IT a byznys jsou jako dva oddělené vesmíry a v řadě případů jim chybí vzájemná synergie. S cílem pomoci oběma najít společnou řeč, nastavit nebo zefektivnit procesy a připravit firmu na rychlé reakce na změny trhu vznikla business simulace Grab@Pizza™, kterou v České republice nedávno představila vzdělávací společnost Tayllor & Cox a které jsem se zúčastnila.
Co je Grab@Pizza™?
Vstupuji do výukové místnosti, po jejímž obvodu jsou rozestavěny stoly a každé místo je označeno cedulkou s vymezenou pracovní pozicí – Change Manager, Business Relationship Manager, Product Manager, Finance Director, IT Manager, IT Operations atd. Kam se mám posadit? Na můj dotaz mi lektor simulace Jiří Pilný sděluje, že si mohu sama zvolit. Přijímám tedy výzvu a obsazuji volné místo označené pozicí Service Manager, tedy profesí, která je mé reálné praxi na hony vzdálená.
Seznamuji se s Petrem, který zastává pozici IT Support, a vzápětí i nově příchozí Katkou, která si vzala na starosti IT Operations. Naše stoly jsou uskupeny pohromadě a odděleny od ostatních, takže je mi poměrně jasné, že v následujících hodinách budeme tvořit jeden z týmů na straně IT. Lektor, který se nám v rámci hry představí v roli CEO, vzápětí začíná popisovat příběh s reálnými základy, do kterého je celá business simulace zarámována.
Grab@Pizza™ je společností, která na americkém trhu provozuje online mobilní platformu pro zprostředkování prodeje pizzy, její klíčový produkt tedy leží v rukou IT týmů. Po půl roce existence se společnosti příliš nedaří, výsledky se zhoršují a je potřeba podniknout kroky ke změně. Zároveň se za šest měsíců má konat Super Bowl, každoroční americký fotbalový svátek, během kterého se za jediný den prodá tolik pizzy, co jindy za celý měsíc, okolo 12,5 milionu. Laťka je tedy nastavena a je jen na vás a vašem týmu složeném na jedné straně z lidí z byznysu a na druhé straně z IT, zda společně dokážete očekávání/cíl naplnit...
Učíme se (ne)chybovat v bezpečném prostředí simulace
S rámcovou představou o našem byznysu konečně dostáváme prostor se pomocí přidělených hracích karet naplno seznámit s vlastní rolí a začít si v naší vývojářské firmě nastavovat procesy, které by nám měly pomoci pozvednout doposud nevalné výsledky.
Mou úlohou v rámci IT týmu je především hlídat plnění závazků v rámci Service-Level Agreement (SLA) a sledovat a zajistit distribuci informací z a do týmu. Poměrně snadné zadání, i přesto mám jisté pochybnosti o tom, co s kým a jak budu vlastně vyjednávat. Po zahájení prvního kola (dalšího, už sedmého, měsíce fungování firmy) se všichni svévolně pouštíme do jednání ve snaze nastavit procesy žádoucím směrem podle našeho nejlepšího vědomí a svědomí…
Výsledek? Naprostý chaos, který nás po dvouměsíčním vyhodnocení našich aktivit dostává do 29 milionové ztráty. Proč? Procesy byly nastaveny vágně, týmu naprosto chyběl přehled o tom, kdo má jaké kompetence, selhala organizace, a především zásadně chyběla komunikace mezi jednotlivými odděleními, vyjmenovává v rámci úvodní zpětné vazby Jiří Pilný.
Ukazuje se, že úzkým hrdlem se stal právě náš Service Desk, který fungoval jen s částí informací z byznysu a kvůli chybné predikci, kterou obdržel z oddělení vývoje nových produktů, podcenil plánování svých kapacit při řešení incidentů. Sypeme si všichni popel na hlavu. Nezbývá nám, než se s vědomím svých chyb pustit do dalších měsíců fungování naší firmy.
„Většina skupin se na začátku našich simulačních her ocitne v chaotické situaci. Je to do jisté míry i cílem. Důležité je, jakým způsobem pak naloží se zpětnou vazbou a jestli se dokáží vypořádat s odhalenými nedostatky,“ doplňuje mé poznatky lektor.
V dalších měsících se opravdu už více snažíme zaměřit se na komunikaci i reportování výstupů. Nastavujeme si přehlednější organizační strukturu a pokoušíme se zorganizovat náš počáteční chaos. I přesto máme stále poměrně velké rezervy. Ačkoliv se nám daří uspořádat si práci uvnitř vlastních oddělení, komunikační bariéra mezi byznysem a IT je stále znatelná…
Finální cíl, dosáhnout prodeje 12,5 milionů pizz v rámci Super Bowl, se nám sice nakonec nepodařilo naplnit, naštěstí šlo jen o simulaci. I přesto jsme si všichni odnášeli poměrně jasnou představu o tom, kde jsme chybovali a jaké konkrétní kroky, které jsme (ne)podnikli, k neúspěchu vedly.
Cenný pohled z opačné strany
Z vlastního zážitku ze simulace mohu potvrdit, že Grab@Pizza™ rozhodně není jen nějakou dětskou hrou. Prožívané pocity jsou skutečně velmi intenzivní, hra tlačí na výkon každého účastníka, podněcuje k intenzivní spolupráci. Nejdůležitější devizou simulace je její přesah do rozvoje osobnostních dovedností, uvědomění si vlastních rezerv a porozumění roli druhých.
Velmi rychle zjistíte, že klíčem k úspěchu nejen v rámci hry, ale i v reálné praxi, je především KOMUNIKACE. Že je to jasné? V teoretické rovině možná. Simulace nicméně ukazuje, že to, co se může zdát na první pohled zřejmé, je při nácviku občas poměrně tvrdý oříšek. Zpočátku jen tápete, snažíte se zorientovat ve své nově získané pozici a nastavit si informační toky napříč firmou. Mezitím čas běží, výsledky se vyvíjí, dostáváte se pod tlak a je jen na vás a týmu, jak si dokážete situaci zorganizovat.
Osobně hodnotím kurz nejen jako velmi zábavný a osvěžující (osm hodin uteklo skutečně jako voda), ale zejména přínosný svou schopností ukázat vám pohled „z druhé strany“. Ať už jste v realitě obchodní manažer, zastřešujete produkty, finance nebo máte na starosti implementaci změn či jinou byznys funkci, v roli exekutivního IT profesionála získáte nejen unikátní náhled na jeho každodenní práci, kterou plnění obchodní vize přináší, ale zároveň si do praxe můžete odnést cenné poznatky pro utváření vzájemného vztahu s „opačnou stranou“, které vám pomohou efektivně nastavovat firemní procesy a společně se rychle přizpůsobovat aktuální situaci, jak zrovna trh zavelí.
Reference účastníka
Po skončení kurzu jsem požádala Petra, svého týmového IT Support specialistu a v reálné praxi projektového manažera IT týmu, zda by se se mnou podělil o svůj pocit z kurzu a co si z něj odnáší do pracovního života:
„Přínosná pro mě byla především možnost blíže se seznámit s ostatními rolemi v IT, se kterými jsem zatím neměl přímou zkušenost. Výsledná prohra, respektive nesplnění cíle, mi vůbec nevadí. Naopak. Myslím si, že právě díky prohře si člověk spíš uvědomí, kde chyboval a co ho to ve výsledku stálo, a díky tomu se pak učí ty chyby v praxi neopakovat… To, co si hlavně z kurzu odnáším do své osobní praxe, je především neustálá potřeba otevřené komunikace s ostatními v týmu i napříč firmou.“
Zúčastněte se simulace Grab@Pizza™ nebo přihlaste celý váš tým a nechte vaše lidi zakusit pohled „z druhé strany“.
