Mohl byste našim divákům představit sebe a také projekt implementace SuccessFactors?
IT Business Partner je zajímavá role, takové nárazníkové pole mezi IT a byznysem. Řešíme, jak propojit tyto dva světy, jak zajistit, že byznys rozumí tomu, co dělá IT a na druhé straně IT dělá to, co chce byznys. Propojuji tyto dvě zdánlivě nesourodé části.
Co se týče našeho projektu - implementovali jsme systém pro naše HR. Chtěli jsme jej posunout na jinou úroveň. Měli jsme ho hodně heterogenní, lokálně jsme používali různé systémy. Nebo jsme nepoužívali žádné - klasika papír, tužka, Excel. Řekli jsme, že takto už to dál nejde, že potřebujeme centrální náhled na to, co se v HR děje, potřebujeme mít jednotné standardizované procesy, potřebujeme benchmarkovat jednotlivé země.
Slovo dalo slovo, asi čtyři roky zpět padlo rozhodnutí, že bychom měli mít nový systém. Měli jsme nějakou cestu a cíl, ale potřebovali jsme primárně vybrat platformu, sekundárně implementátora. Dát celý projektový tým do nějakého rámce, dodat projekt v rámci nějaké času, peněz a kvality.
Na začátku probíhalo velké rozhodování, která platforma. Nakonec jsme po všech plusech a mínusech vybrali SAP, protože to dobře hraje s back office a HR. Jde o tradiční stabilní systém, propojitelný s naším velkým SAPem, který máme připravený na migraci i do budoucna. Protože jsme neznali nikoho, kdo by měl se SuccessFactors zkušenosti, muselo proběhnout další vybírání, tentokrát implementátora. Zvítězila společnost Success Solutions.
Podívejte se na celý rozhovor Michala Kankrlíka se Zdeňkem Křížkem
Mohl byste přiblížit, jak funguje organizační struktura společnosti ASAHI? Jak jste ten projekt rozvíjeli z jednoho centrálního místa?
Měl bych zmínit, že se nejedná o implementaci v rámci celého ASAHI, ale pouze části Europe and International, nespadá tam třeba Japonsko, které nás vlastní. ASAHI skupina je sice v Japonsku, ale vedoucí blok sedí v Praze. Pod Prahu tak spadají jednotlivé země dělící se na větší, které mají vlastní výrobu a distribuci, a na ty menší, které mají pouze distribuční část.
Dnes se dá říci, že ASAHI skupina je na všech kontinentech. V rámci Evropy jsme začínali a postupně jsme se rozrůstali do okolních zemí. Ve své podstatě to byla i logika našeho projektu. Udělat implementaci, která bude centrálně řízená, bude reflektovat nějaký standardní přístup a nebude zapomínat na lokální specifika, která lokální HR má. Jiná je legislativa v ČR a jiná je v Asii, Americe, Kanadě. Toto vše jsme do projektu museli zapracovat.
Projekt jsme rozdělili do čtyř vln. Začínali jsme centrální Evropou (ČR, Slovensko, Polsko, Rumunsko, Maďarsko), a k nim se poté přidávaly další země jako Itálie, Holandsko, Anglie. V těch dalších dvou vlnách plánujeme směr Amerika a Asie.
Mohl byste zmínit hlavní důvody pro výběr platformy SuccessFactors i implementátora Success Solutions?
Česko bylo zvoleno kvůli lokaci headquarters a ne kvůli ČR. Implementátora jsme zvolili na základě doporučení SAPu. Kromě doporučení to pak už bylo jen na jejich šikovnosti a přesvědčivosti. Byli opravdu dobří, protože v sobě měli nejenom znalost systému, jak jej naimplementovat, jak vše propojit, jak to zautomatizovat. Ale co nám opravdu od začátku pomohlo a čeho jsme se báli, tak to byla konzultační část. Jak nový systém prodat do společnosti, jak udělat změnu, jak přesvědčit lidi, kteří mají lokální systém a používají ho deset let, že to mají zapomenout a začít pracovat v úplně něčem jiném. Samotnou platformu jsme vybírali podle toho, aby se dala dobře integrovat a byla v souladu s naší strategií.
Co bylo největší úskalí při implementaci platformy? Je to IT část, nebo ta lidská část?
Nebylo to tak, že si řekněme, jaké máme procesy a ty zaintegrujeme do nějaké platformy. Naopak, řekněme si, co je v dané krabičce za procesy a ty naimplementujeme. To znamená implementace na základě procesů, které jsou systémově vázané. To byl možná ten důvod, proč to z hlediska implementace bylo jednodušší. Samotný Change Management, vzhledem k tomu, že procesy v různých zemích fungují jinak, mohl být složitější, komplikovanější. A proto jsme kladli veliký důraz na tu změnovou část, na to, abychom změnu měli dobře odkomunikovanou, připravenou, naplánovanou, abychom lidi přesvědčili. Na to jsme potřebovali toho silného partnera.
Co je nejúčinnějším nástrojem v rámci Change Managementu při kooperaci konzultant - interní integrátor - interní koncový klient?
Jednoznačně je to znalost. Můžete vzít někoho ze školy, kdo si nastuduje pár videí a bude schopný udělat základní konfiguraci, ale my potřebujeme příběhy. My potřebujeme lidem vysvětlovat, proč a jak a nač. Potřebujeme říci, že vyfukováním cigaretového kouře do vody zlato nevznikne. Musíme ukázat zkušenosti a příklady, které nám toto tvrzení potvrzují.
Je to zkušenost, kterou my nyní už máme částečně vybudovanou interně a vznikla právě v průběhu projektu. Ta zkušenost je dána i tím, že to není samostatný ostrovní systém, ale je propojený. Dnes už víme, na co si dát pozor, když to budeme rolovat někam dál. Co udělat, jak to naplánovat, jak udělat testy, na co si dát pozor při integracích, jak pracovat s daty, jak data připravit, aby byla lehce integrovatelná.
To byla hlavní úskalí, na která jsme během implementace naráželi. Jedna věc je přesvědčit lidi, že procesy budou jednodušší a že toho cíle nakonec dosáhnou. Ta druhá je vlastní implementace, že nemůžete vnímat jen tu krabičku, s kterou pracujete, ale musíte vnímat širší okolí.
Když budeme mluvit o business case samotné integrace… Jaké vnímáte největší výhody a jakým způsobem lze před top managementem obhájit implementaci tohoto systému?
Není to dáno čistě ekonomickou výhodností. Kdybychom srovnávali, kolik nás stojí Excel versus tento systém, tak bychom asi neuspěli. Je potřeba být trochu vizionář, myslet budoucna, mít snahu vidět, co chce byznys dosáhnout, kde ho tlačí bota. Je potřeba to obhájit ve smyslu, že lidem se bude pracovat lépe a jednodušeji a bude to jakýsi podpůrný nástroj pro daleko rychlejší a přesnější rozhodování o budoucnosti celé společnosti. Že budeme mít daleko přesnější přehled o číslech a pohybech, budeme mít schopnost využívat logiku z minulosti, budeme se moci dívat do budoucna, to vše nám trochu chybělo.
Uvolnily se touto implementací ruce IT i byznysu?
Naprosto bez dohadů ano. Když vezmete 60 aplikací, které mezi sebou nemají nic společného, jsou to různé platformy, které byly vyvíjeny různými implementátory, byly vyvíjeny organicky, že vznikalo nějaké jadýrko a na to se něco nabalovalo. Často neexistovala dokumentace nebo byla zastaralá, takže jakýkoli pohyb byl nemožný.
A když to srovnáte s dnešním světem, kdy se z 80 – 90 procent jedná o standardizovanou aplikaci, kterou konfigurujeme, kterou necustomizujeme ve smyslu změny logiky, ale nastavujeme data, implementujeme data, využíváme ji v maximální možné míře. I podpora toho systému je standardizovaná, takže by měla být realizovatelná další stranou, která s ní má zkušenosti. Ta úspora je jasná.
Na druhou stranu očekávat, že úspora nastane během jednoho roku od implementace, je dost naivní. Case je dlouhodobější. Je to o tom, jak zlepšit lidem práci a to jak na straně byznysu, tak na straně IT. A také o tom, jak udělat systém lépe upravovatelný, udržitelný a rozšiřovatelný nejen z hlediska systému samotného, ale i jeho okolí.
Nový systém v ASAHI běží přibližně rok, jak vnímáte postoje vašich zaměstnanců a jaká je vize nejen z hlediska využití SuccessFactors, ale také z pohledu spolupráce se Success Solutions v rámci supportu nebo dalších modulů?
Ambasadoři využití toho systému nejsou lidé z IT, ale z byznysu. To znamená, že je tam vždy to prvotní očekávání, že se něco nastaví a jak to potom bude ve srovnání s tím předchozím. Dnes už bych řekl, že lidé na ten starý systém zapomněli. Že představa vracení se k Excelu, papíru a tužce už není na místě.
Lidé se naučili vzájemně si sdílet zkušenosti. Máme velice propracovaný systém, jak zaměstnance refreshovat, jak jim dodávat informace. Jsou to krátká videa, mnoho dokumentace, která existuje. Ale nejlepší je osobní sdílení, kdy si lidé vzájemně radí a ukazují ve své uživatelské komunitě. Nepotřebují volat helpdesk nebo někam zadávat nějaký ticket. Prostě se zeptají kolegů. To je také důvod, proč země, které ještě napojené nemáme, samy chodí a ptají se, kdy už budou moci využívat tyto benefity, o kterých se dozvídají od ostatních.
Jaký je budoucí scénář s fungováním systému?
Nyní jsme v polovině procesu, máme za sebou dvě vlny a další dvě nás ještě čekají. Zatím se držíme toho scénáře, který jsme si dali na začátku. Vybudovat nějakou interní znalost systému s dopomocí implementátora, který nám ukáže, jak se jednotlivé moduly nastavují, pomůže nám s Change Management a my budeme postupně přebírat tu znalost o těch relativně standardních modulech.
Budeme schopni je poté nasadit do zbytku zemí, buďto úplně sami, nebo s mírou dopomocí. Ta odpověď je jednoduchá. Přebírat více a více do interní sféry, držet systém ideálně co nejvíce standardizovaný a s dopomocí správného Change Managementu přesvědčit ty, kteří ještě přesvědčeni nejsou, že jim to přinese velké výhody. Co se týče externí strany, když se cokoli pokazí v systému, nemáme programátory, kteří to opraví, tady budeme vždy závislí na externím světě.
V oblasti IT a konzultací se pohybujete desítky let, co vás překvapuje nebo spíše baví na té aktuální technologické době?
Baví mě to, že systémy jsou pro normální lidi, že to není o tom umět C++ nebo Python a bez toho se nehnu. Systémy se dají použít v každodenní praxi. Nemusím na nic a nikoho čekat, mohu se sám zdokonalovat. Mohu uvnitř společnosti, která není IT, vybudovat nějaké jádro, které dokáže systémy upravovat podle sebe - propojování lidských schopností se systémy bez toho, abych musel být expert. To je naprosto perfektní cesta.
Je úžasné, že mohu k systému přistupovat kdekoli, jakkoli, komunikovat s lidmi, kteří jsou na konci světa. Naše skupina pokrývá celý svět. Ve své podstatě máme kolegy od Ameriky až po Japonsko. Všichni se domluvíme. Jsme schopni udělat implementaci systému bez toho, abychom se fyzicky viděli, vše na základě remote spolupráce. To je fenomén dnešní doby. Jsme schopni dělat rychlé změny, pružně reagovat na poptávku, dodávat věci bez toho, abychom museli čekat dlouhou dobu na nějaké změny systému. To je to, co mě dnes baví.