Co vše pro Albert musí zajišťovat facility oddělení?
Škála našich činností je opravdu rozsáhlá. Především se však jedná o podporu lidí na centrále. Zajišťujeme vše od chodu recepce, přes úklid a celkovou správu budov, archivaci, organizaci travel managementu pro celý Albert, další velkou agendou je car fleet management. Naše práce se týká přibližně 18 tisíc zaměstnanců, v době covidu to bylo až 21 tisíc díky brigádníkům.
Jak se podepsala pandemie covid-19 na facility?
Pro nás šlo o opravdu velké změny, které přicházely občas z hodiny na hodinu, v lepším případě ze dne na den. Bylo to zvláštní období. Kromě pár lidí, kteří museli zajišťovat urgentní provozní záležitosti, jsme najednou všichni zůstali doma. Dokonce i recepční pracovaly z domova, což jsem si předtím nedokázal představit. Na prodejnách se samozřejmě jelo dál, zaměstnanci byli pod docela velkým tlakem. Na začátku roku 2020 nikdo nevěděl, co se bude dít a tak lidé vykupovali potraviny. Prodejnost byla díky tomu mnohem větší a s tím sílil i tlak na distribuční sítě. Kvůli karanténám bylo navíc málo zaměstnanců.
Zmínil jste recepční, jak mohou pracovat vzdáleně?
Aby se kolegyně vzájemně nenakazily, vymysleli jsme speciální týmy a reálně byla přítomna vždy jen jedna, která vyřizovala urgentní věci, přebírala poštu, kurýry a podobně. Ostatním jsme domů dali telefony, nainstalovali VPN a vytvořili tak recepci doma a rozdělili činnosti. Jedna recepční se starala o telefonáty, další obstarávala travel management.
Podívejte se na celý rozhovor Tomáše Pospíchala s Kamilem Navrátilem
Byla i v Albertu pandemie urychlovačem digitalizace jako v jiných společnostech?
Určitě ano. My jsme už tři roky zpětně jistou formu digitalizace připravovali, pandemie to jen urychlila. Díky řadě rozpracovaných projektů jsme ale měli štěstí a vlastně jsme to jen dotahovali. Přišlo to tedy v tu pravou dobu. Také nám velice pomohly tři věci, které jsme udělali ještě před pandemií.
Dali jsme HR složky ke správě externí firmě, takže jsme nemuseli řešit žádné zakládání papírových dokumentů. Druhá velká věc byla digitalizace faktur. Dnes už jen 5 % firem posílá papírovou fakturu, zbytek jde přes datovou větu nebo přijde faktura v pdf e-mailem. Třetí důležitý posun, který jsme zavedli se společností ASIANA, je travel management. Máme nový software Travel Man. Jde o náš vlastní interní software, kde si lidé online objednají, my pak online komunikujeme s ASIANOU, která vše zajišťuje, dokonce je to napojené na naší účtárnu. V podstatě jsme travel management úplně zbavili papíru.
Jak náročná byla implementace nástroje Travel Man, jak rychle si na to zaměstnanci zvykali?
Byl to pro nás zásadní přínos a přišel v pravou chvíli, když objednávek nebylo díky pandemii takové množství. Mohli jsme tak při implementaci a testování vyladit chybičky a drobné nejasnosti. Práce na systému trvala asi dva roky. Člověk si řekne, že je to jen objednávání ubytování, ale vymyslet celý systém, naprogramovat a propojit s ostatním softwary naší společnosti, nebylo snadné. Systém se musí krmit nějakou strukturou ze SAP, musí obsahovat platná data, musí znát naše schvalovací matice. Dále umí rozdělovat objednávky, které sortuje už přímo pro ASIANU. Obsahuje řadu šablon, objednávají se tam stovky objednávek měsíčně, nejen hotely a letenky, ale také lístky na koncerty, do zoo, teambuildingové večeře a podobně.
Změny se zásadně dotkly i vašich dodavatelů, jak reagovali?
Myslím, že to byl pro ně stejný šok jako pro nás. Řada věcí nebyla ze dne na den vůbec potřeba. Záleželo na dodavateli, zda byl ochotný změnit svá nastavení a služby. Například najatá ostraha na prodejnách najednou získala novou funkci, musela počítat počty lidí v prodejně, než jsme vymysleli, jak to efektivně vyřešit. Veškeré schůzky a jednání probíhaly online.
Existuje v legislativním rámci něco, co vás brzdí v přechodu do bezpapírového prostředí?
Je to třeba v oblasti fakturace. Bohužel nemůžeme nařídit zasílat nám fakturu elektronicky, musíme akceptovat i ty papírové. To samé platí v oblasti pracovních smluv, které se stále vedou v papírové podobě, protože těžko přesvědčíte prodavače, že potřebují elektronický podpis. Ale máme variantu B. Ta podepsaná smlouva už se nevrací k nám, ale jde do externí firmy, která ji eviduje. Vše je propojeno se SAP. Dostáváme od ní už jen reporty, co nám která prodejna za své zaměstnance dluží. Neustále hledáme cestičky, jak co nejvíce věcí digitalizovat, včetně archivu dokumentů, ale bohužel řadu věcí musíme evidovat v papírové podobě kvůli případným kontrolám státní správy, která to vyžaduje.
Jaké pracovní výzvy před vámi stojí a co vás pandemie naučila?
Neustále pracujeme na sekci travel managementu, který je nasazený od března 2021 pro Support Office a distribuční centra, a pak pracujeme na jeho druhé verzi, která by měla být i pro prodejny. Během pandemie jsme stihli zrekonstruovat celou budovu centrály.
Pandemie mě naučila reagovat z hodiny na hodinu. Ve facility si sice můžete věci naplánovat, ale provozní záležitosti přichází, jak chtějí, třeba nefunkční klimatizace. V době covidu to bylo ještě pestřejší, protože jsem si ráno zapnul televizi, abych zjistil, jak se od předešlého dne změnila covidová opatření. V Albertu byl krizový tým. Všechna opatření jsme museli dělit do tří oblastí, protože pravidla se uplatňovala jinak na prodejně a jinak v centrále a v distribučním centru.