen tak říct „Microsoft nám nevyhovuje, skočíme do Googlu“. Změna těchto základních nástrojů není jednoduchá ani rychlá.
Na druhé straně mnoho moderních cloudových nástrojů nabízí možnosti přizpůsobení díky automatizacím a integracím třetích stran, jako jsou například Make nebo Zapier. Díky nim je možné ladit procesy tak, aby odpovídaly specifickým potřebám firmy, i když základní nástroj některé funkce nenabízí.
Základem ale je vědět, co skutečně potřebujete. Proto bych doporučila na začátku experimentovat, hrát si s nástroji, objevovat jejich funkce a postupně vyhodnocovat, co je užitečné a co ne.
SB: Make, cloud, ERP… Přiznám se, že teď jste mě trochu vyděsila. Nepotřebujeme na digitalizaci nějakého průvodce, který by nám pomohl se v tom všem zorientovat?
To je samozřejmě ideální scénář. V běžné pracovní operativě si málokdo může dovolit půl dne googlit, jak který nástroj funguje, nebo zkoumat, co by se mu hodilo. Proto je skvělé najmout si externího konzultanta, který by mohl firmu provést tímto procesem.
Tento konzultant by například mohl na dva měsíce „naskočit“ do firmy, sledovat, jakým způsobem pracujete, a na základě toho navrhnout vhodné nástroje. Zároveň by měl věnovat čas tomu, aby vám ukázal, jak nástroje fungují, a pomohl vám je zavést.
Myslím si, že taková investice se firmě vyplatí. Většina zaměstnanců prostě nemá v běžné pracovní době prostor ani kapacitu na detailní zkoumání možností digitalizace.
JB: To je určitě dobrý tip. Ještě bych se ale vrátil k těm nástrojům. Vy jste zmiňovala, že je potřeba zvolit vlastní CRM, což je jasné. Ale ve velkých firmách už často existují robustní systémy – ERP, CRM, různé další nástroje pro výrobu nebo provozní procesy. K tomu si firma vybere cloudové prostředí, například Microsoft nebo Google pro kancelářské aplikace. A pak je tu spousta jednoúčelových aplikací, třeba na řízení projektů, vytváření vizuálů, překladače a podobně.
Z vaší zkušenosti ze středních a větších firem – jaké jsou překážky při zavádění a používání těchto menších aplikací vedle těch velkých systémů? A jak se daří tyto překážky překonávat?
Klíčovou potřebou firem, bez ohledu na to, jaké nástroje používají, je mít data dostupná, analyzovatelná a smysluplně použitelná. To znamená, že všechno by mělo směřovat k propojení s ERP nebo CRM a mělo by být uloženo na bezpečných serverech, kde je pořádek a snadná vyhledatelnost.
Na mikroúrovni, v menších odděleních, ale často dochází k tomu, že bezpečnostní politika firmy je příliš rigidní. Lidé jsou nuceni používat nástroje, které nejsou uživatelsky přívětivé, což je vede k hledání alternativních „zkratek“ mimo oficiální systémy. Bohužel to často znamená i porušování bezpečnostních pravidel, jen aby si zjednodušili práci.
Podle mě je klíčové, aby už v rámci výše zmíněného digitálního auditu došlo k otevření dialogu mezi IT oddělením a běžnými uživateli. Ajťáci často nevědí, co zaměstnanci skutečně dělají ve svých počítačích, a tak raději všechno omezí nebo zakážou. Je nezbytné, aby IT oddělení vyšlo ze „svých dveří“, diskutovalo s uživateli a designovalo řešení, která jsou nejen bezpečná, ale i použitelná pro každodenní práci.
Celý proces digitalizace by měl zahrnovat diskusi napříč firmou a reflektovat potřeby jak IT oddělení, tak běžných uživatelů. Tím se lze vyhnout tomu, že lidé budou hledat řešení „bokem“ – naopak budou motivováni používat nástroje, které jsou funkční, přívětivé a zároveň splňují bezpečnostní standardy.
SB: Myslím si, že mezi posluchači by mohl být někdo stejně netrpělivý jako já – někdo, kdo už teď touží hned po skončení podcastu něco udělat, posunout se dál a začít digitalizovat. Existuje něco jako „low hanging fruit“, nebo jak se říká „quick win“? Čím byste doporučila začít, co hned teď udělat, abych se mohl posunout?
KŠ: Pokud bych se měla vrátit k začátku, kdy jsme mluvili o digitálním mindsetu, doporučila bych začít s něčím jednoduchým, co vás okamžitě posune vpřed. Prvním krokem může být vyzkoušení aplikace, která je natolik uživatelsky přívětivá, že vám pomůže otevřít mysl digitálním technologiím a poslouží jako váš konzultant.
V dnešní době jsou ideálním „quickwin“ chatboti založení na velkých jazykových modelech, jako je například ChatGPT, Gemini nebo Copilot.
Doporučuji je vyzkoušet v týmech – třeba si jednoho z těchto chatbotů vzít na poradu. Když narazíte na problém nebo hledáte alternativní řešení, zkuste se obrátit na svého virtuálního asistenta. Už jen tím, že do svého kolektivu přizvete nástroj umělé inteligence, si můžete otevřít mysl a podpořit odvahu zkoušet nové technologie.
Je to jednoduchý a nejrychlejší krok – místo složité implementace nástroje pro projektové řízení nebo task management, která vyžaduje spoustu plánování a práce, můžete rovnou položit otázku chatbotu: „Jak bychom to mohli udělat?“
SB: Takže další parťák na poradu a někdo, kdo nám poradí.
JB: To je dobrý tip. A pokud bychom toho chatbota připojili na naše směrnice, firemní materiály a další interní dokumenty, jeho odpovědi by už nebyly obecné, ale zasazené přímo do našeho prostředí. To by nás jako tým mohlo posunout ještě dál. Na závěr – kdybyste měla dát jeden nebo dva tipy na osobní použití AI nebo nějakých nových nástrojů, co byste doporučila našim posluchačům?
Za poslední rok jsem hodně začala používat nástroj, který se jmenuje Perplexity. Je to skvělá alternativa klasického Google vyhledávače, ale postavená na umělé inteligenci. Perplexity vyhledává velmi kvalitní zdroje, což oceníte třeba při rešerších, hledání článků nebo mapování trhu. Můžete si s ním o těchto zdrojích i povídat – je připojený na internet, umí vyhledávat aktuální informace a navíc vše ozdrojuje. Dokáže procházet i YouTube videa a je možné si Perplexity připojit i jako plugin do prohlížeče Chrome.
Druhý tip jsou určitě ti chatboti, ale doporučuji investovat do modernějších verzí. Například ChatGPT 4 je daleko pokročilejší než verze 3.5. Také stojí za to začít zkoušet nové možnosti, jako je Gemini od Googlu nebo Copilot od Microsoftu, a stáhnout si je do mobilu jako aplikace.
Naprosto skvělí jsou hlasoví asistenti. Při řízení si povídám s chatbotem třeba o tom, co budu vařit na oběd. A abych se u toho vzdělávala, tak si s ním povídám v angličtině – naprosto skvělé spojení, příjemného s užitečným.
JB: Bezva. Kateřino, moc děkujeme za rozhovor a za váš pohled na digitalizaci a digitální transformaci firemních procesů. A pro naše posluchače – toto téma bude také jedním z hlavních bodů letošního Controllingového fóra, na které vás srdečně zveme.
SB: Děkuji i za sebe a těšíme se, že se s vámi uvidíme na 27. Controllingovém fóru na Konopišti. Díky a na shledanou!
Díky. Na shledanou.
CAFIN TALKS pro vás připravuje Česká asociace pro finanční řízení. Jestli vás, stejně jako nás podnikové finance baví, můžete nás více sledovat na www.cafin.cz nebo na sociálních sítích.