V jaké fázi se změny nyní nacházejí?
Proces je standardizovaný a nyní můžeme říci, že jsme téměř u konce. Aktuálně čekáme na vydání konečného návrhu FDIS (Final Draft International Standard), který by měl vyjít nyní v březnu 2015. Kvůli většímu množství připomínek, které se objevily, se ale možná posune vydání až na duben.
Tak jako tak, konečný návrh by se měl objevit na jaře a o jeho podobě bude následně probíhat hlasování, při kterém už ale bývá připomínkování minimální. Na podzim by pak tyto normy měly vyjít s konečnou platností.
Co to pro firmy znamená?
Aktuální změny jsou vcelku zásadního charakteru, což znamená, že čím dříve se na ně budou firmy připravovat z hlediska všech systémů, tím snazší pro ně bude následný přechod na novou podobu.
Návrh a jeho konečná verze se v podstatě textu blíží normě samotné. Pro společnosti se tím de facto rozšiřuje období, v rámci něhož mají možnost se na změny připravit, neboť po vydání mezinárodně platné normy, bez ohledu na to, jak dlouho bude trvat vydání českého překladu, bude platit závazné tříleté přechodné období. Po jeho konci všechny certifikáty podle starých norem přestanou platit.
Každá firma, která tyto certifikáty má, tedy musí, chce-li zachovat jejich platnost, převést svůj systém podle nových požadavků. To předznamenává mnoho práce napříč celou firmou včetně proškolení lidí, kteří se normami zaobírají. Zde hovoříme o poměrně širokém spektru různých pracovníků. Vyplatí se tedy nevyčkávat a začít rozhodně co nejdříve.
Na jaké oblasti se orientují školení, která k této problematice máte připravena, a komu jsou určena?
Nabízíme komplexní program zahrnující jak kurzy realizované na míru, tak veřejné kurzy s orientací zejména na oblast koncepce norem včetně zaměření se na analýzu rizik, což je poměrně nová a rozsáhlá záležitost, která ovlivní samotný systém. Dále pak jde o oblast výkladu požadavků související s nutností posuzovat shodu s normou a jejím dopadem na fungování systémů a oblast auditu požadavků.
Obecně jsou školení orientována jednak na vrcholový management, kde se například věnujeme roli leadershipu, který nová norma zdůrazňuje. Jedná se v podstatě o manažerské školení, které nezabíhá ani tak do detailů, spíše vysvětluje celý koncept z pohledu manažerského řízení souvisejícího s normami. Dále pak nabízíme odbornější školení pro ty, kteří se zabývají tvorbou a implementací systému, a třetí úrovní jsou školení pro specialisty a interní auditory.
Jaké spatřujete konkrétní přínosy aktuální revize norem?
Přínosy by především měly směřovat k tomu, co je pro management opravdu důležité, tedy hodnocení efektivnosti a ukazatelů a podpora ekonomického fungování systému například skrze minimalizaci negativního dopadu vlivů trhu na organizaci. Snahou je tyto moderní systémy řízení, které se ve firmě uplatňují, převést přímo do požadavků revidovaných norem, což, jak očekáváme, bude spojené se zásadnějším posunem v samotném vnímání těchto systémů.
Můžete uvést některé z nejvýraznějších novinek v revizi standardů?
Asi nejvýraznější změny vidím v celkovém konceptu vycházejícím z Anexu SL - například zavedení managementu rizik a příležitostí napříč celou firmou. Tento koncept má podpořit dosahování cílů a omezit negativní skutečnosti, protože například přijdeme-li o zákazníka, může nás to stát spoustu peněz stejně jako v situaci, kdy jako dodavatelé máme problémy s dodáním zakázky.
Pro společnosti z tohoto konkrétně plyne, že by se měly zamyslet nad tím, jaké možné problémy související s realizací jednotlivých činností existují, a nastavit systémy tak, aby k těmto problémům buď nedocházelo, nebo aby nestály mnoho peněz. To znamená, že by měly být následně schopny lepšího rozhodování na základě určitých priorit a snížení negativního dopadu na vlastní procesy. Na druhou stranu zde však může nastat kámen úrazu, neboť to pro tyto subjekty bude nutně znamenat zamyslet se nad tím, jak tento koncept aplikovat ve svém vlastním zcela konkrétním podnikání.
Objevují se nějaké nové koncepty ve školení interních auditorů?
Nový koncept souvisí právě se zmíněnou problematikou managementu rizik obsahující kromě jiného i audit založený na rizicích. Samozřejmě existuje možnost auditovat podle nějakého checklistu a odškrtávat si položky, anebo se mohu, a to je to, na čem nový koncept stojí, zaměřit na ty potenciální problémy a způsoby jejich řešení a eventuálně hodnocení, které jsou pro danou posuzovanou činnost zásadní.
Jaké dostáváte nejčastější dotazy ohledně revidovaných požadavků?
Dotazy by se daly shrnout do tří oblastí souvisejících vůbec s celou koncepcí změn standardů:
- nahrazení požadavku na systém managementu kontextem organizace – to znamená vymezení systému, v němž se organizace pohybuje ve vztahu k zainteresovaným stranám a v němž bylo doposud mnoho nejasností;
- koncept leadershipu – dotazy na rozšíření požadavků týkajících se vedení společnosti v rámci systémů managementu;
- management rizik a jeho aplikace a na všechny činnosti ve společnosti – zde bývají nejčastější dotazy na to, zda se to týká všech procesů a činností a jestli je v normě definovaný konkrétně způsob nebo metoda, jak toto provádět – rovnou odpovím, že záleží čistě na tom, jakou z metod si společnost vybere, a jelikož je jich několik stovek, jsme opět u toho, proč se vyplatí začít dříve.
Do jaké míry jsou již firmy aktivní z hlediska zájmu o tyto změny?
Pokud bych chtěl celou situaci odlehčit, tak v českém prostředí je poměrně běžný překlad termínu „deadline“ jakožto doby, kdy se na problému teprve začíná intenzivně pracovat. Z tohoto pohledu vnímám dva krajní postoje firem, které jak se domnívám, budou dále nabývat na významu. Jednak zde máme firmy, které si uvědomují daný stav, začínají intenzivně pracovat a plánovat samotný přechod, a pak samozřejmě i ty firmy, pro něž bude oznámení, že musí během několika měsíců systémy převést, velkým překvapením. V obou případech je však přechod nevyhnutelný, pokud společnosti nechtějí přijít o své certifikáty.
Jak se na revizním procesu podílí vaše společnost?
Máme své zástupce v komisích, které se podílí na tvorbě norem. To je i jedním z důvodů, proč se snažíme aktivně už od začátku revizního procesu popularizovat změny. Naším záměrem je iniciovat diskuzi, aby jak naši klienti, tak i odborná veřejnost věděli, jakým směrem se proces vyvíjí a co je čeká, jakmile normy vyjdou. Snažíme se především ukázat, že tyto změny se nedají udělat ze dne na den, neboť se nejedná o kosmetické úpravy, ale poměrně komplexní změny, které se dotknou širokého spektra lidí v organizacích.
Jak školení správně načasovat s ohledem na vydání revidovaného standardu?
Závisí to do určité míry na tom, do kdy má daná společnost platné certifikace svého systému, a eventuálně, jakým způsobem chtějí koncept ve firmě rozvinout.
Už nyní lze začít minimálně tím, že si společnost rozmyslí a nastíní plán vzdělávání, které se bude týkat nejen auditorů nebo manažerů kvality, ale v rámci firmy se s novými požadavky bude muset seznámit v zásadě každý vedoucí pracovník do určité řídící úrovně. Bude totiž potřeba jeho spolupráce pro identifikaci potenciálních problémů a rizik, které se v dané činnosti či procesu mohou objevit. Normy navíc ovlivní také vrcholový management a vůbec přístup k systémům. Opětovně tedy varuji, že se nevyplatí čekat.
Můžete dát na závěr nějaká doporučení, jak by se měly společnosti začít připravovat?
V tomto směru mám dvě zásadní doporučení. Jednak si rozmyslet, jakým způsobem chci nové normy převést, a také si naplánovat, kdy se mi to hodí. Konkrétní převedení systému je totiž ideální dělat v návaznosti na platnost stávajícího certifikátu a školení naplánovat dlouhodobě předem, aby byli pracovníci včasně obeznámeni se stavem, měli čas provést změnu a zároveň, aby interní auditoři mohli ověřit, zda systémy fungují.
Pravidelný informační servis k těmto změnám můžete sledovat ZDE. Níže naleznete také nabídku školení vzdělávacího cyklu k revidovaným normám systémů managementu:
| Koncepce, prvky a nástroje revidovaných norem: | Analýza a řízení rizik - nový požadavek revidovaných standardů |
| Požadavky revidovaných norem: | |
| Auditování požadavků revidovaných norem: | |
RNDr. Jiří Bašta, Ph.D. pracuje ve společnosti LRQA 15 let, nejprve na pozici auditora a posléze Senior Lead auditora systémů managementu kvality a technického manažera. Jako auditor je registrován v mezinárodní databázi auditorů IRCA (International Register of Certified Auditors). Pravidelně publikuje články k problematice systémů managementu a přednáší na odborných konferencích. Jako člen lektorského týmu LRQA se podílí na vývoji a vedení kurzů a seminářů v oblasti systémů managementu. Podílí se na vývoji koncepce školení vzdělávacího cyklu zaměřeného na revize standardů ISO 9001 a ISO 14001. V uplynulém roce vedl sérii seminářů zaměřených na seznámení s požadavky revidovaných standardů.