Významná veletržní správa si vybrala předního dodavatele personálních informačních systémů. Výsledkem je bezpečný a funkční komplex HR aplikací se zachováním vazeb na ostatní interní systémy. Zavedení informačního systému Vema umožnilo společnosti Veletrhy Brno na jedné straně šetřit náklady, na straně druhé plně využívat nových, rozšířených možností v oblasti řízení lidských zdrojů.
Zákazník
Veletrhy Brno a.s. jsou nejvýznamnější veletržní správou ve střední Evropě. Hlavní činností společnosti je pořádání veletrhů a výstav ve vlastním výstavním areálu a poskytování veletržních služeb. Brněnské výstaviště se řadí mezi největší výstaviště světa. Ročně se zde koná zhruba 50 veletrhů, které navštíví téměř 1 milion návštěvníků. Společnost zaměstnává kolem 400 stálých zaměstnanců a v závislosti na právě konaných akcích další desítky přechodných.
Dodavatel
Vema, a. s. je předním dodavatelem personálních informačních systémů ve státních i privátních organizacích v České a Slovenské republice. Od roku 1990 vyvíjí a implementuje vlastní informační systém.
Výchozí situace
Veletrhy Brno zpracovávaly do konce roku 2010 personální a mzdovou agendu v rámci informačního systému SAP. Na něj byly napojeny další informační systémy, jako evidence docházky, stravovací systém, geografický informační systém, Lotus Notes, Active Directory a dále rozhraní pro komunikaci s bankami, penzijními fondy, zdravotními pojišťovnami a Českou správou sociálního zabezpečení.
Společnost poptávala cenově přiměřený mzdový a personální systém, který by bylo možné snadno integrovat do stávajícího prostředí a zachovat přitom všechny vazby na ostatní související moduly. Klíčovým požadavkem bylo rychlé a precizní zapracování aktuální legislativy, zákazník dále poptával propracované řešení personalistiky, systemizace a vzdělávání, moduly pro hodnocení pracovníků, schvalování dovolené a další komponenty. Důraz byl kladen rovněž na schopnost prezentovat data z HR systému prostřednictvím intranetového portálu. Přirozeně bylo preferováno řešení s minimálními náklady na hardware a na správu celého systému. Jednalo se tedy o poměrně komplexní zadání.
Definitivní rozhodnutí o implementaci HR systému společnosti Vema padlo až v závěru roku 2010, bylo dohodnuto řešení formou ASP, tedy pronájmu aplikací provozovaných na serverech společnosti Vema. Zákazník objednal téměř všechny HR aplikace, které Vema nabízí, včetně portálového řešení.
První schůzka k implementaci se uskutečnila počátkem prosince. Zadáním bylo dosáhnout přechodu na nový systém bez výpadků důležitých funkcí — hlavní prioritou se stalo zpracování lednových mezd v systému Vema.
Řešení
Takto rozsáhlou implementaci nelze přirozeně provést naráz v jednom kroku. Byl sestaven harmonogram implementace respektující priority zákazníka a návaznosti nasazení jednotlivých aplikací a modulů.
Nejdůležitější bylo včasné nasazení aplikace Mzdy. V krátkém čase bylo potřeba za součinnosti zákazníka a konzultantky původního HR systému definovat, která data se budou odkud importovat, a jak budou upraveny tabulky a číselníky, a zajistit export stávajících dat a jejich následnou konverzi a import do aplikace Mzdy Vema. Díky dobré spolupráci a přístupu všech členů implementačního týmu se podařilo tuto klíčovou etapu v termínu ukončit a lednové mzdy byly řádně vyplaceny v IS Vema.
Po úvodní aplikaci Mzdy následovaly implementace aplikací Personalistika, Komunikace s ČSSZ, Komunikace se zdravotními pojišťovnami, Systemizace a Vzdělávání. Nakonec proběhla implementace aplikace Adresářové služby, která slouží k předávání údajů ze systému Vema do dalších systémů, a Portálu Vema.
Souběžně s dokončováním implementace probíhala školení uživatelů, aby mohli v novém systému ihned po nasazení začít pracovat.
Některé standardní aplikace byly přímo v průběhu implementace na základě podnětů od zákazníka vylepšeny či rozšířeny o novou funkčnost. Rovněž vznikly zakázkové moduly naprogramované přímo dle individuálních potřeb zákazníka. I po ukončení smluvní implementace plynule pokračuje další etapa rozšiřování systému o portálové aplikace.
Výsledky
Ačkoliv padlo rozhodnutí o implementaci později, než je u podobně rozsáhlých projektů obvyklé, podařilo se kritické počáteční nasazení nejdůležitějších komponent zvládnout do termínu prvního zpracování mezd bez dramatických okamžiků. V plánovaném termínu do konce května pak byla implementace z podstatné části dokončena. Zbývalo dodat pouze části vyžadující kromě služeb i úpravy produktů. Do konce července však byly i tyto úspěšně předvedeny a předány.
“Informační systém Vema nám nyní umožňuje bezproblémové zpracování personálních dat, dodržení legislativního rámce a kvalitní provázání na ostatní interní systémy,“ zhodnotil výsledek implementace personální manažer společnosti Veletrhy Brno Ing. Tomáš Kroupa, PhD.
Díky platformě ASP má navíc zákazník k dispozici plnou podporu, nejen co se týče správy systému a bezpečnosti dat, ale rovněž může pověřit pracovníky Vema, aby pomohli s řešením problémů zásahem přímo v jeho datech bez nutnosti výjezdů. „Implementace ASP řešení nám poskytla významnou úsporu provozních nákladů,“ potvrzuje Tomáš Kroupa.
Přidanou hodnotou je pak podle jeho slov také možnost manažerů i řadových zaměstnanců přistupovat k personálním datům a procesům prostřednictvím Portálu Vema přímo z webového prohlížeče. Takové řešení zjednodušuje běžné personální procesy, jako je plánování dovolené, hodnocení nebo přihlašování na akce.