V kurzu se účastníci dozvědí, jak přemýšlet o automatizaci, co má smysl automatizovat a jak pomocí Power Automate Desktop zjednodušit opakující se úkoly. Tento nástroj od Microsoft je navržen tak, aby byl přístupný všem – nepotřebujete žádné programátorské dovednosti, stačí jen základní znalosti práce na počítači. Výsledkem je výrazná úspora času, snížení chybovosti a rychlá návratnost investic, což z něj činí ideální volbu pro firmy všech velikostí.
Vedete kurz pro oblast automatizace pracovních procesů? Co si pod tím můžeme představit?
Náš úvodní kurz je jakousi vstupní branou do automatizace. Účastníci se dozví, jak o automatizaci přemýšlet, co má a nemá smysl automatizovat. Vyzkouší si návrh automatických procesů v Power Automate Desktop. Ne každého asi baví rutinní vyplňování tabulek, stahování, ukládání, přeposílání dokumentů či aktualizace různých reportů. Právě proto jsme začali nabízet tento kurz.
Kde je zásadní přidaná hodnota této formy automatizace?
Jednoznačně jde o úsporu času, výrazné snížení chybovosti a velmi nízké náklady na automatizaci, což vede k rychlé návratnosti investic. Automatizace v Power Automate Desktop je intuitivní, proto tento nástroj zvládne použít téměř každý – nepotřebujete žádné znalosti programování či ovládání složitých funkcí.
Představte Power Automate Desktop - nástroj pro automatizaci pracovních postupů?
Power Automate Desktop je aplikace od Microsoft, díky které můžete automatizovat veškerou práci, kterou dnes děláte opakovaně. S touto aplikací zvládnete vše od přesouvání dokumentů z jedné složky do druhé, až po spouštění různých skriptů.
Jak se Power Automate Desktop liší od jiných automatizačních nástrojů na trhu?
Především svou jednoduchostí, která umožňuje i začátečníkům rychle se zorientovat a efektivně vytvářet automatizované procesy. V základní verzi je navíc zdarma, což ho činí dostupným pro široké spektrum uživatelů, od malých firem po jednotlivce. Na rozdíl od mnoha jiných nástrojů na trhu, Power Automate Desktop nevyžaduje žádné pokročilé technické znalosti nebo programování, což výrazně snižuje bariéru vstupu a umožňuje rychlé nasazení bez nutnosti složitého školení či vysokých nákladů na implementaci. Tento nástroj také nabízí hlubokou integraci s dalšími produkty Microsoftu a to z něj dělá ideální volbu pro organizace, které již pracují v ekosystému Microsoft 365.
Jaké procesy lze pomocí PAUT automatizovat a proč by měla každá firma zvážit automatizaci?
Vnímám to tak, že dříve v tuzemských firmách automatizace řešila nedostatek kvalifikované pracovní síly. K tomu se dnes přidal zvýšený tlak na výsledek, kdy je třeba být efektivnější než dříve.
V praxi se mi osobně Power Automate Desktop osvědčil v odděleních controllingu, logistiky, reportingu. Power Automate Desktop je zde užitečným pomocníkem, který zpracovává rutinní práce spojené se stahováním, úpravou, následnou analýzou a vizualizací dat.
Obrovskou výhodu spatřuji v tom, že i programovacími jazyky nepolíbený uživatel si následně dokáže automatizovaný proces upravit. To je obrovský rozdíl od situací, kdy jste odkázána na vlastní či externí IT.
Jaké znalosti musí uživatel před využitím PAUT mít?
To je právě jedna z největších výhod Power Automate Desktop – uživatelé nemusí mít téměř žádné speciální znalosti předtím, než začnou tento nástroj používat. Stačí běžná uživatelská znalost práce na počítači, jako je orientace v prostředí Windows a základní dovednosti práce s běžnými aplikacemi, jako jsou Excel, Word nebo webové prohlížeče. Užitečný může být cit pro systematičnost a logické myšlení, které usnadní vytváření a optimalizaci automatizačních procesů.
Jaké dovednosti nebo znalosti byste doporučil uživatelům rozvíjet, aby mohli Power Automate Desktop využívat na pokročilé úrovni?
Řekl bych to spíš takto. Konkrétně Power Automate Desktop je něco jako elektrokolo. Do cíle vás doveze s výrazně menší námahou, pravděpodobně i dříve. Je pak na vás, k čemu jízdu využijete. To znamená, zdokonaloval bych se hlavně v práci s nástroji, které automatizuji, tj. pravděpodobně MS Excel, MS Outlook, SAP, možná samotná práce s operačním systémem Windows. Jakmile se naučíte například Power Query v MS Excel, za pomoci Power Automate Desktop si ihned můžete začít automatizovat práci s tímto doplňkem.
Jaké pokročilé možnosti PAUT nabízí?
Vedle Power Automate Desktop existuje ještě jeho cloudová část, která vychází z Logic Apps v MS Azure. V cloudové části můžete vytvářet procesy, které nejsou vázány na vaši pracovní stanici, tímto směrem se po osahání Power Automate Desktop vydávají absolventi našeho kurzu nejčastěji. V cloudu nacházející se pokročilou funkcionalitou může být např. architektura schvalovacích procesů, návrh formulářů a aplikací pro vstupy uživatelů apod.
Umí PAUT pracovat i s webovými app a prohlížeči? Jakým způsobem?
Power Automate Desktop má rozšíření do prohlížeče. Dokážete tedy automatizovat veškerou práci, kterou dnes děláte v prohlížeči ručně. Osobně v tomto směru využívám Power Automate Desktop v situacích, kdy potřebuji opakovaně stahovat data z internetu a psaní skriptu využívající API by pro mne bylo časově náročné. Prostě nechám Power Automate Desktop otevřít prohlížeč, přihlásit se do aplikace, stáhnout potřebná data a následně spustit aktualizaci reportů.
Dokáže PAUT pracovat s obsáhlými a složitými databázemi?
Ano, Power Automate Desktop umožňuje práci s rozsáhlými a složitými databázemi díky možnosti připojení k různým typům databází a spuštění SQL dotazů.
Jaké jsou možnosti integrace Power Automate Desktop s nástroji třetích stran?
Kromě toho, že umožňuje automatizovat práci se všemi aplikacemi, které máte nainstalované ve svém počítači, dokáže také interagovat s webovými aplikacemi a online službami prostřednictvím API a webových rozhraní, jak už jsem zmiňoval. Jde například o práci s cloudovými službami, jako jsou Microsoft 365, Google Workspace, nebo s CRM systémy, ERP platformami a dalšími podnikovými nástroji. Power Automate Desktop lze navíc propojit s dalšími komponenty Power Platform, jako jsou Power BI pro analýzu dat nebo Power Apps pro tvorbu vlastních aplikací.
Jaké jsou nejzajímavější nebo nejkreativnější způsoby využití Power Automate Desktop, se kterými jste se setkal?
V e-commerce, kdy tuzemské firmy mají tendenci expandovat na východ, tj. Polsko, Maďarsko, Rumunsko, bývá někdy problém jazyková bariéra. Líbil se mi příklad, kdy e-commerce projekt použil Power Automate Desktop k automatizaci procesů s místními cenovými porovnávači, reklamními systémy a sledování lokální konkurence. Dali si práci s návrhem procesu, kdy se prokousali maďarštinou a polštinou, následně jen opakovaně spouštěli Power Automate Desktop. Tento projekt pak nebyl závislí na přítomnosti jednoho či hrstky zaměstnanců, kteří jsou schopni fungovat v polštině či maďarštině.
Jaké jsou nejčastější chyby nebo problémy, se kterými se setkáváte u začátečníků při práci s Power Automate Desktop?
Paradoxně snahu automatizovat i věci, kde to nedává příliš smysl. Typicky procesy, které se opakují třeba dvakrát do roka, nebo procesy s častým výskytem změn.
Jaké jsou limity Power Automate Desktop? Existují nějaké úkoly, pro které není vhodný?
V rámci běžných uživatelů, kteří neprogramují, asi nikoliv. Programátoři si pravděpodobně raději napíší nějaký skript či celou aplikaci, než aby si věci klikali do Power Automate Desktop. Zde je výhodou, že běh skriptu bude výrazně rychlejší, ušetříte za licenci Power Automate Desktop. Na druhou stranu zde asi budou vyšší náklady na samotnou tvorbu.
Jak automatizace připravuje cestu pro implementaci AI do firemních procesů?
Mně dává smysl nejdříve vytvořit nějaký proces automatizace a do něj pak implementovat umělou inteligenci. Případně můžete za pomoci umělé inteligence tento proces optimalizovat. Nebude však úplně snadné implementovat umělou inteligenci, pokud nemáte definovaný proces.
Občas na školení slyším: „Nejdříve si chceme definovat a automatizovat procesy, následně uvidíme, jestli a do čeho pustíme umělou inteligenci.“ Power Automate obsahuje funkci designéra procesů, kdy umělé inteligenci popíšete slovy svůj proces, a ona jej navrhne v Power Automate.
Znáte nějaké příklady úspěšné integrace automatizace a AI?
Ano, pravidelné stahování dat z reklamních systémů Google a Facebook, kde není jednoduché získat API přístup, případně následně udržovat skripty vykonávající tuto činnost. Získaná data následně importujeme do jednoduché neuronové sítě a následně upravujeme reklamní kampaně. Právě získávání dat z reklamních systémů bylo před implementací Power Automate Desktop bolest, protože pracovníci agentur čas od času stáhli data v jiném formátu, nestáhli je včas, nebo vůbec apod.
Pro koho je váš kurz určen? Jaké profesní skupiny?
Na školení vídám nejčastěji pracovníky controllingu, reportingu, datové analytiky, personalisty, manažery všeobecně. To je také cílová skupina. Nezáleží přitom na velikosti či oboru zaměření firmy. Na školení moc nevídám samotné programátory, kteří si proces automatizace raději napíšou např. v Power Shell.
Jak vidíte budoucnost automatizace pracovních postupů a jakou roli v ní bude hrát Power Automate Desktop?
Stejně jako u umělé inteligence čím dál více věcí bude automatizováno. Bílé límečky nejsou neohroženy. Tak jak dnes běhají roboty po skladech či zastanou velkou část práce při výrobě, tak to brzy bude i v kancelářích. V porovnání se sklady či výrobou má automatizace kancelářské práce nižší vstupní náklady.
Zároveň v praxi vidím, že jak firmy automatizují procesy, tak se vlastně zamýšlí nad jejich jednotlivými částmi a ty případně ruší. Dochází k revizi veškerého „balastu“, v podobě různých tabulek, vyplňování, ukládání, notifikování, upomínání, které ve firmách v posledních letech vznikl. Z tohoto důvodu bych se možná více bál toho, že mě ve firmě dříve nahradí automatizace než umělá inteligence.