Digitalizace a proměnlivost podmínek trhu a rostoucí nároky spotřebitelů tlačí stále více na adaptabilitu firem. Projekty se chovají jako živý organismus, průběžně se mění strategie, dostupnost zdrojů, technologické dispozice i okolní podmínky. Díky tomu se dodávky protahují a nezřídka je výsledkem něco jiného, než co bylo na začátku požadováno. Potřeba pružného řízení je tudíž pro firmy žádaným východiskem ze stávajícího stavu.
Agilita je formou podnikové kultury tzv. „přátelských experimentů“, jak ji definovali T. B. Deal a A. A. Kennedy. Je pro ni charakteristická týmová spolupráce, komunikace a nápad/variantnost řešení. Agilní týmy drží pospolu, podporují se v řešení, a hlavně dokáží rychle zareagovat na požadavky zákazníků, ke kterým mají opravdu blízko.
„Agilní kultura znamená, že se lidé nebojí dělat chyby. Bez chyb by nebyl pokrok,“ uvedla Markéta Šimáková.
Na druhou stranu také poznamenala, že snaha o zavádění agilního přístupu, který pomáhá hledat nová efektivnější řešení, v praxi často selhává. Jedním z problémů bývá, že lídři hledají řešení aktuálních problémů spíše než zlepšení, která mohou pomoci do budoucna. V jiném případě zase chybí představa o vizi a směřování projektu, obava z velkých změn, zapojení všech nebo nedostatečná podpora managementu.
„Zaslechla jsem dokonce i tvrzení, že pro agilitu neexistují nástroje, že je to filozofie, která se těžko učí. Musí se žít a zažít, aby přinášela výsledky,“ doplnila zkušená konzultantka DMC.
Agilita a Kata
Nezbývá než se s uvedeným tvrzením smířit? Nikoliv. Po několika letech zkušeností společnosti DMC s implementacemi světově uznávaných metodik trvalého zlepšování TWI a Toyota Kata ve firmách se podařilo nalézt řadu paralel a principů vhodných pro agilní řízení, které jej napomáhají nejen zavádět, ale zároveň podporují i jeho dlouhodobé fungování. A právě ty nám Markéta Šimáková během setkání představila.
Kata – v hrubém překladu „kata“ znamená „jak (věci dělat)“. Je to systematický učící se proces a způsob vedení, který napomáhá k dosažení excelentních výsledků skrze experimenty a je skvělým nástrojem zlepšování pro autonomní týmy. Podle Markéty Šimákové Kata i agilní přístup vycházejí z potřeb zákazníků, definice cílů a vizí, a hlavně podpory lidí a týmů v realizaci, bez které podle ní ani nelze očekávat dlouhodobé výsledky. Klíčovým prvkem Katy, který je potřebný i pro agilní přístup, je rutina, která pomáhá přetavit zažívané principy v trvalý návyk.
Jasná vize pomáhá plnit i vysoké cíle
Následně si všichni účastníci setkání měli v několika týmech možnost zažít rozdílnost přístupů agilní metodiky oproti běžným postupům, které znají ze své praxe. Cílem simulační hry bylo dosáhnout produktové zlepšení – složení přenosné svítilny v co nejkratším možném čase. Každý vedoucí však dostal mírně odlišné zadání pro svůj tým, jak daného požadavku dosáhnout. Bylo skutečně zajímavé sledovat, jak zvolení lídři předávají svým kolegům informace od vedení a jak se poté společně v jednotlivých kolech hry snaží dosáhnout výsledku. Zadání však vesměs simulovala běžnou praxi a ve dvou případech byla cíleně postavena na agilní metodice.
„Na tomto příkladu krásně vidíte, jak se každý tým snaží pracovat tak, jak je zvyklý a u některých už teď je patrné, že se někde v průběhu prostě zaseknou,“ okomentovala mi dění Markéta Šimáková.
A opravdu se dalo pozorovat, jak se týmy se zadáním občas potýkají, a nakonec nějakého výstupu přeci jen dosáhnou – avšak každý jiného. Mezi týmy během prezentace výsledků bylo jasně patrné, které zlepšovaly produkt podle skutečného očekávání fiktivního zákazníka (agilní týmy) a které pouze zlepšovaly produkt (a opravdu zlepšení dosáhly, avšak nesplnily požadavky zákazníka).
Závěrem Markéta Šimáková vyzvala zájemce z účastníků ještě ke společné ukázce Kata koučinku, který do agilního přístupu pomáhá vnášet rutinu pomoci pěti standardizovaných otázek, získat oporu managementu a podpořit dlouhodobou udržitelnost zavedeného přístupu.
Na celé demonstraci agilního přístupu bylo skutečně zajímavé sledovat, jak i pouhé jasné zadání vize může dramaticky ovlivnit fungování týmů i vlastní výsledky. Zároveň se ukázalo, že agilní metodika pomáhá naplňovat i vysoko nastavené cíle díky drobným experimentům a eliminovat výkyvy ve výkonu („šedé zóny“), které lidi obecně demotivují v dalším snažení. Líbilo se mi i jasné ukotvení rutinního postupu formou Kata koučovacích otázek, které jsme na závěr dostali všichni na jednoduché kartičce, abychom alespoň část informací, které jsme během ochutnávkového odpoledního workshopu mohli získat, mohli vyzkoušet ve své praxi.
Přečtěte si také rozhovor s Markétou Šimákovou z DMC management consulting o zavádění principů agilního řízení do firemní praxe.
Pro více informací k problematice agilního řízení se obraťte na www.dmc-cz.com