Jak byste hodnotil objem administrativní práce personalistů?
V posledních letech významně narostla. Personalisté řeší nové požadavky od státu, ať už se to týká zaměstnávání cizinců, kontroly nelegální práce či třeba zdravotních prohlídek. Přidělává jim to hodně práce.
Co přináší v tomto ohledu váš softwarový systém OKbase? Může jim nějak s touto administrativou pomoci?
Pokud personalistům přibyla práce, tak je nutné, aby ubyla jinde. Je třeba zdůraznit, že náš systém OKbase není jen pro personalisty, i když oni jsou jeho důležitými uživateli. Při typických instalacích k němu mají přístup všichni členové různých stupňů vedení, někdy úplně všichni zaměstnanci. Jednotliví členové vedení mohou pracovat se svými podřízenými, vidí pochopitelně i své vlastní údaje. Při vhodném nastavení můžete například zkontrolovat, kdy mají vaši kolegové plánovanou dovolenou a přizpůsobit tomu svůj plán. Hlavní výhodou je, že se jedná o jeden systém se společnou databází, který zastřešuje řadu funkcionalit. Když máte různé systémy od různých dodavatelů, tak jsou zaručeně nekompatibilní.
Pro jaké firmy je váš systém vhodný?
Mezi malou a velkou firmou je samozřejmě velký rozdíl v požadavcích na zvládání administrativy. Ve velké firmě nesmí personalista zmeškat denně spoustu termínů, od ukončení zkušebních dob, obnovení povinných školení až třeba po zdravotní prohlídky. Bez softwarové podpory, kde má okamžitou informaci, co má každý den udělat, si práci personalisty ani neumím představit.
Náš systém byl napsán tak, aby byl extrémně škálovatelný a vhodný pro libovolnou velikost firmy. Každá firma, jakékoliv velikosti, musí dělat mzdy, což může mít se softwarovou podporou od nás. Co dalšího je povinné, ale co málo firem skutečně vede – je evidence docházky. Zvláště malé firmy to často zanedbávají, což jim může přinést nemalou pokutu. Náš modul Docházka bych proto doporučil pro jakoukoliv velikost firmy. Pro střední a velké firmy to vidím stejně nutné, jako mzdové a finanční účetnictví. U větších firem kolem stovky zaměstnanců je třeba mít i software pro personalistiku.
Kdo stál u zrodu vašeho systému?
Software jsme vytvářeli sami podle legislativy a požadavků uživatelů. V devadesátých letech jsme začali s programem OKmzdy, který již dvacet let slouží zákazníkům pro vedení mezd. Náš nejnovější produkt se jmenuje OKbase. Obsahuje mzdy, personalistiku, docházku a řadu rozšiřujících modulů, jako jsou služební cesty, hodnocení, stravování zaměstnanců atd.
V čem se váš software liší od konkurence?
Je to systém nové generace přístupný po internetu, takže můžete i z domova zadávat údaje, nebo například žádat o dovolenou z mobilu. Mnohé starší systémy tyto možnosti nemají, protože přepsání složitějších systémů do internetových technologií je nákladné. Další výhodou je celofiremní použití. Každý zaměstnanec má svůj účet a práva v systému podle svého organizačního zařazení. Lze tak například schvalovat docházku podřízených, provádět jejich hodnocení nebo vést agendu pracovních cest.
Co si od vás zákazníci typicky objednávají?
Software pro mzdy má asi každá firma. Pokud ji má od jiného dodavatele než do nás, může ostatní moduly OKbase začlenit k stávajícím programům. V nejvíce případech se to děje právě s modulem Docházka, protože si firmy nyní rychle uvědomují, že je to potřeba. Nově vznikající firmy si mohou pořídit licenci a provozovat systém sami, nebo jej používat instalovaný u nás. Zálohování a veškerou správu pak děláme my, zákazníkovi vše dodáváme jako službu. Nabízíme i vedení mzdové agendy našimi účetními, zákazník v tomto případě pouze zadává prostřednictvím internetu personální údaje a docházku.
Je zde nějaká nevýhoda při rozhodnutí pro váš systém?
Systém je komplexní, a proto je u větších instalací nezbytná implementace prováděná našimi specialisty, zvláště k zajištění spolupráce s dalšími programy, které daná firmy provozuje. Ale to je záležitost, se kterou firmy musejí počítat při instalaci jakéhokoliv programu.
Bližší informace o systému OKbase získáte na www.okbase.cz nebo na e-mailové adrese: okbase@oksystem.cz.
Fotografie: Internet Info