Americký Training Magazine přináší několik zamyšlení pro přípravu konference.
- Co se zdá být dobrý termín nebo hotel pro vás, nemusí být vhodné pro vaše účastníky.
- Identifikujte možné svátky nebo jiné důležité události, které by mohly negativně ovlivnit účast nebo organizaci akce.
- Zvažte, kolik účastníků je místních a parkovací kapacity v okolí hotelu.
- Pokud se budou někteří účastníci dopravovat letecky, promyslete, jak se do hotelu dostanou.
- Mějte na mysli, že ne všichni účastníci zůstanou po celou dobu trvání konference.
- Pokuste se odhadnout, kolik jednolůžkových a dvojlůžkových pokojů budete potřebovat rezervovat.
- Sestavte program, i v případě, že bude jen předběžný.
- Promyslete potřeby v jednací místnosti a možnost přístupu k občerstvení během konference.
- Vyhněte se nedorozuměním sestavením předběžné smlouvy s hotelem.
- Čím flexibilnější budete co do termínu, tím je větší pravděpodobnost, že získáte výhodnější sazby.
- Pokud jste pořádali v minulosti podobnou akci a máte hrubé údaje (například spotřebu nápojů, ubytovacích potřeb), sdílejte je s hotelem.
- Projednejte podmínky při případném zrušení akce.
- Projděte menu a připravte odhad rozpočtu, s ohledem na velikost akce můžete zkusit vyjednat zvláštní ceny.
- Pokud máte prezentaci v počítači, raději ji pečlivě zálohujte.
- Šetře čas účastníků a prezentace nahrajte z CD do počítače.
- Všichni přednášející by měli být v jednací místnosti alespoň půl hodiny před začátkem konference, aby si vyzkoušeli audio, vizuální vybavení a mikrofon.
- Zvažte možnost bezdrátového připojení pro účastníky ve foyer.
- Pokud to prostory dovolí, volte kruhové uspořádání židlí.
- Naddimenzujte místa o 25 %, někteří lidé je využijí pro odložení osobních věcí.
- Po ukončení akce pečlivě projděte vyúčtování, pokud možno ještě na místě.
-av-