Institut interní komunikace (IIK) provedl koncem letošního roku průzkum zaměřený na stav interní komunikace v Čechách. Oslovil přes sedmdesát manažerů a zaměstnanců, kteří se v rámci své pracovní náplně zabývají interní komunikací, a přinesl ucelený pohled na to, jak v českých firmách vnitropodniková komunikace funguje.
Fungující IK přináší peníze
Proč vlastně IIK tyto průzkumy opakovaně provádí? Protože přispívají ke zmapování situace v interní komunikaci v českých firmách a napomáhají jejímu rozvoji. „Fungující interní komunikace přináší zvýšení angažovanosti zaměstnanců. A je prokázáno, že angažovaný zaměstnanec zajistí svému zaměstnavateli více konkrétních finančních přínosů než neangažovaný,“ říká Tomáš Poucha, výkonný ředitel IIK.
Kdo se zúčastnil průzkumu
Mezi respondenty byli jak členové nejvyššího vedení firem a středního managementu, tak i linioví manažeři a výkonní pracovníci. Podařilo se tak získat názory širokého spektra zaměstnanců, kteří se IK ve své každodenní práci zabývají. Většina z nich pracuje v komunikaci, PR a HR, v samostatném oddělení IK jen asi 10 % z nich. Už to naznačuje, jaký význam firmy IK přikládají. Za pozornost stojí i fakt, že 4 % firem se o IK vůbec nezajímají.
Respondenti pracovali v 59 % v organizacích s více než 500 zaměstnanci, ve 41 % v menších firmách, v 79 % v nadnárodních a v 21 % lokálních společnostech. Zastoupeny byly finanční služby (32 %), jiné (15 %), poradenství (13 %), potravinářství (7 %), automobilový průmysl (6 %), IT, obchod a strojírenství (4 %).
Struktura komunikačních kanálů IK se mění
Průzkum mapoval využití jednotlivých komunikačních kanálů, v jejichž struktuře došlo v posledním období k zajímavým změnám. Využívá se především mail (98 % firem), intranet (87 %), brožury, letáky a plakáty (77 %), elektronický newsletter (63 %), tištěný newsletter nebo časopis (59 %). Přibližně 20 % firem již zrušilo tištěný newsletter nebo časopis a 42 % firem plánuje zlepšit svůj intranet.
„Mění se struktura používaných komunikačních kanálů - ustupuje se od tištěných, na významu získávají digitální kanály. V některých směrech ale stále nejlépe funguje osobní komunikace,“ konstatuje Tomáš Poucha. „V interní komunikaci jsou velké možnosti pro používání digitálních médií - nejrůznějších firemních sítí, intranetů, sdílených digitálních prostorů. To je určitě velká výzva pro společnost, které tyto nové technologie vyvíjejí a nabízejí. V každé firmě se dá vytipovat to, co bude nejlépe fungovat, co je právě tady nejvhodnější. Na podobných projektech v řadě firem v současné době pracujeme a praxe ukazuje, že právě tento přístup se výrazně osvědčuje,“ dodává.
Funguje informování, pokulhává dialog a budování komunit
Otázky na to, co IK formám nejvíce přináší, ukázaly, že ze všech funkcí IK nejlépe funguje informování a IK se výrazně snaží podporovat řízení změn ve firmách, tam může hodně pomoci. Na druhou stranu oddělení IK nedokážou implementovat sociální sítě, dobře nefunguje budování komunit a sítí mimo formální organizační struktury. Firmy také postrádají zapojování a angažovanost zaměstnanců a podněcování dialogu na pracovišti.
Neměří se skoro nic
Problémem pro větší expanzi IK je měření efektivity interní komunikace, které by mohlo být pro manažery IK argumentem po navyšování rozpočtu pro jejich útvary. Neměří se prakticky nic, pouze 14 % firem pravidelně využívá operativní metriky IK (například při mailingu počet unikátních návštěv, čtenost, click rate apod.). Jen 1 % firem pravidelně využívá taktické metriky IK (zkoumání, zda cílová skupina pochopila obsah sdělení a podobně) a pouze ve 13 % firem se pravidelně využívají strategické metriky IK (změna chování zaměstnanců, ušetřené náklady apod.) Návratnost investic do IK pravidelně měří jen v jedné ze sta firem.
„I když to tak na první pohled nevypadá, finanční přínosy interní komunikace lze měřit docela dobře, a to v celé řadě parametrů,“ podotýká Tomáš Poucha. „Je škoda, že se to nedělá, protože IK by tak mohla doložit, že je pro firmu přínosem a že může hodnoty nejen konzumovat, ale i generovat.“ Může se měřit počet účastníků na akci, počet odpovědí v anketě, finanční efekt firemní charitativní akce nebo konkrétní přínos pro hospodaření firmy - nemocnost, fluktuace nebo počet zlepšovacích návrhů. To všechno jsou jevy, které mohou členy vedení firmy zajímat a v jejich očích zvýšit význam IK.
Slabá podpora managementu a málo specialistů
IK neběží všude jako po drátkách, ve firmách vnímají i řadu překážek, které stojí v cestě. Jako velké překážky respondenti vnímají především slabou podporu managementu, špatně nastavené procesy, nedostatek času a nedostatek zaměstnanců pracujících pro IK, jako překážku naopak nevidí málo vědomostí a zručnosti v IK či nezájem o problematiku IK jako takovou. Přitom největším stresorem na českých pracovištích jsou vztahy mezi zaměstnanci a s nadřízenými – a právě tady může interní komunikace hodně pomoci, protože vztahové problémy se objevují především tam, kde interní komunikace nefunguje.
Obrovský význam v IK má každodenní práce liniových manažerů. Ti mohou situaci ve firmě zásadním způsobem zlepšit, ale také zhoršit, proto je třeba rozvoj jejich komunikačních dovedností podporovat. „Hodně firem má také potíže s účinnou komunikací vůči modrým límečkům. I tady ale dovedeme najít možnosti, jak interní komunikaci nastartovat, vyvolat jejich zájem o firmu a zlepšit jejich vztah k zaměstnavateli,“ vysvětluje Tomáš Poucha.
Interní komunikátor má často na starosti i jiné věci
Současná ekonomická situace má samozřejmě vliv na rozvoj IK, protože v mnoha firmách se hledají cesty, jak ušetřit, a mnohde považují právě IK za ne zcela nezbytnou činnost firmy (zejména v souvislosti s tím, že neznají její efektivitu a nevědí, jaké ekonomické přínosy fungující IK může zajistit). Z oslovených respondentů má 31 % pracovníků IK jako svoji hlavní pracovní náplň, 23 % pracovníků má i jinou agendu a IK naplňuje více než polovinu jejich úvazku, 44 % pracovníků má i jinou agendu a IK naplňuje méně než polovinu jejich úvazku.
V 55 % firem neplánují žádné změny v počtu pracovníků IK, 13 % plánuje posílit o jednoho zaměstnance, 6 % plánuje snížit stav o jednoho zaměstnance. Přes polovinu (52 %) firem má stejný rozpočet jako loni, 13 % jej má vyšší než loni a 14 % má nižší než loni. Přitom pouze 32 % respondentů si myslí, že jejich firma do IK investuje dostatečně.
Často chybí strategická iK
Málokde si vedení uvědomuje, že IK může být cestou, jak zaměstnancům doručit důležité firemní hodnoty a vize. Pouze 38 % respondentů si myslí, že top management vnímá IK jako svého partnera a 58 % respondentů tvrdí, že strategie IK je v souladu s byznys strategií společnosti. Na některých pracovištích dochází k určitému podcenění přístupu ze strany zaměstnanců - pouze 44 % respondentů si myslí, že zaměstnanci jsou schopni se zapojit do oboustranného dialogu s managementem.
„Na strategickou interní komunikaci se často zapomíná,“ doplňuje Tomáš Poucha. „Přitom je to je ale prakticky jediný způsob, jak dostat firemní hodnoty a firemní kulturu k řadovým zaměstnancům. V praxi se ukazuje, že kde na to myslí, je výrazně vyšší angažovanost zaměstnanců, lidé se ztotožňují s vizemi a misemi firmy a mnohem lépe fungují v pracovním procesu.“
Obsah interní komunikace se sleduje jen málokde
IK je v mnoha firmách neprobádanou oblastí, o které není zcela jasné, co se uvnitř děje. Pouze 20 % respondentů odpovědělo, že jejich firma má dokonale zmapovaný stav IK (audit IK). V 51 % firem se audit IK nerealizoval nikdy, v 17 % firem před rokem, v 6 % firem před dvěma lety, v 7 % firem před třemi a více lety. V 59 % firem se audit realizuje nepravidelně, ve 13 % firem pravidelně každý rok, v 7 % firem pravidelně každé dva roky.
Chybí zábava a osobní přístup – a obojí by si zaměstnanci přáli
„Zaměstnancům ve firmách také často chybí v interní komunikaci zábavná složka. Pokud zařadíte něco zábavného - a může to být spojeno s výkonem práce - zájem máte zajištěný. Výborně fungují soutěže, ankety, prostě všechno, kde mohou lidé vyjádřit svůj názor,“ říká Tomáš Poucha.
Lidé totiž dovedou ocenit, že je firma nebere jenom jako kolonku v seznamu zaměstnanců, ale jako osobnost. A potom jí to také dovedou vrátit v podobě vyšší loajality a kvalitněji odvedené práce. I v tom je jeden ze základních významů interní komunikace.
O průzkumu:
Letošní průzkum IIK prováděl ve spolupráci se slovenskou asociací interní komunikace AICO, která realizovala stejný průzkum na Slovensku.
O institutu interní komunikace:
Institut interní komunikace je nezávislou neziskovou organizací sdružující členy, kteří se interní komunikací profesně zabývají nebo se o ni zajímají. IIK byl založen s cílem vytvoření neformálního diskusního sdružení odborníků z oblasti interní komunikace a příbuzných oborů, profilovat interní komunikaci jako prestižní a důležitou oblast, podporovat sdílení znalostí a zkušeností nejen na národní, ale i mezinárodní úrovni. Aby dosáhl vytyčených cílů, pořádá Institut nejrůznější odborná (konference, workshopy, tréningy a semináře) i neformální setkání (výměna zkušeností a znalostí, setkávání s předními odborníky z oblasti interní komunikace), poskytuje poradenství, připravuje analýzy a publikuje v odborném tisku.