Díky Signi se dokumenty podepisovaly jednoduše i v karanténě
Vyřešit podepisování smluv na dálku, bez osobního kontaktu, a navíc se všemi právními náležitostmi, bylo pro Alzu klíčové. U tak robustní firmy, jakou Alza bezesporu je, každá chyba ve smlouvě, byť způsobená „jen“ nesprávným podpisem nebo chybějící kopií dokumentu, může přijít opravdu draho. V Alze chtěli tyto a podobné potíže minimalizovat.
Další úkol pro Signi představovalo nastavení digitální evidence dokumentů. Aby o podepsaných dokumentech měla přehled nejen Alza, ale také její obchodní partneři či zaměstnanci. I to se vyřešilo.
Elektronický podpis na míru je proces a má všechny právní náležitosti
Nasazení Signi se s Alzou řešilo od prosince 2020 do července 2021. V digitálním podepisování nejde jen o podpis samotný – to je s trochou nadsázky „to nejmenší“. Digitální podpis tvoří souhrn procesů, kterými musí každý dokument k podpisu projít. Proto bylo na začátku nutné provést důkladný průzkum, co Alza potřebuje s dokumenty dělat, jak s nimi chtějí pracovat po podpisu apod.
V Alze si zároveň museli ujasnit, jak jim může toto řešení co nejvíce usnadnit práci a šetřit čas. Teprve potom se společnosti mohly pustit do implementace. Digitalizoval se tedy nejen samotný podpis, ale hlavně procesy, které s podepisováním souvisí.
Proč používat elektronický podpis
Jak využívají digitální podepisování v Alze teď a co plánují do budoucna
Při samotné implementaci byl nejprve spuštěn pilotní projekt: podepisování dokumentů na home office. Následně se pokračovalo začleněním digitálního podepisování do dalších oblastí. Dnes už Alza používá Signi v každodenních obchodních procesech zcela běžně. Časem by měli podepisovat tisíce dokumentů měsíčně. A to nejen v rámci českého a slovenského trhu, ale také jinde v Evropě.
Celý proces podepisování dokumentů je teď rychlejší a jednodušší. Odpadá spousta rutinních činností:
- tisk dokumentu,
- odeslání dokumentu všem podepisujícím,
- sledování stavu podepisování, či případné odeslání dokumentu zpět do firmy,
- skenování podepsaných dokumentů a archivace originálů.
Při podepisování smlouvy přijdou všem podepisujícím stranám výzvy k podpisu v e-mailu a do SMS. Stačí pár kliknutí a všichni mají hotovo. Dokument může být podepsán a zpracován v jeden jediný den. Proces uzavření smlouvy se tak může zkrátit ze dnů na pár minut. Tím se se značně zrychluje byznys samotný.
Je elektronický podpis právně závazný?
Alza má nyní dokonale připravený systém podepisování i pro další zahraniční expanzi. Efektivní práce s dokumenty představuje výraznou konkurenční výhodu. Dokumenty ze všech zemí se archivují v jednom přehledném a povolaným osobám snadno přístupném systému. Žádná zpoždění ani nejasnosti.
Chcete si podepisování dokumentů usnadnit stejně jako v Alze?
Nebo si to nejdřív chcete jen vyzkoušet? Žádný problém. Je pro Vás připraven dokument, na kterém si vše otestujete.