Přibližte nám svou profesní dráhu, co vás přivedlo k Power BI?
Posledních 18 let jsem strávil na Katedře informačních technologií ČZU, kde jsem se věnoval výuce Microsoft Office. Pracoval jsem s nástroji Power Pivot, Power View a Power Query, z kterých Microsoft vytvořil nástroj Power BI, a právě analýza dat tímto nástrojem mě velmi zaujala. Proto jsem začal školit Power BI pro OKsystem.
Jak probíhalo vaše vlastní vzdělání v oblasti Power BI?
Víceméně samoučením, ačkoli školení jsem také absolvoval, abych si utřídil myšlenky a trochu se inspiroval výukovými metodami jiných lektorů. Tento nástroj není z pohledu použití těžký, ale vyžaduje kreativitu při práci s daty.
Co je vlastně nástroj Power BI? V čem vidíte jeho výhody?
Každá firma má jistě nástroje, které sbírají data, ale už je neumí zpracovat a vyhodnotit. Právě k tomu slouží Power BI, který umí čerpat a propojit různé datové zdroje (např. Google Analytics, Prestashop a další). Pakliže dokážu data pustit proti sobě a mít mezi nimi nějakou logickou návaznost, tak budu schopen vytvořit přehledy napříč různými informačními systémy. To je jedna ze zásadních výhod.
Druhá výhoda je možnost oddělených rolí. K datové analýze se dostanou i lidé, kteří by se k ní normálně sami nedostali. Datový analytik vytvoří nějaké sestavy, člověk, který pracuje jako obchodník, manažer nebo na jiné pozici, kde potřebuje sledovat výstupy, dostane už hotové grafy, vizuály a může se jimi proklikávat, aniž by sám musel pracovat s nějakými daty.
Je Power BI součástí Office 365, nebo jde o samostatný program?
Nic si nemusím kupovat a nainstaluji si verzi Power BI Free, s kterou si mohu hrát a učit se. Já sám takto sleduji své výdaje a příjmy. Rozdíl oproti Excelu je, že si třeba snadno vyexportuji příjmy a výdaje z elektronického bankovnictví. Když dám údaje do Excelu, musím je často ještě upravovat. U Power BI si mohu nastavit import a vše pak proběhne automaticky. Časová investice je na začátku větší, ale následující přidávání měsíců je snazší. Jde tedy o samostatnou aplikaci.
V rámci běžně využívané licence Microsoft 365 E3 není Power BI Pro k dispozici, je pouze v nejvyšší verzi E5. K E3 je potřeba si Power BI také dokoupit. Eventuálně si mohu jako fyzická osoba přikoupit cca za 8 EUR balíček Power BI Pro (údaj z dubna 2023, pozn. redakce). V tomto případě už získávám možnost publikovat své výstupy a sestavy a zpřístupnit je někomu dalšímu, kdo má také tuto licenci.
Hlavní myšlenka je, že mám Power BI aplikaci pro desktopový počítač, pak mám reportovací systém Power BI online, kde mám úložiště v rámci účtu MS 365 a mohu publikovat a zpřístupňovat sestavy. Třetí součást je Power BI mobile, aplikace pro mobilní telefon.
V jakém formátu se generují výstupy?
Výstupy mohu vidět v desktopové aplikaci anebo je publikovat online. Existuje také možnost dělat výstupy v PDF. Grafy a vizuální sestavy lze zpřístupnit přes SharePoint, případně to vložit do PowerPoint prezentací, které mohou být propojené na živá data a když budu někde přednášet, tak si mohu překlikávat dle potřeby, nastavovat filtry apod.
Jaká je optimální práce s daty při využití Power BI?
Práce s daty je základ. Musím vědět, kde a jak mám data uložená a musím si projít celým jejich příběhem. Nyní je Power BI schopné připojit se k několika stovkám různých služeb, včetně Excel dokumentů, textových exportů, opravdu k čehokoliv. Musím začít tím, že identifikuji data, která potřebuji. Pak si je přes konektory natáhnu do Power BI. Data musím dopředu dobře projít, aby v datovém modelu nebyla chyba, jinak nebudu mít správný výsledek. Poté se již mohou vizualizovat do potřebné podoby.
Kdy začít tento nástroj používat?
Ono je to jako s každým jiným nástrojem. Pokud už má firma nějaký robustní informační systém, ten v sobě obsahuje prostředky pro analýzu dat a Power BI je zbytečný. Nástroj Power BI je někde na cestě mezi Excelem a těmito robustními nástroji a je vhodný pro malé a střední firmy nebo jednotlivce. Musím si umět zodpovědět, co v tomto nástroji chci dělat, jaké výstupy jsem z toho schopný dostat a teprve potom si určit, zda narážím na limity.
Mohu v Power BI škálovat uživatele, aby například při špatné manipulaci nedošlo ke ztrátám dat?
Přístup je možné regulovat na dvou úrovních. Jedna je ta, co člověk v aplikaci smí dělat. Jako první zpracuji soubor v rámci desktop programu, takže si zřídím přístup k danému souboru. Když jej nahraji do online prostředí, tak mohu založit několik skupin a úrovní uživatelských účtů, plus v rámci těchto účtů mohu ještě filtrovat, k jakým údajům má kdo přístup. Škálování uživatelských účtů a přístupů je docela dobrá funkce. Protože například ti, co mají možnost do sestav nahlížet online, nemají přístup ke zdroji, takže nemohou nic poškodit.
Může se s nástrojem naučit i běžný uživatel PC?
Vše je dost individuální. Když si vezmete Excel, tak pro spoustu lidí může být problém i kontingenční tabulka. Navíc když pracujete v Excelu, data máte už připravena. V Power BI se musíte ponořit hlouběji, to znamená připravit si data, aby vše fungovalo, a pak si rozmyslet, jakým způsobem budu ta data prezentovat a jak je propojím. Říkám tomu dospělý Excel nebo Excel na druhou.
Není to těžké, jde jen o zvyk. Funkce a vzorečky vypadají podobně jako v Excelu, byť dokáží být daleko složitější, ale rozhodně to není nenaučitelné. Spíše jde o motivaci a ochotu se učit něco nového. Vše se můžeme naučit pomocí online videí, materiálů od Microsoftu, někomu vyhovuje osobní vysvětlení. Kdo má chuť, tak se to naučí. Microsoft u těchto věcí v rámci Power platformy klade důraz, aby uživatelé nemuseli umět programovací kód.
Pro které odvětví se tento nástroj práce s daty hodí?
Technicky vzato se nástroj hodí všude a nikde. Záleží na tom, co zpracovávám. Pokud budu malý podnikatel, který doma bude vyrábět náušnice, tak mi bude stačit informační systém vyhodnocování dat v rámci Prestashopu nebo nějakého prodejního nástroje, protože nemám více dat, která bych s tím propojil.
Na druhou stranu pokud bych chtěl vědět víc - jak mi obchod jde, chtěl bych si udržovat nějakou statistiku, tak už bych se tohoto nástroje nebál. U většiny nových věcí je největší problém ten mentální blok. Investovat X hodin do učení se něčeho nového, aniž bych věděl, zda mi to něco přinese.
U jakého objemu dat již má Power BI smysl?
Klidně od malého množství dat, protože nikdy nevím, jak dlouho budu danou problematiku sledovat, jestli nebudou data nějak narůstat. Často dopředu vlastně přesně nevím, co od toho čekat, začnu si s tím hrát, budu postupně dostávat nějaké výsledky, které mě zaujmou a budu si postupně Power BI rozšiřovat. Z mé zkušenosti to rozhodně stojí za vyzkoušení.
Nástroj Power BI je stavěný tak, aby zpracoval i velké objemy dat, které už Excel nezvládá. Pokud skutečně musím dát dohromady data z různých systémů, tam potom už potřebuji nějaký nástroj, který je schopný to importovat, porovnat vzájemně data a zde je Power BI v podstatě nezbytný.
Má tento nástroj nějaké slabiny?
Některé věci by mohly být intuitivnější, některé řešené jinak, ale je to asi dost individuální. Největší slabina je, že se zkrátka člověk musí učit něco nového. Zjistit, jak program funguje, jakou má filozofii. Ale nemohu říci, že by bylo něco vyloženě špatně.
Jaké pracovní pozice na kurzy nejvíce chodí? A jaké konkrétní využití má Power BI pro HR?
Na Power BI nám zatím chodí především IT specialisté nebo lidé, kteří pracují s informačními systémy. Často jsou k nám vyslání v roli ambasadorů, kteří se to mají naučit a zjistit, k čemu je to vlastně dobré a pak to předat ostatním kolegům.
V HR můžete sledovat zaměstnance - kolik jich máte, nějaký vývoj, hodnocení, kvalifikaci, pracovní úrazy, nemocnost atd. Na nějaký souhrn za organizaci se to určitě hodí. Power BI je v podstatě jen nástroj, abych se podíval na nějaká data, otázkou je, jaká data mám a co bych z nich chtěl vytáhnout. To je i ta slabina - dopředu mohu být nadšený a zjistit, že aplikace nesplňuje mé představy, nebo můžu být skeptický a zjistit, že je je vše super.
Jak své kurzy koncipujete? Převažuje spíše praktická část?
Kurz je postavený na požadavcích Microsoftu, který má certifikaci PL-300. Naše školení by mělo připravit účastníky na tuto certifikační zkoušku. Máme připravenou příručku, nicméně i ta v čase potřebuje úpravy, začínat se bude jednodušší praktickou ukázkou, aby účastníci rovnou viděli, co mohou z Power BI dostat, pak přejdeme k tomu složitějšímu. Ale samotný obsah kurzu je pevně daný, protože po tom, co člověk kurz absolvuje, by měl být schopen certifikaci zvládnout. Zkouška probíhá buď přímo v Microsoftu anebo v autorizovaných centrech, což je i OKsystem.
Praktická a teoretická část je půl na půl. Nejraději bych teorii omezil, protože u tohoto kurzu je ideální praktické cvičení a ukázky. Ale terminologie je také potřeba, protože je u zkoušky. Druhou polovinu tvoří laby a úkoly. Studující pracují každý sám svojí rychlostí, aby se na někoho netlačilo, nebo nečekalo. Každý si zkouší dané téma zpracovat podle zadání.
Školení probíhá prezenčně, nebo online?
Školení je prezenční, zatím třídenní. Přemýšlíme, zda by školení nešlo udělat jinak, protože tři dny po osmi hodinách jsou docela dlouhé. Udržet pozornost nad novým tématem může být pro účastníky velmi náročné. Kurz by podle mě mohl být i ve dvou či třech variantách, plně kontaktní kurz, částečně online a plně online. Každému totiž vyhovuje něco jiného.
Jaká je uživatelská podpora pro účastníky kurzu po jeho skončení?
Nyní diskutujeme, jak se k tomu postavit. Plánujeme pro klienty připravit další podporu, portál s doplňujícími informacemi, případně s videi, aby si mohli něco osvěžit, s typizovanými problémy. Podporu a konzultace chceme rozhodně rozšiřovat.
Jaký je váš pohled na hybridní formu školení?
Hybridní školení mám rád a byl bych rád, kdybychom to zavedli více i u nás. Aby školení byla postavena někde mezi. Nemusí fungovat u všech, znám lidi, kteří bytostně nenávidí výuku přes videa. Pro mě je ideální hybridní výuka ve stylu kombinace živého lektora, textových materiálů a k tomu instruktážních videí a labů. Tato kombinovaná výuka udržuje vzdělávání pestré.
Alexandr Vasilenko - je lektorem kurzů Microsoft Power Platform a Microsoft Azure, dříve působil na Provozně ekonomické fakultě ČZU a vyučoval odborné předměty pro ekonomické a informatické obory. K Power BI a obecně analýze dat ho přivedla možnost procházet velké množství dat a hledat v nich skryté souvislosti. Jedním z jeho oblíbených oborů je totiž internet věcí a chytré zahradničení, které produkuje velké množství dat.